Questões de Visibilidade: Como as empresas poupam mais de 30% em software de engenharia

[0:00] Sagi: Para lhe fornecer o relatório de que necessita, independentemente da complexidade. Então, vamos a isso. A principal dificuldade que temos observado é que as organizações não conseguem gerir eficazmente as suas licenças de aplicações de engenharia. Normalmente, isto deve-se ao facto de não disporem de informações sobre a utilização das licenças nem de análises que as ajudem nas suas decisões. Por isso, não importa se tem licenças simultâneas, licenças nominativas, subscrições baseadas na nuvem ou licenças baseadas em tokens: o Open iT monitoriza todas elas e consolida-as numa única plataforma.

[0:50] Assim, o Open iT também consegue monitorizar todos os tipos de licenças. Quer se trate de um acordo regional, de um acordo global ou mesmo apenas de uma aplicação independente, o Open iT ajuda-o a monitorizar o seu ambiente de licenças, independentemente do modelo utilizado. Basicamente, o que provavelmente procura é algo que lhe indique: «Tem esta quantidade de licenças, este é o nível de utilização dessas licenças e eis o que pode fazer para otimizar essa utilização.» O Open iT faz exatamente isso para todos os diferentes tipos de licenças.

[1:35] Todos os diferentes tipos de aplicações de engenharia — quer sejam da Autodesk, da MathWorks, da Cadence ou de muitas outras empresas — são monitorizados e otimizados num único grupo. Assim, o Open iT acompanha as aplicações de engenharia da sua organização, consolida os dados e oferece análises estatísticas numa única interface de relatórios flexível. Isto pode ser apresentado na nossa interface, no Power BI, no Tableau ou em qualquer outra ferramenta de consulta ou de inteligência empresarial da sua preferência, para lhe proporcionar flexibilidade na gestão dos seus dados. Mas falaremos mais sobre isso mais tarde.

[2:24] Então, o que é que o Open iT tem para oferecer na sua plataforma incorporada? Bem, assim que introduzir o link no seu navegador, poderá aceder a dados de utilização em tempo real, a relatórios históricos e a alertas que o ajudam a gerir o seu ambiente de licenciamento. Poderá ver o que se está a passar neste momento no seu sistema, para que possa reagir a quaisquer problemas do dia-a-dia. Assim, saberá quais as aplicações de que dispõe, quem as utiliza, quantas licenças foram atribuídas, durante quanto tempo estão efetivamente a ser utilizadas, de onde são utilizadas e todas as informações que procura. Também poderá perceber se se tratava de uma licença emprestada, de uma licença reservada e o que aconteceu com ela.

[3:19] Assim, o Open iT oferece-lhe informações estatísticas sobre a utilização das suas licenças, tal como se pode ver aqui. Trata-se de um mapa de calor que representa a utilização máxima por hora, em cada dia. Desta forma, proporciona-nos uma visão global dos dados, permitindo-nos ver exatamente o que se passa em cada momento com um simples olhar. Assim, se se tratar de um servidor de licenças local, poderemos querer ver algo como isto: a utilização concentrada nos dias úteis e no horário de trabalho. Já se for um servidor global, poderemos querer ver a utilização mais espalhada. Mas isto dá-lhe uma boa indicação de como a licença está, de facto, a ser utilizada.

[4:07] Ora, mesmo que não haja utilização, ou seja, que os utilizadores tenham sido impedidos de utilizar uma licença, o Open iT também consegue monitorizar essa situação. Assim, poderá perceber a gravidade da situação. Houve 100 recusas ou apenas 10? Foram 20 pessoas a quem foi recusado o acesso ou apenas duas? O Open iT consegue indicar isso e apresentar um relatório da forma que preferir.

