- Pour être efficaces, les stratégies de renouvellement des logiciels doivent s'appuyer sur une préparation minutieuse, des preuves d'utilisation et des objectifs de négociation clairement définis.
- Les entreprises devraient exploiter les données pour identifier les licences sous-utilisées, l'évolution de la demande et les risques liés aux renouvellements.
- La planification des renouvellements en fonction de l'utilisation aide les équipes à se montrer plus fermes lors des négociations avec les fournisseurs.
Les renouvellements de contrats logiciels sont devenus des négociations aux enjeux de plus en plus importants, à mesure que les éditeurs durcissent leurs conditions et que les coûts ne cessent d’augmenter. Cinq stratégies efficaces distinguent les organisations qui tiennent bon de celles qui absorbent les hausses : des données d’utilisation documentées, une compréhension claire des clauses contractuelles réelles, une harmonisation interne avant les discussions, une discipline de négociation éprouvée et une position analytique étayée par les données. Open iT positionne LicenseAnalyzer comme la plateforme qui fournit aux organisations la base de données sous-jacente à ces stratégies — la différence entre négocier en s’appuyant sur des preuves et négocier en s’appuyant sur des espoirs.
Le renouvellement des licences logicielles est une démarche à laquelle toutes les entreprises sont confrontées, que ce soit une fois par an ou plus souvent. On a tendance à considérer cela comme une simple formalité, mais cela peut en réalité être une excellente occasion de réaliser des économies et de prendre des décisions plus judicieuses.
Les fournisseurs proposent souvent leurs propres offres tarifaires, promotions spéciales et rapports d'utilisation pour étayer leur point de vue dans la négociation. C'est pourquoi il est important que vous abordiez chaque renouvellement de licence en étant bien préparé, avec les données adéquates, des objectifs clairs et une stratégie judicieuse.
Cet article vous présente cinq stratégies clés pour vous aider à tirer le meilleur parti de chaque renouvellement de licence :
- Examinez les tendances d'utilisation historiques avant de renouveler votre contrat
- Utiliser les rapports d'efficacité et les refus pour guider les renouvellements
- Définir des alertes pour l'expiration de la licence et les sorties prolongées
- Utiliser la rétrofacturation pour aligner les coûts sur l'utilisation
- Adapter le type de licence aux besoins réels des utilisateurs
Vous découvrirez également comment Aibel, une entreprise internationale du secteur de l'énergie, a mis à profit ces idées pour améliorer la gestion de ses licences et atteindre un taux d'utilisation supérieur à 99 % grâce à Open iT.
Quelle que soit la taille de votre entreprise, prendre aujourd'hui les bonnes décisions en matière de renouvellement de logiciels peut vous permettre de réaliser d'importantes économies demain.
DEMO : Préparez-vous, ne réagissez pas !
Stratégie n° 1 : examinez les tendances d'utilisation passées avant de renouveler votre abonnement
Avant chaque renouvellement de contrat de licence logicielle, prenez le temps d'analyser les tendances historiques d'utilisation. Au lieu de vous fier aux effectifs actuels ou au contrat de l'année dernière, examinez attentivement les données réelles.
Vous pouvez utiliser les rapports Open iT pour découvrir :
- Quelles sont les applications et les fonctionnalités les plus (et les moins) utilisées ?
- Modèles d'utilisation par utilisateur, département et lieu
- Pics d'utilisation quotidiens, hebdomadaires et saisonniers
- Quelles sont les licences qui sont constamment inutilisées ou sous-utilisées ?
C'est en tirant les leçons du passé que l'on se prépare pour l'avenir. Et dans le domaine des licences logicielles, cet avenir arrive à grands pas. Plus vos données d'utilisation sont fiables, plus vos décisions en matière de renouvellement de licence seront judicieuses.
