Le renouvellement des licences logicielles est un sujet auquel toutes les organisations sont confrontées, que ce soit une fois par an ou plus souvent. Il est facile de le considérer comme une tâche de routine, mais il peut s'agir d'une excellente occasion d'économiser de l'argent et de prendre des décisions plus judicieuses.
Les fournisseurs proposent souvent leurs propres offres tarifaires, des offres spéciales et des rapports d'utilisation qui appuient leur position. C'est pourquoi il est important que vous abordiez chaque renouvellement de licence préparé, avec les bonnes données, des objectifs clairs et une stratégie intelligente.
Cet article présente cinq stratégies clés pour vous aider à tirer le meilleur parti de chaque renouvellement de licence :
Vous verrez également comment Aibel, une entreprise mondiale du secteur de l'énergie, a utilisé ces idées pour améliorer la planification de ses licences et atteindre une efficacité d'utilisation de plus de 99 % grâce à l'Open iT.
Quelle que soit la taille de votre entreprise, des décisions judicieuses prises aujourd'hui en matière de renouvellement de logiciels peuvent vous permettre de réaliser des économies substantielles demain.
DEMO : Préparez-vous, ne réagissez pas !
Stratégie n° 1 : Examiner les tendances d'utilisation historiques avant de procéder au renouvellement
Avant chaque renouvellement de logiciel, prenez le temps d'étudier les tendances historiques en matière d'utilisation. Au lieu de vous fier aux effectifs actuels ou au contrat de l'année dernière, étudiez les données réelles.
Vous pouvez utiliser les rapports Open iT pour explorer :
- Quelles sont les applications et les fonctionnalités les plus (et les moins) utilisées ?
- Modèles d'utilisation par utilisateur, département et lieu
- Pics d'utilisation quotidiens, hebdomadaires et saisonniers
- Quelles sont les licences qui sont constamment inutilisées ou sous-utilisées ?
C'est en regardant le passé que l'on prépare l'avenir. Et dans le domaine des licences logicielles, l'avenir arrive à grands pas. Plus vos données d'utilisation sont fiables, meilleures sont vos décisions de renouvellement de licence.
Pour plus de capacités de prévision, vous pouvez explorer :
- LicencePrédicteur - pour prévoir les tendances d'utilisation sur la base de modèles historiques
- LicencePlanificateur de licences - pour aligner l'offre de licences sur l'évolution des effectifs et des projets
Vous voulez voir les schémas d'utilisation en action ? Regardez la démo : Open iT Reports : Heatmap de l'utilisation des licences - un moyen de visualiser quand et comment vos licences sont utilisées au fil du temps.
Stratégie n° 2 : Utiliser les rapports d'efficacité et de refus pour guider les renouvellements
Lorsque le moment est venu de renouveler la licence d'un logiciel, deux questions doivent guider vos décisions :
- Utilisons-nous nos licences de manière efficace ?
- Nos utilisateurs sont-ils empêchés d'accéder aux outils dont ils ont besoin ?
Open iT's LicenseAnalyzer™Niveau 1 permet de répondre à ces deux questions. Il offre une visibilité claire sur les pics d'utilisation, la saturation des licences et les refus d'utilisateurs, afin que vous puissiez prendre des décisions plus intelligentes et plus équilibrées.
Vous pouvez l'utiliser pour :
- Déterminer le nombre de licences nécessaires pour répondre à 95 % ou 99 % de la demande
- Déterminer où et quand se produisent les refus d'autorisation, et à quelle fréquence
- Repérer les licences sous-utilisées par rapport aux licences surutilisées
Ces données vous aident à réduire les coûts inutiles tout en évitant les perturbations du flux de travail. Elles renforcent également votre position lorsque vous négociez le renouvellement des licences logicielles avec les fournisseurs.
Pour des démonstrations guidées, consultez le site :
Rapports Open iT : Tableau d'efficacité des licences - mesure de l'utilisation par rapport à des seuils afin d'adapter le nombre de licences.
Open iT Reports : Refus de licence - comprendrecomment détecter et résoudre les problèmes d'accès aux licences avant qu'ils n'affectent la productivité
Les meilleures décisions en matière de renouvellement de licences sont prises en tenant compte des deux aspects : ce qui fonctionne et les points sur lesquels les utilisateurs sont bloqués.
Des licences inutilisées ? Elles représentent un risque de renouvellement. Consultez notre webinaire "Idle No More : Récupérer et réaffecter les licences sous-utilisées" pour apprendre comment récupérer et réaffecter les actifs inutilisés avant votre prochain cycle de renouvellement. Voici une invitation à visionner l'enregistrement.
Open iT | Webinar On-Demand
Fini l'oisiveté : Récupérer et réattribuer les licences sous-utilisées
Stratégie n°3 : Définir des alertes pour l'expiration des licences et les sorties prolongées
Le fait d'oublier la date d'expiration d'une licence ou de permettre aux utilisateurs de conserver des licences trop longtemps peut entraîner des refus, des gaspillages et des décisions de renouvellement de licence précipitées. Ces problèmes sont faciles à négliger jusqu'à ce qu'ils commencent à causer des perturbations.
