- Le suivi des actifs informatiques aide les dirigeants à identifier les facteurs de coûts et à comprendre comment les ressources de l'entreprise sont réellement utilisées.
- Des données historiques précises sur les licences logicielles peuvent faciliter l'établissement du budget, la planification des futurs investissements informatiques et la définition des priorités technologiques.
- Les rapports sur le parc informatique permettent de réduire les coûts élevés liés aux licences, de faciliter les négociations avec les fournisseurs et d'obtenir le soutien des services financiers grâce à la refacturation et à la sensibilisation aux coûts.
Un contrôleur pose au responsable informatique une question d’une simplicité trompeuse avant l’élaboration du budget de l’année prochaine : quels logiciels l’entreprise a-t-elle réellement utilisés cette année, et lesquels a-t-elle simplement payés ? En l’absence d’une démarche rigoureuse de suivi des actifs, la réponse se résume à un haussement d’épaules et à une estimation — et le budget qui en découle repose sur la même base. Le suivi des actifs informatiques met en évidence les facteurs de coût, fournit des indicateurs historiques permettant des prévisions plus pertinentes et donne au service des achats des arguments solides lors des négociations avec les fournisseurs. Le système de refacturation qui vient s'y ajouter renforce le soutien de la direction financière en rendant la consommation visible là où les décisions de dépenses sont réellement prises.
La gestion des actifs ne consiste pas seulement à réduire les coûts informatiques. Il s'agit également d'identifier les facteurs de coûts et d'aider les chefs d'entreprise à comprendre comment les actifs sont utilisés, afin de gérer et d'utiliser plus efficacement les ressources de l'entreprise et de réduire les coûts.
Plus une entreprise est grande et plus les applications et systèmes logiciels deviennent complexes et coûteux, plus elle a intérêt à mettre en œuvre une solution de gestion des actifs.
Les systèmes informatiques sont souvent perçus comme des investissements coûteux, mais leur gestion systématique permet de réduire les coûts informatiques et d'accroître la valeur de chaque actif informatique.
La voie de la reprise économique est peut-être en marche, mais la demande de réduction des coûts persistera toujours. Le changement est inévitable dans les environnements informatiques complexes et offre la possibilité d'améliorer les performances des actifs informatiques afin de répondre aux demandes concurrentes de réduction des coûts et d'amélioration de la qualité.
Les 3 raisons pour lesquelles vous devez suivre vos actifs informatiques sont les suivantes :
- Améliorer la budgétisation et la planification des futurs investissements informatiques. Par exemple, vous pouvez utiliser des mesures historiques précises de l'utilisation des licences logicielles pour évaluer la manière dont les logiciels existants sont utilisés. L'obtention d'une vue d'ensemble de vos actifs peut vous aider à planifier et à hiérarchiser les technologies nécessaires à la réalisation des objectifs de l'entreprise, ainsi qu'à fournir la bonne combinaison de logiciels et d'outils technologiques pour atteindre ces objectifs.
- Réduire le coût des licences logicielles onéreuses. Utiliser les rapports informatiques pour contrôler les dépenses et réduire le risque de litiges avec les fournisseurs. Au lieu de payer une redevance d'entreprise fixe, négociez des redevances de licence logicielle moins élevées avec votre fournisseur et utilisez des accords de paiement à l'utilisation basés sur l'utilisation réelle du logiciel.
- Obtenir le soutien des services financiers pour l'informatique. Utiliser les rapports pour promouvoir la collaboration entre les services informatiques et les partenaires afin de mettre en place les meilleures pratiques au sein de l'organisation. Sensibiliser aux coûts en introduisant la rétrofacturation et utiliser les rapports pour informer chaque département du coût réel des services informatiques.
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