Pour bénéficier de fonctionnalités de prévision plus avancées, vous pouvez découvrir :
- LicencePredictor – pour prévoir les tendances d'utilisation en fonction des données historiques
- LicencePlanificateur – pour adapter l’offre de licences aux évolutions des effectifs et des projets
Vous souhaitez découvrir concrètement les tendances d'utilisation ? Regardez la démo : Open iT Reports : Carte thermique d'utilisation des licences – un moyen de visualiser quand et comment vos licences sont utilisées au fil du temps.
Stratégie n° 2 : utiliser les rapports sur l'efficacité et les refus pour orienter les renouvellements
Au moment de renouveler vos licences logicielles, deux questions doivent guider vos décisions :
- Utilisons-nous nos licences de manière efficace ?
- Nos utilisateurs sont-ils empêchés d'accéder aux outils dont ils ont besoin ?
Open iT’s LicenseAnalyzer™de niveau 1 d’iT d'iT permet de répondre à ces deux questions. Il offre une visibilité claire sur les pics d'utilisation, la saturation des licences et les refus d'accès des utilisateurs, ce qui vous permet de prendre des décisions plus éclairées et plus équilibrées.
Vous pouvez l'utiliser pour :
- Déterminez le nombre de licences nécessaires pour répondre à 95 % ou 99 % de la demande
- Déterminer où et quand se produisent les refus d'autorisation, et à quelle fréquence
- Repérer les licences sous-utilisées par rapport aux licences surutilisées
Ces données vous aident à réduire les coûts superflus tout en évitant de perturber vos processus de travail. Elles renforcent également votre position lors des négociations avec les fournisseurs concernant le renouvellement des licences logicielles.
Pour des démonstrations guidées, consultez le site :
Rapports Open iT : Tableau d'efficacité des licences - mesure de l'utilisation par rapport à des seuils afin d'adapter le nombre de licences.
Open iT Reports : Refus de licence— découvrez comment détecter et résoudre les problèmes d'accès aux licences avant qu'ils n'affectent la productivité
Pour prendre les meilleures décisions en matière de renouvellement de licence, il faut considérer les deux aspects : ce qui fonctionne bien et les difficultés rencontrées par les utilisateurs.
Des licences inutilisées ? Elles représentent un risque de renouvellement. Consultez notre webinaire "Idle No More : Récupérer et réaffecter les licences sous-utilisées" pour apprendre comment récupérer et réaffecter les actifs inutilisés avant votre prochain cycle de renouvellement. Voici une invitation à visionner l'enregistrement.
Open iT | Webinar On-Demand
Fini l'oisiveté : Récupérer et réattribuer les licences sous-utilisées
Stratégie n° 3 : configurer des alertes en cas d'expiration de licence et de prêts de longue durée
Négliger la date d'expiration d'une licence ou laisser les utilisateurs conserver leurs licences trop longtemps peut entraîner des refus, du gaspillage et des décisions de renouvellement prises à la hâte. Ces problèmes passent facilement inaperçus jusqu'à ce qu'ils commencent à causer des perturbations.
Configurez des alertes automatisées pour anticiper les problèmes et suivre les comportements qui ont une incidence sur la planification des renouvellements.
Utiliser les alertes pour :
- Suivre les dates d'expiration des licences à venir et recevoir des alertes à ce sujet
- Détecter les emprunts de licence de longue durée ou inactifs
- Notifier les utilisateurs lorsque l'utilisation dépasse les seuils définis
- Identifier les schémas qui conduisent à des refus ou à une accumulation inutile de licences
Ces informations permettent de mettre en place un processus de renouvellement de licence plus transparent et plus précis, fondé sur l'utilisation réelle et non sur des suppositions.
Pleins feux sur un client : le délai d'exécution du renouvellement de licence d'Aibel
Aibel, une entreprise internationale spécialisée dans les services énergétiques, a constaté que ses licences étaient utilisées, même pendant les périodes d'inactivité. Grâce à LicenseAnalyzer™ Level 3 et Analysis Server, elle a mis en place des alertes, un système de récupération des licences et des rapports sous forme de tableaux de bord afin d’identifier et de corriger les utilisations inactives.