[4:50] Assim, para além dos relatórios históricos, o Open iT permite-lhe gerar um relatório de eficiência das licenças. Isto ajuda-o a compreender melhor quantas licenças necessita realmente. Vejamos este caso: tenho 154 licenças, mas de quantas licenças preciso realmente? Bem, vamos dar uma vista de olhos a este gráfico, que nos mostra o tempo gasto em cada nível. Fazer com que duas pessoas trabalhem ao mesmo tempo é fácil, por isso isso vai acontecer na maior parte do tempo. Mas fazer com que 150 pessoas trabalhem em conjunto é mais difícil e acontece com menos frequência. Agora, se olharmos para este gráfico, vemos que tudo acima de, digamos, 100, é praticamente insignificante; não se gasta muito tempo a utilizar todas essas licenças. Portanto, se quiser atingir uma eficiência de, digamos, 99%, o sistema do Open iT diz-lhe: «Não precisa de 150 licenças, basta cerca de uma centena.» Então, o que é que isto significa para o utilizador final? 99% de eficiência significa que, quando tentarem obter uma licença, vão consegui-la em 99% das vezes; vão obter a licença de que precisam imediatamente. Isto ajuda-nos a reduzir as despesas com licenças. E o que podemos ver neste relatório e noutros semelhantes é que é possível poupar entre 30% e mais nos custos de licenciamento.

[6:35] Mas vamos dar uma vista de olhos às capacidades de análise de dados do Open iT e ao que pode ser integrado com ele. Assim, para além da interface que já viram anteriormente, também podem importar os dados para o Excel e agregar e transformar os vossos dados de utilização de licenças da forma que preferirem. Podem importá-los para um painel do Power BI ou para qualquer outra ferramenta de BI, como o Tableau, o Spotfire, o Qlik Sense, etc.

[7:16] Muito bem, mas vamos tomar um estudo de caso de um cliente como exemplo para isto. Trata-se de uma empresa global cujo principal desafio era o facto de estas aplicações de engenharia serem parcialmente responsáveis por uma despesa enorme com software. Tinham mais de mil utilizadores, mas não tinham qualquer controlo nem visibilidade sobre quantas licenças estavam realmente a ser utilizadas e por quem. Assim, a solução foi, naturalmente,o LicenseAnalyzer™nível um. O que descobriram imediatamente foi que podiam poupar algum dinheiro em licenças. Encontraram alguns servidores com utilização nula, o que significa que ninguém os utilizava, pelo que puderam ser desativados de imediato. É possível poupar dinheiro em custos de manutenção e de licenças. Ora, se calcularmos o valor em dólares com base no custo da licença de cada aplicação, verificamos que, neste caso, foi poupado quase meio milhão de dólares.

[8:26] Agora, assim que souber o que tem e até que ponto está realmente a utilizar esses recursos, poderá perceber quanto dinheiro pode poupar. Ora, isto é algo em que o Open iT se destaca: permite-lhe introduzir o valor em dólares no sistema. Assim, o programa ficará a saber o custo de cada licença e poderá indicar não só quanto pagou por ela, mas também qual a poupança potencial que poderá obter.

[9:03] Portanto, o que o Open iT pretende fazer é, em primeiro lugar, monitorizar a utilização das licenças. Depois de monitorizada, gerar relatórios sobre a mesma. E isso é basicamente o que viram até agora: têm os diferentes relatórios, como o mapa de calor, a eficiência, tudo o que viram. Mas o Open iT vai além disso, faz algo mais. Assim, no segundo nível do Open iT, também é possível obter visibilidade sobre a utilização ativa versus inativa, o que significa que pode receber relatórios sobre utilizadores que retiraram uma licença, mas que, na verdade, não a estão a utilizar. Por exemplo, pode ter-se obtido uma licença, começado a utilizá-la, talvez ido a uma reunião, talvez ido para casa, mas essa licença está agora na estação de trabalho desse utilizador e mais ninguém a pode utilizar. O que é uma pena. O que o Open iT consegue fazer é indicar-lhe qual o utilizador que mal está a utilizar a aplicação durante a duração da sua sessão. Poderá saber se estão realmente a utilizar a aplicação ou não.

