- Bei der Beendigung von Verträgen im öffentlichen Dienst können ungenutzte Lizenzen zurückbleiben, wenn ausscheidende Mitarbeiter oder Auftragnehmer nicht vollständig aus dem System entfernt werden.
- Ungenutzte Lizenzen bergen für Organisationen des öffentlichen Sektors Risiken in Bezug auf Kosten, Compliance und Sicherheit.
- Das Softwarelizenzmanagement trägt dazu bei, diese Risiken zu mindern, indem es die Nutzung nachverfolgt, Lizenzen zurückfordert und die Governance verbessert.
Wenn ein Bundesbediensteter oder Auftragnehmer aus dem Dienst ausscheidet, regelt der Offboarding-Workflow die Identitäts- und Zugriffsverwaltung – doch die von ihnen genutzten Softwarelizenzen bleiben oft als ungenutzte Berechtigungen bestehen, für die die Behörde weiterhin bezahlt. Ungenutzte Lizenzen verursachen Kosten, Compliance- und Sicherheitsrisiken, die sich angesichts der jährlichen Personalfluktuation im öffentlichen Sektor noch verstärken. Das Softwarelizenzmanagement hilft Behörden dabei, diese Risiken zu mindern, indem es die Nutzung nachverfolgt, Lizenzen von ausgeschiedenen Nutzern zurückfordert und die Steuerung des Offboarding-Prozesses verbessert – und so die Lücke zwischen Richtlinie und Praxis schließt.
Das Offboarding von Mitarbeitern in US-Behörden wurde lange Zeit durch Ineffizienz, fragmentierte Protokolle und das Fehlen standardisierter Verfahren behindert. Diese Herausforderungen gehen über administrative Verzögerungen hinaus und führen häufig dazu, dass Lizenzen ungenutzt bleiben - was für die Behörden Risiken in Bezug auf die Einhaltung von Vorschriften, überhöhte Betriebskosten und eine ineffektive Lizenzverwaltung bedeutet. Für technische und spezialisierte Anwendungen, die für die Arbeit der Behörden von entscheidender Bedeutung sind, haben solche Unterbrechungen weitreichende Folgen.
30% der Softwarelizenzen in verschiedenen Branchen bleiben aufgrund schlechter Offboarding-Praktiken ungenutzt.
- Warum gibt es ungenutzte Lizenzen, wenn Ingenieure aus dem Staatsdienst ausscheiden? A vast majority (77% )of state and local government CIOs say that workers exiting government service, particularly those from IT and engineering roles, are problematic as their office is required to clean their digital trail. When federal engineers, IT personnel, or contractors leave government service—whether through planned retirements, voluntary resignations, or abrupt terminations—they often leave behind an unmanaged web of active credentials and software licenses.
- Bei unsachgemäßem Ausscheiden von Mitarbeitern werden Softwarelizenzen häufig ehemaligen Benutzern zugewiesen, was zu einer erheblichen Verschwendung führt. Behörden können jährlich Millionen verlieren. Studien zeigen, dass branchenübergreifend bis zu 30 % der Lizenzen aufgrund unzureichender Verfolgung und Verwaltung ungenutzt bleiben.
- Diese ungenutzten Lizenzen verursachen weiterhin Kosten, ohne dem Unternehmen einen Nutzen zu bringen, während aktive Mitarbeiter nicht auf wichtige Tools zugreifen können, die mit diesen nicht überwachten Ressourcen verbunden sind. Die daraus resultierenden Ineffizienzen gefährden unternehmenskritische Ziele wie die Entwicklung der Infrastruktur, nationale Verteidigungsinitiativen oder die wissenschaftliche Spitzenforschung.
- Prevent Idle Licenses with Open iT: With Gartner reporting that 2025 will see significant increases in software spending, federal agencies must prioritize maximizing the value of their software investments. This entails implementing measures to ensure licenses are optimally utilized and remain accessible, especially when previous users are no longer part of the organization.
- Open iT bietet Behörden, die in hohem Maße auf technische und spezielle Anwendungen angewiesen sind, bewährte Lösungen zur Verfolgung und Überwachung der Lizenznutzung, um sicherzustellen, dass sie den größtmöglichen Nutzen aus diesen Ressourcen ziehen. Darüber hinaus können die Lösungen von Open iT Organisationen dabei helfen, die Risiken ungenutzter Lizenzen aufgrund schlechter Personalabgänge zu minimieren.
- User-Level Tracking: Enhancing License Accessibility: Open iT enables agencies to monitor software license usage at an individual user level, providing detailed insights into who is using specific applications, how often they are being accessed, and whether the usage aligns with organizational objectives.
- Die Nachverfolgung auf Benutzerebene ist beim Ausscheiden von Mitarbeitern von entscheidender Bedeutung. Durch die Identifizierung von Lizenzen, die ausscheidenden Mitarbeitern zugewiesen wurden, können die Behörden diese Ressourcen umgehend zurückfordern. Dieser Prozess verhindert, dass Lizenzen ungenutzt bleiben, und gewährleistet ihre effiziente Neuzuweisung an aktive Benutzer, wodurch die Verschwendung verringert und die Produktivität erhöht wird.
- License Harvesting: Automating Reclamation: Lizenz-Harvesting leverages advanced software tools to automatically detect and reclaim inactive licenses. When a license remains unused for a defined period, the system flags it as inactive and reclaims it, making it available for reassignment. This proactive approach ensures optimal utilization of limited license resources while minimizing the risk of over-provisioning or unnecessary expenditures.
- Wenn ein Mitarbeiter aus dem öffentlichen Dienst ausscheidet, ohne sich einem ordnungsgemäßen Offboarding zu unterziehen, geht Open iT proaktiv gegen das Risiko von ungenutzten Lizenzen vor. Das System überwacht kontinuierlich die Lizenzaktivität und kennzeichnet automatisch Lizenzen, die über einen vordefinierten Zeitraum inaktiv waren. Wenn Open iT eine Inaktivität feststellt, sendet es eine Benachrichtigung an den Arbeitsplatz des Benutzers und fordert ihn auf, seinen Bedarf an der Lizenz zu bestätigen. Erfolgt innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens keine Antwort, setzt das System die Anwendung aus und fordert die Lizenz zur Neuzuweisung zurück.
- Industry Experience and Expertise: As a GSA-certified software vendor of license management solutions, Open iT brings decades of experience working with government organizations managing large engineering license portfolios, including NASA and the Jet Propulsion Laboratory. By addressing complex licensing challenges, Open iT has helped these organizations optimize their software assets and contribute to their critical mission objectives.
Ungenutzte Lizenzen, die durch unsachgemäßes Offboarding verursacht werden, belasten nicht nur die Budgets, sondern stören auch die Produktivität und verzögern wichtige Projekte und Initiativen der Regierung. Die robusten Funktionen von Open iT, wie z. B. die Nachverfolgung auf Benutzerebene und das automatische Sammeln von Lizenzen, stellen sicher, dass jedes Software-Asset vollständig genutzt wird, und tragen so direkt zum Erfolg der Behördenarbeit bei.
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