En renforçant la visibilité et en responsabilisant les utilisateurs, ils ont amélioré les pratiques quotidiennes en matière de licences et atteint un taux d'utilisation des licences supérieur à 99%.
L'expérience d'Aibel illustre parfaitement comment des décisions fondées sur les données peuvent permettre des renouvellements de licences logicielles plus judicieux et plus durables.
Vous souhaitez découvrir l'histoire complète d'Aibel ? Consultez l'article : «Tirer parti des données d’utilisation pour optimiser les licences et améliorer les négociations avec les fournisseurs »
Stratégie n° 4 : recourir au refacturation pour aligner les coûts sur l'utilisation
Lorsqu'une équipe utilise un logiciel mais qu'une autre en assume les coûts, il est difficile de prendre des décisions équitables et éclairées concernant le renouvellement des licences logicielles. Un modèle de refacturation permet de remédier à cette situation en imputant les coûts aux groupes qui utilisent effectivement les licences.
Cette approche vous aide :
- Répartir les coûts de licence entre les bonnes équipes
- Encourager des habitudes d'utilisation responsables
- Rendre les budgets et les besoins en logiciels plus transparents
- Soutenir la planification des renouvellements avec des données basées sur l'utilisation
En établissant un lien entre le coût des licences et la demande réelle, le système de refacturation favorise des discussions plus éclairées sur le renouvellement des logiciels et contribue à réduire le gaspillage avant le prochain cycle de renouvellement des licences.
Vous souhaitez en savoir plus sur la mise en place d'un système de refacturation pour l'utilisation des logiciels ? Consultez notre page consacrée aux refacturations informatiques
Stratégie n° 5 : adapter les types de licence aux besoins réels des utilisateurs
Tous les utilisateurs n'ont pas besoin du même type d'accès, et toutes les licences ne devraient pas coûter le même prix. Adapter le type de licence à l'utilisation réelle de chaque utilisateur est l'un des moyens les plus efficaces de réduire les coûts et d'améliorer les résultats en matière de renouvellement des licences.
L'examen des habitudes d'utilisation vous aide :
- Attribuer des licences d'accès complet aux utilisateurs intensifs
- Déplacer les utilisateurs occasionnels ou peu fréquents vers des pools partagés ou simultanés
- Évaluer les modèles de paiement à l'utilisation ou de jetons pour une demande flexible
- Adaptez la répartition des différents types de licences avant les négociations relatives au renouvellement des licences
En adaptant les types de licence aux modes de travail réels des utilisateurs, vous évitez de payer pour des accès dont personne n'a besoin et vous vous assurez que les bons utilisateurs disposent toujours de ce dont ils ont besoin.
C'est également à ce stade que la planification du renouvellement des logiciels prend une dimension plus stratégique. Au lieu de vous contenter de renouveler ce dont vous disposez déjà, vous pouvez réorganiser votre modèle de licence afin de mieux l'adapter à vos effectifs et à votre charge de travail.
Conclusion : mieux vaut se préparer que réagir
Les renouvellements de licences logicielles ne récompensent pas la réactivité, mais la préparation. En analysant les tendances d'utilisation passées, en exploitant les rapports d'efficacité et de refus d'accès, en configurant des alertes pour les expirations de licences et les comportements d'utilisation, en alignant les coûts sur l'utilisation réelle et en adaptant les types de licences aux besoins réels des utilisateurs, vous posez les bases pour des renouvellements de licences plus judicieux.
Chacune des cinq stratégies présentées dans ce guide peut être mise en œuvre progressivement, mais, combinées, elles constituent un processus non seulement rentable, mais aussi évolutif et paré pour l'avenir. Que vous gériez cinq outils ou cinquante, disposer des bonnes données fait toute la différence.
Open iT peut vous aider à transformer vos renouvellements de logiciels en atouts stratégiques. Prenez rendez-vous pour une démonstration ou demandez à un représentant de vous contacter pour découvrir comment.
Planifiez une démonstration et élaborez une stratégie de renouvellement de licence prête pour l'avenir.