[10:17] Ora, este terceiro nível permite-lhe agir em conformidade e ajuda-o a libertar licenças inativas. Tomemos, por exemplo, um utilizador final que retirou uma licença, mas que, na realidade, não está a utilizar a aplicação. Talvez tenha ido a uma reunião, talvez esteja simplesmente a fazer outra coisa, ou talvez tenha apenas aberto a aplicação para ter uma licença disponível durante o resto do dia. Assim, esta licença está agora ocupada e não pode ser retirada por mais ninguém, ficando, na prática, retida na sua estação de trabalho. Assim, com o nível dois, é possível ver que isto está a acontecer, mas com o nível três é possível agir efetivamente sobre a situação e suspender esta aplicação, devolver a licença ao conjunto de licenças disponíveis e, basicamente, dizer: «Olha, se verificarmos que estás inativo durante demasiado tempo, precisamos dessa licença; precisamos dessa licença partilhada para que outras pessoas a possam utilizar», pelo que ela é automaticamente devolvida ao conjunto de licenças disponíveis.

[11:28] Mas vamos analisar mais de perto o nível dois e compreender o que tem para oferecer e como o faz. Assim, o Open iT pode monitorizar a atividade da CPU, do rato e do teclado, bem como a leitura e a gravação no disco, o que significa que será capaz de saber se o utilizador está a utilizar ativamente a aplicação ou se esta se encontra inativa. É claro que poderá obter relatórios sobre isto: os tempos de inatividade versus os de atividade por aplicação, por utilizador, conforme a sua escolha, independentemente da forma de agregação que pretender utilizar.

[12:08] Agora, imaginemos que alguém clicou com o rato, talvez tenha digitado algumas coisas no teclado, mas depois deixou a aplicação a funcionar para executar alguma simulação ou algum cálculo. Bem, o sistema saberá que a CPU está ocupada, que a memória está ocupada, que tudo está a ser utilizado por esta aplicação. Portanto, está a fazer algo, está a executar algo. O Open iT saberá que não deve marcá-la como inativa, porque está a funcionar. Assim, mesmo que se trate de uma simulação, o Open iT saberá discernir e compreender quando deve começar a contar o tempo de inatividade. Portanto, neste caso, só começará a contar quando tudo ficar estável ou atingir o seu limiar de estado de inatividade.

[13:07] Agora, os tempos de inatividade e de atividade são, naturalmente, registados e apresentados com base na agregação que desejar.

[13:17] Vamos então dar uma vista de olhos ao nível três. No nível um, como dissemos, tratava-se apenas de monitorização e geração de relatórios. O nível dois consistia em compreender o comportamento dos utilizadores: será que estão realmente a utilizar as licenças que retiraram? E o nível três consiste em agir em conformidade, basicamente devolvendo a licença ao conjunto de forma automatizada, o que também se designa por «recolha automatizada de licenças». Vejamos, então, um cenário. Suponhamos que temos um utilizador final que, neste momento, está a utilizar a aplicação, tudo bem. Mas, passado pouco tempo, fica inativo. Receberá uma mensagem a indicar: «Por favor, responda ou a sua aplicação será suspensa». Se não responder atempadamente, a sua aplicação é suspensa, o que significa que a licença volta a estar no servidor de licenças, de volta ao conjunto de licenças, disponível para outros utilizarem. Isto permite-lhe, naturalmente, ter visibilidade total sobre os seus utilizadores e o seu comportamento, bem como corrigir comportamentos inadequados, como a inatividade. Pode obter relatórios sobre suspensões, sobre os períodos de atividade e inatividade, quantos foram suspensos, por quanto tempo e assim por diante. Pode ter tudo num único local, independentemente do gestor de licenças ou da aplicação em questão.

[15:01] Então, o que é que estamos a procurar? Digamos que temos o nível um instalado no seu sistema. Nesse caso, pode ver quantas licenças possui e quantas estão efetivamente a ser utilizadas. Depois, ativamos o nível dois e poderá ver a utilização real, ou seja, qual seria a utilização se ninguém estivesse inativo. Depois, ativamos o nível três e verificamos que, devido a toda a recolha automatizada, a utilização descerá para corresponder aproximadamente à verdadeira utilização ativa, permitindo-lhe, naturalmente, reduzir o número de licenças de que dispõe.

[15:54] Assim, o Open iT suporta todos estes gestores de licenças diferentes. Podem ver aqui todos os líderes de mercado, por exemplo, o FlexLM, o DSLS, o RLM e o RMS; todos eles estão reunidos numa única interface.

