- La gestion des actifs logiciels aide les organisations à aligner leurs investissements technologiques sur leurs objectifs commerciaux, alors que les applications logicielles deviennent de plus en plus complexes et coûteuses.
- Les rapports d'utilisation peuvent renforcer le pouvoir de négociation vis-à-vis des fournisseurs en documentant l'utilisation réelle des logiciels et en justifiant les contrats de facturation à l'utilisation.
- Le suivi de l'utilisation des logiciels permet de protéger les actifs, d'améliorer la conformité, d'accroître la productivité et de réduire les coûts informatiques en mettant en évidence les besoins réels en matière de licences.
Un architecte d’entreprise recense 47 produits logiciels distincts actuellement déployés au sein de trois divisions, dont la moitié ont des fonctionnalités qui se chevauchent, et dont plusieurs présentent des droits d’utilisation qui se recoupent sans que personne n’en ait établi la correspondance. Le portefeuille semble coûteux parce qu’il l’est effectivement — et parce que personne ne peut prouver quelles licences sont rentables. Une gestion des actifs logiciels sérieusement mise en œuvre permet de relier les dépenses technologiques aux objectifs métier : une utilisation documentée qui tient la route lors des négociations avec les fournisseurs, des justificatifs pour les contrats de paiement à l’utilisation, et une vision défendable des besoins réels de l’organisation par rapport à ce qu’elle possède actuellement.
Les logiciels sont en constante évolution et plus les systèmes et les applications deviennent coûteux et complexes, plus une organisation a intérêt à mettre en œuvre une solution de gestion des actifs logiciels pour l'aider à fournir la bonne combinaison de technologies qui soutiennent les objectifs de l'entreprise.
L'investissement dans des outils de gestion des actifs logiciels est rentable :
Renforcez votre pouvoir de négociation auprès des éditeurs de logiciels grâce à des rapports présentant des seuils d'utilisation minimaux et maximaux. Vous pouvez ainsi adapter vos contrats et opter pour des accords de paiement à l'utilisation, basés sur l'utilisation réelle et documentée des logiciels, afin de vous aligner sur le nombre de licences dont vous avez réellement besoin.
Le fait de disposer d'un processus de licence centralisé permet également aux organisations de demander des incitations supplémentaires telles que des remises sur le volume pour les nouvelles licences de logiciels, et les outils de mesure de l'utilisation des logiciels et de reporting vous aident à planifier efficacement avant d'acheter.
Protégez vos actifs logiciels. En consignant l'utilisation réelle des logiciels dans des rapports incontestables, vous serez prêt à faire face à tout audit de licence et réduirez le risque de non-conformité.
Augmentez la productivité de vos collaborateurs. Surveillez l'utilisation des licences logicielles non autorisées afin de mettre en œuvre efficacement les politiques d'entreprise en matière d'utilisation des logiciels et de promouvoir les meilleures pratiques au sein de l'organisation.
Le suivi de l'utilisation des logiciels est particulièrement utile lorsqu'une entreprise décide d'introduire un nouveau logiciel auprès de ses employés. En disposant d'un tableau de bord de suivi des applications logicielles en temps réel, vous pouvez contrôler et mesurer si un nouveau programme a été mis en œuvre de manière efficace, identifier les utilisateurs qui éprouvent des difficultés à utiliser le logiciel afin de leur fournir un encadrement/une formation supplémentaire, et maintenir les niveaux de productivité[i].
Réduire les coûts informatiques. Dans les grandes entreprises, déterminer quels logiciels et quels services de maintenance sont nécessaires aux utilisateurs peut s'apparenter à chercher une aiguille dans une botte de foin, ce qui explique peut-être pourquoi la plupart des entreprises ont tendance à dépenser trop en licences. Grâce à un programme efficace de gestion du parc logiciel, les responsables informatiques sauront exactement de quoi ils disposent, ainsi que le nombre de licences dont l'entreprise a réellement besoin, ce qui leur permettra de maîtriser leur budget consacré aux licences logicielles.
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[i] Stenseth, Signe Marie et Benthien, Nancy. "Augmenter l'adoption de la technologie de base de l'entreprise". Open iT, Inc. 7 août 2012.
