- O chargeback de TI melhora a transparência dos custos, ao associar os custos dos serviços de TI à utilização efetiva, em vez de se basear em estimativas do número de colaboradores.
- Mecanismos de refacturação justos e fiáveis permitem identificar quais os ativos que são utilizados e qual o seu custo, contribuindo para um melhor planeamento e uma melhor gestão financeira.
- Os dados de utilização e as ferramentas de otimização de custos de TI ajudam os gestores a prever custos e a tomar decisões prudentes sobre os recursos financeiros.
Quando a fatura trimestral de TI é lançada no livro-razão de uma unidade de negócio como um valor único atribuído com base no número de colaboradores, acontecem duas coisas: a unidade não consegue identificar quais os serviços que consumiu efetivamente e o departamento de TI não consegue justificar o valor quando questionado. O chargeback fecha esse ciclo — mas apenas quando associa os custos à utilização real, em vez de a estimativas. Quando bem executado, transforma a TI de um centro de custos obrigado a dar explicações numa organização de serviços com uma fatura justificável, fornece aos gestores os dados de previsão necessários para o planeamento e cria a consciência de que a gestão prudente dos recursos partilhados é, de facto, necessária.
Está a gastar demasiado em TI? Esta pergunta tem vexado os gestores de TI ao longo das últimas décadas, e ainda hoje é feita. As iniciativas de redução de custos ganharam proeminência durante a recente recessão económica, e as exigências de redução de custos têm persistido.
Os sistemas e infra-estruturas de TI são frequentemente considerados como investimentos dispendiosos, e o seu valor comercial pode ser difícil de provar. Como resultado, os CIOs recebem frequentemente um orçamento inadequado para obterem efectivamente o maior valor de cada activo informático, e para apoiar a utilização produtiva destes activos por parte dos funcionários. Uma questão que agrava o problema é que as novas aquisições e actualizações de licenças de software são muitas vezes baseadas em estimativas de headcounts, fazendo com que a organização gaste em excesso.
A transparência de custos através do chargeback das TI está a rectificar este problema. O chargeback de TI oferece flexibilidade para permitir à empresa manter-se a par da tecnologia actual, e para ajustar contratos com fornecedores de serviços que correspondam à utilização real dos seus serviços de TI por parte da organização.
In a recent (ITAK) Information Technology Asset Knowledge Magazine, October 2011 issue, Signe Marie Stenseth, Open iT Senior VP, wrote, “Leaders of business units appreciate transparency as well as fair and reliable chargeback mechanisms, as both contribute to better valuation of IT services. In addition to meeting regulatory financial reporting requirements, chargeback creates greater awareness of which assets are in use and what they cost, resulting in conscious planning and fiscal stewardship. In the long run, reducing waste delivers significant cost savings, especially in a larger and more complex environment. In conclusion, leading the way to reshape and reorganize a company is never easy, but there are solutions available to help in the process. By analyzing usage data, business leaders can make prudent decisions about using financial resources[i].”
Os líderes empresariais querem melhorar a qualidade dos produtos e serviços e, ao mesmo tempo, satisfazer as exigências concorrentes de redução dos custos operacionais. Para poderem alcançar ambos estes objectivos, precisam de métricas críticas para poderem prever com maior precisão os custos futuros. Com as ferramentas de optimização de custos de TI actualmente disponíveis no mercado, os gestores têm agora muitas opções na implementação de mudanças para transformar os custos de TI em lucros.
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[i] Stenseth, Signe Marie. "Valor Empresarial do Uso de Software de Medição". Information Technology Asset Knowledge October 2011: 105-108.
