- As agências governamentais enfrentam dificuldades com os quadros SAM federais, uma vez que a sua implementação requer dados, governação e coordenação.
- A visibilidade fragmentada do software dificulta a implementação da estrutura de SAM em todas as agências.
- Dados sólidos sobre licenças e processos de gestão eficazes ajudam as agências a passar da intenção das políticas para resultados concretos em matéria de gestão do ciclo de vida do software (SAM).
As agências federais que tentam implementar os quadros federais de SAM deparam-se constantemente com os mesmos obstáculos estruturais: os dados, a governação e a coordenação entre agências, que os documentos do quadro pressupõem já estarem em funcionamento. A visibilidade fragmentada do software torna a implementação mais difícil do que a intenção da política sugere. Dados sólidos sobre licenças e os processos de gestão subjacentes ajudam as agências a passar da intenção da política para resultados práticos de SAM — colmatando a lacuna entre os documentos do quadro e a realidade operacional da implementação do SAM em toda a TI federal.
As agências federais operam em alguns dos ambientes com maior intensidade de software a nível mundial, tirando partido de uma mistura diversificada de ferramentas comerciais, de código aberto, no local e baseadas na nuvem para cumprir as suas missões. Gerir eficazmente este ecossistema de software já não é opcional, é vital para manter a integridade operacional, garantir a cibersegurança e exercer a responsabilidade fiscal.
Apesar da disponibilidade de estruturas federais comprovadas de gestão de activos de software (SAM), tais como ISO/IEC 19770, as diretrizes de gestão de activos de TI do NISTe mandatos como o Lei MEGABYTEmuitos organismos ainda não as aplicaram efetivamente. Esta falta de adoção prejudica os esforços para reduzir o desperdício de software, garantir a conformidade e reforçar a cibersegurança. As barreiras comuns incluem recursos limitados, sistemas em silos e a ausência de uma governação SAM centralizada
Perdido no licenciamento: Uma questão federal
Um relatório recente do Gabinete do Inspetor Geral (OIG) instou a Agência de Proteção Ambiental (EPA) a modernizar o seu inventário de licenças de software. O OIG salientou lacunas significativas em termos de responsabilidade e visibilidade, referindo que a agência ainda não tinha designado um sistema de registo para os dados de licenças de software, uma base essencial para qualquer estratégia de SAM.
"Sem um inventário completo e exato dos dados de aquisição e licenciamento de software, a Agência não é responsável nem tem visibilidade do software instalado na sua rede."
A EPA não é a única a enfrentar este desafio. Inúmeras agências federais ainda operam sem um inventário de licenças centralizado e autorizado. Sem a infraestrutura para controlar os direitos e a utilização, estas agências permanecem vulneráveis a incumprimentos, ineficiências e custos desnecessários.
Quadros SAM federais comprovados, implementação deficiente
A norma ISO/IEC 19770-1 descreve práticas abrangentes de SAM, incluindo controlo de licenças, gestão de direitos, maturidade de processos e melhoria contínua. As publicações do NIST, como o SP 1800-5 e o SP 800-53, sublinham ainda mais o papel do SAM no reforço da cibersegurança e da governação do ciclo de vida das TI.
Estas estruturas federais de SAM são maduras, testadas no terreno e amplamente adoptadas no sector privado. No entanto, a adoção no espaço federal continua a ser limitada. A lacuna não está nas estruturas em si, mas na capacidade das agências de as implementar eficazmente.
Principais razões para a subutilização
- Falta de recursos específicos: De acordo com um relatório do GAO de 2024, várias agências admitiram que ou não dispunham dos conhecimentos especializados internos necessários para analisar licenças de software, ou não tinham uma função formal de gestão de ativos de software (SAM) em vigor. As responsabilidades estão frequentemente dispersas pelas equipas de aquisições, cibersegurança, assuntos jurídicos e TI, o que leva a uma atribuição de responsabilidades fragmentada e a uma execução inconsistente.
- Despesas excessivas devido à falta de visibilidade: Um número impressionante de 45% das organizações, tanto públicas como privadas, incorrem em despesas excessivas com software devido à falta de visibilidade adequada sobre a utilização das licenças e os direitos de acesso. Sem dados precisos sobre a utilização, as entidades não conseguem avaliar com segurança as suas necessidades nem racionalizar os seus portfólios de software.
