L'intégration des employés dans les agences gouvernementales américaines a longtemps été entravée par l'inefficacité, la fragmentation des protocoles et l'absence de procédures normalisées. Ces difficultés ne se limitent pas à des retards administratifs, mais laissent souvent des licences inutilisées, ce qui expose les organismes à des risques de non-conformité, à des coûts opérationnels élevés et à une gestion inefficace des licences. Pour l'ingénierie et les applications spécialisées - des outils essentiels pour les opérations gouvernementales - de telles perturbations ont des conséquences considérables.
30% des licences logicielles dans tous les secteurs d'activité restent inutilisées en raison de mauvaises pratiques d'intégration.
Pourquoi les licences inutilisées se produisent-elles lorsque les ingénieurs quittent le service public ?
Une grande majorité(77 % ) des DSI des États et des collectivités locales déclarent que les travailleurs qui quittent le service public, en particulier ceux qui occupaient des postes dans les domaines de l'informatique et de l'ingénierie, posent des problèmes, car leur service est tenu de nettoyer leurs traces numériques. Lorsque des ingénieurs, des informaticiens ou des sous-traitants fédéraux quittent leurs fonctions - que ce soit dans le cadre d'un départ à la retraite planifié, d'une démission volontaire ou d'un licenciement brutal - ils laissent souvent derrière eux un réseau non géré d'informations d'identification et de licences logicielles actives.
Une mauvaise intégration des employés laisse souvent des licences logicielles attribuées à d'anciens utilisateurs, ce qui entraîne un gaspillage important. Les organismes publics peuvent perdre des millions par an, des études montrant que jusqu'à 30 % des licences, tous secteurs confondus, restent inutilisées en raison d'un suivi et d'une gestion inadéquats.
Ces licences inutilisées continuent d'engendrer des coûts sans apporter la moindre valeur à l'organisation, tandis que le personnel actif est incapable d'accéder aux outils essentiels liés à ces actifs non surveillés. Les inefficacités découlant de ce problème compromettent les objectifs critiques de la mission, tels que le développement des infrastructures, les initiatives de défense nationale ou la recherche scientifique avancée.
Prévenir les licences inutilisées grâce à l'Open iT
Gartner prévoyant une augmentation significative des dépenses en logiciels en 2025, les agences fédérales doivent donner la priorité à la maximisation de la valeur de leurs investissements en logiciels. Cela implique la mise en œuvre de mesures visant à garantir que les licences sont utilisées de manière optimale et restent accessibles, en particulier lorsque les utilisateurs précédents ne font plus partie de l'organisation.
Open iT fournit aux agences gouvernementales fortement dépendantes de l'ingénierie et des applications spécialisées des solutions éprouvées pour suivre et contrôler l'utilisation des licences et s'assurer qu'elles tirent le meilleur parti de ces actifs. En outre, les solutions d'Open iT peuvent également aider les organisations à atténuer les risques liés aux licences inutilisées en raison de mauvaises pratiques d'intégration des employés.
Suivi au niveau de l'utilisateur : Améliorer l'accessibilité des licences
L'Open iT permet aux agences de contrôler l'utilisation des licences logicielles au niveau de l'utilisateur individuel, en fournissant des informations détaillées sur les personnes qui utilisent des applications spécifiques, sur la fréquence d'accès à ces applications et sur l'adéquation de cette utilisation avec les objectifs de l'organisation.
Le suivi au niveau de l'utilisateur devient critique lors de l'intégration d'un employé. En identifiant les licences attribuées au personnel qui quitte l'entreprise, les agences peuvent rapidement récupérer ces ressources. Ce processus empêche les licences de devenir inactives et garantit leur réaffectation efficace à des utilisateurs actifs, réduisant ainsi le gaspillage et améliorant la productivité.
Récolte de licences : Automatiser la récupération
La collecte de licences s'appuie sur des outils logiciels avancés pour détecter et récupérer automatiquement les licences inactives. Lorsqu'une licence reste inutilisée pendant une période définie, le système la signale comme inactive et la récupère, la rendant ainsi disponible pour une réaffectation. Cette approche proactive garantit une utilisation optimale des ressources limitées en licences tout en minimisant le risque de surprovisionnement ou de dépenses inutiles.
Lorsqu'un employé quitte le service public sans avoir suivi une procédure d'intégration appropriée, Open iT prend en charge de manière proactive le risque de licences inactives. Le système surveille en permanence l'activité des licences et signale automatiquement celles qui sont restées inactives pendant une période prédéfinie. Lorsqu'il détecte une inactivité, Open iT envoie une notification au poste de travail de l'utilisateur, l'invitant à confirmer qu'il a besoin de la licence. Si aucune réponse n'est reçue dans le délai imparti, le système suspend l'application et récupère la licence pour la réaffecter.
Expérience et expertise du secteur
En tant qu'éditeur de solutions de gestion de licences certifié par la GSA, Open iT apporte des décennies d'expérience de travail avec des organisations gouvernementales gérant d'importants portefeuilles de licences d'ingénierie, y compris la NASA et le Jet Propulsion Laboratory. En relevant des défis complexes en matière de licences, Open iT a aidé ces organisations à optimiser leurs actifs logiciels et à contribuer à la réalisation de leurs objectifs de mission essentiels.
Les licences inutilisées en raison d'une mise hors service inadéquate grèvent non seulement les budgets, mais perturbent également la productivité, retardant ainsi d'importants projets et initiatives gouvernementaux. Les fonctionnalités robustes d'Open iT, telles que le suivi au niveau de l'utilisateur et la récolte automatisée des licences, garantissent que chaque actif logiciel est pleinement utilisé, contribuant ainsi directement au succès des opérations gouvernementales.
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