Définissez des alertes automatisées pour anticiper les problèmes et suivre les comportements qui ont un impact sur la planification du renouvellement.
Utiliser les alertes pour :
- Suivre et recevoir des alertes pour les prochaines dates d'expiration des licences
- Détecter les extractions de licences en cours depuis longtemps ou inactives
- Notifier les utilisateurs lorsque l'utilisation dépasse les seuils définis
- Identifier les schémas qui conduisent à des refus ou à des accumulations inutiles de licences
Ces informations permettent de mettre en place un processus de renouvellement des licences plus propre et plus précis, basé sur l'utilisation et non sur des suppositions.
Coup de projecteur sur un client : Le renouvellement des permis de conduire d'Aibel
Aibel, une entreprise mondiale de services énergétiques, a découvert que ses licences étaient consommées, même pendant les temps d'arrêt. En utilisant LicenseAnalyzer™ Level 3 et Analysis ServerAibel a mis en place des alertes, des récoltes de licences et des rapports basés sur des tableaux de bord pour découvrir et corriger l'utilisation inactive.
En renforçant la visibilité et en responsabilisant les utilisateurs, ils ont amélioré le comportement quotidien en matière de licences et ont atteint une efficacité d'utilisation des licences de plus de 99 %.
L'histoire d'Aibel est un exemple clair de la façon dont les décisions fondées sur les données peuvent conduire à des renouvellements de licences logicielles plus intelligents et plus durables.
Vous voulez lire l'histoire complète d'Aibel ? Lisez-la : 'Exploiter les données d'utilisation pour optimiser les licences et mieux négocier avec les fournisseurs'
Stratégie n° 4 : Utiliser la rétrofacturation pour aligner les coûts sur l'utilisation
Lorsqu'une équipe utilise un logiciel mais qu'une autre le paie, il est difficile de prendre des décisions équitables et éclairées concernant le renouvellement des licences. Un modèle de rétrofacturation permet d'attribuer les coûts aux groupes qui utilisent effectivement les licences.
Cette approche vous aide :
- Répartir les coûts de licence entre les bonnes équipes
- Encourager des habitudes d'utilisation responsables
- Rendre les budgets et les besoins en logiciels plus transparents
- Soutenir la planification des renouvellements avec des données basées sur l'utilisation
En reliant le coût des licences à la demande réelle, la rétrofacturation permet d'améliorer les discussions sur le renouvellement des logiciels et de réduire le gaspillage avant le prochain cycle de renouvellement des licences.
Vous souhaitez en savoir plus sur la mise en œuvre de la rétrofacturation pour l'utilisation de logiciels ? Visitez notre page sur les rétrocessions informatiques
Stratégie n° 5 : Adapter les types de licences aux besoins réels des utilisateurs
Tous les utilisateurs n'ont pas besoin du même type d'accès, et toutes les licences ne doivent pas coûter le même prix. Adapter le type de licence au comportement réel de chaque utilisateur est l'un des moyens les plus efficaces de réduire les coûts et d'améliorer les résultats en matière de renouvellement des licences.
L'examen des habitudes d'utilisation vous aide :
- Attribuer des licences d'accès complet aux utilisateurs intensifs
- Déplacer les utilisateurs occasionnels ou peu fréquents vers des pools partagés ou simultanés
- Évaluer les modèles de paiement à l'utilisation ou de jetons pour une demande flexible
- Ajustez votre combinaison de types de licences avant les négociations sur le renouvellement des licences
En alignant les types de licences sur la façon dont les utilisateurs travaillent réellement, vous évitez de payer pour un accès dont personne n'a besoin et vous vous assurez que les bons utilisateurs disposent toujours de ce dont ils ont besoin.
C'est également à ce stade que la planification du renouvellement des logiciels devient plus stratégique. Au lieu de vous contenter de renouveler ce que vous avez déjà, vous pouvez restructurer votre modèle de licence pour mieux l'adapter à votre personnel et à votre charge de travail.
Dernière réflexion : Se préparer, ne pas réagir
Les renouvellements de licences logicielles ne récompensent pas la réactivité, mais la préparation. En examinant les tendances d'utilisation historique, en utilisant des rapports d'efficacité et de refus, en définissant des alertes pour l'expiration des licences et le comportement des utilisateurs, en alignant les coûts sur l'utilisation réelle et en faisant correspondre les types de licences aux besoins réels des utilisateurs, vous préparez le terrain pour des renouvellements de licences plus intelligents.
Chacune des cinq stratégies présentées dans ce guide peut être mise en œuvre progressivement, mais ensemble, elles constituent un processus non seulement rentable, mais aussi évolutif et prêt pour l'avenir. Que vous gériez cinq outils ou cinquante, les bonnes données font toute la différence.
Open iT peut être votre partenaire pour transformer les renouvellements de logiciels en gains stratégiques. Planifiez une démonstration ou demandez à un représentant de vous appeler pour voir comment.
Planifiez une démonstration et élaborez une stratégie de renouvellement de licence prête pour l'avenir.