- Restrições orçamentais e prioridades concorrentes: as iniciativas de SAM ficam frequentemente em segundo plano face a prioridades de financiamento mais imediatas, como a cibersegurança e a modernização. Embora o SAM proporcione poupanças a longo prazo, as agências têm dificuldade em justificar o investimento inicial em ferramentas e pessoal necessários para implementar normas como a ISO 19770.
- Sistemas isolados e dados inconsistentes: Os inventários de software encontram-se frequentemente dispersos por folhas de cálculo, CMDBs desatualizadas e ferramentas de fornecedores desarticuladas. A norma ISO 19770-2 assenta na atribuição consistente de identificadores ao software — algo praticamente impossível sem dados centralizados e normalizados.
- Ausência de governação SAM a nível empresarial: Mesmo as agências com capacidades de monitorização carecem frequentemente de estruturas de governação para fazer cumprir a política de SAM em todas as unidades de negócio. Sem um controlo centralizado, as aquisições tornam-se inconsistentes, a utilização de licenças é redundante e a otimização interagências torna-se impossível.
As consequências de uma SAM fragmentada
As agências que não conseguem operacionalizar os quadros federais de SAM enfrentam três riscos principais:
- Desperdício financeiro: As aquisições redundantes e as licenças subutilizadas aumentam os custos de operação e manutenção (O&M), desviando os fundos das prioridades críticas da missão.
- Vulnerabilidade de auditoria: Os registos de direitos incompletos aumentam a exposição a auditorias de fornecedores e análises regulamentares.
- Lacunas de segurança: Inventários de software imprecisos e aplicações não geridas alargam a superfície de ataque e dificultam as iniciativas de confiança zero.
Melhorar a conformidade com o Open iT
As soluções de gerenciamento de licenças de software criadas especificamente para ambientes de TI complexos - como a Open iT - desempenhamum papel crucial para ajudar as agências federais a operacionalizar as estruturas SAM.
- Normalização e agregação de dados: O Open iT recolhe e normaliza dados de utilização provenientes de fontes diversas — gestores de licenças, ficheiros de registo, sistemas na nuvem e atividade dos utilizadores —, reunindo-os num inventário unificado. Isto contribui para o cumprimento da norma ISO 19770-1 e proporciona a visibilidade necessária para uma governação informada.
- Reconciliação e otimização de licenças: Ao comparar a utilização real com os direitos de licença, o Open iT apoia a reconciliação e a otimização de licenças. Isto permite um dimensionamento preciso do software e reforça as negociações com informações baseadas em dados.
- Governança e Relatórios: Com painéis e análises personalizáveis, o Open iT permite que as equipas de governança apliquem políticas, acompanhem tendências de utilização e apoiem a elaboração de relatórios de conformidade em conformidade com os mandatos federais.
- Serviços SAM geridos por especialistas: Os Serviços SAM geridos da Open iT ajudam as agências federais a implementar normas como a ISO/IEC 19770, proporcionando um acompanhamento de licenças de software, uma análise de conformidade e uma gestão centralizada de dados, tudo isto conduzido por especialistas. Isto garante uma preparação contínua para auditorias, reduz os riscos de incumprimento e liberta recursos internos para tarefas de maior valor.
Seguir em frente: Colmatar o défice de implementação
Apesar da orientação e dos mandatos disponíveis, a maioria das agências federais ainda está longe de perceber os benefícios da gestão estruturada de activos de software. As ferramentas e as estruturas existem - mas o compromisso da liderança, a governação e o apoio à implementação são o que irá colmatar a lacuna.
Recomendações:
- Nomear um proprietário do programa SAM com autoridade em toda a empresa.
- Aproveite os serviços geridos de SAM para iniciar a implementação e a formação da estrutura.
- Investir em ferramentas como a Open iT que suportam a integração de dados de várias fontes, a monitorização da utilização de licenças e a reconciliação de direitos.
- Integrar a SAM com as operações de aquisição, cibersegurança e TI para garantir uma abordagem de governação unificada.
As estruturas SAM federais não se implementam a si próprias
As normas são claras. A tecnologia existe. O que falta é a ponte operacional entre a orientação e a execução. A SAM eficaz não tem apenas a ver com a conformidade - tem a ver com a capacitação das agências para gerirem os activos de TI com inteligência, agilidade e disciplina fiscal.
A Open iT traz a visibilidade, as ferramentas e a experiência necessárias para operacionalizar o SAM em escala - transformando dados fragmentados de licenças em inteligência acionável.
Traga o seu software para a luz. Contacte a Open iT para transformar o caos das licenças em clareza.