[16:19] Atualmente, a nossa missão consiste, essencialmente, em ajudar as empresas a reduzir os custos e a complexidade da gestão dos ativos de TI, através da medição e otimização da utilização das licenças.

[16:36] Então, por onde se começa? Em primeiro lugar, montamos um projeto-piloto, um POC. Depois, assim que recebermos a encomenda, instalamos, configuramos e damos-lhe formação sobre o Open iT, para que possamos gerar qualquer relatório ou painel de controlo de que necessite. O passo seguinte é a análise. Assim, qualquer agregação, tipo de dados ou integração externa de que necessite estará à sua disposição. E, por último, ajudá-lo-emos a otimizar o seu ambiente de licenciamento, reequilibrando portfólios, calculando ajustamentos, negociando com fornecedores — tudo o que precisar.

[17:24] Assim, assim que se registar no Open iT, terá acesso à experiência completa. Em primeiro lugar, terá à sua disposição a equipa de projeto, que estará disponível para o formar na utilização do Open iT, para gerar quaisquer relatórios de que possa necessitar e até para oferecer serviços de consultoria sobre as soluções necessárias para o seu ambiente de licenciamento. Assim, se tiver algum problema ou dúvida, poderá contar com o apoio da nossa equipa de apoio técnico e de vendas. Estarão ao seu lado, prontos para ajudar, 24 horas por dia, cinco dias por semana. E, claro, também pode adquirir o Open iT como um serviço profissional, em que nós tratamos de todo o trabalho pesado. E é tudo por agora.

[18:12] Muito obrigado pelo vosso tempo e atenção. Mas agora é a vossa vez: têm alguma pergunta a fazer-me sobre o Open iT e a apresentação que acabaram de ver? Passo a palavra a vocês.

[18:28] Mae: Obrigada, Sagi, por esta apresentação tão esclarecedora. Tenho a certeza de que muitos dos nossos ouvintes têm perguntas a fazer ao nosso orador. Por isso, estamos agora prontos para a sessão de perguntas e respostas. Recebemos várias perguntas dos nossos ouvintes através do endereço asktheexperts@openit.com. A primeira pergunta é: como é que o Open iT pode ajudar a nossa empresa a poupar mais de 30% nos custos de licenciamento?

[18:58] Sagi: Muito bem, então o Open iT pode ajudar-te a poupar mais de 30% através de algumas medidas. Em primeiro lugar, a visibilidade. Como vimos, assim que souber o que tem e como o está a utilizar, saberá onde pode reduzir custos. Além disso, poderá identificar componentes que não estão a ser utilizados no seu sistema, ou licenças que não são utilizadas durante todo o período de validade, o que lhe permitirá aproveitar as licenças ociosas e, basicamente, reduzir o número de licenças que possui.

[19:33] Mae: Obrigada. Sim, temos aqui outra pergunta. Diz: «Como é que o Open iT pode automatizar o nosso ambiente de licenciamento?»

[19:47] Sagi: Muito bem, então o vosso ambiente de licenciamento normalmente não vos dá qualquer informação. Se um servidor de licenças ficar inativo, normalmente não se dá por isso. O Open iT pode ajudá-lo a definir diferentes critérios para que, se um servidor de licenças ficar inativo, se uma licença estiver prestes a expirar ou se alguém a estiver a utilizar durante demasiado tempo, possa ser notificado sobre essa infração e reagir rapidamente. Não só o administrador pode ser notificado, como também os próprios utilizadores finais podem ser notificados. Digamos, por exemplo, que alguém tenha acedido a três licenças ao mesmo tempo, em vez de uma. O administrador recebe um alerta, mas esse utilizador também pode receber um e-mail a dizer: «Não aceda a tantas licenças.» Assim, o seu sistema fica automatizado, porque não tem de trabalhar para ele; é ele que trabalha para si. Basicamente, notifica-o se houver alguma irregularidade ou se algum dos critérios que definiu tiver sido cumprido.

[21:04] Mae: Sim, obrigada. E temos também aqui uma pergunta do Irfan. Como se distingue o tempo de inatividade do ecrã do tempo de utilização efetivo?

[21:26] Sagi: Então, em primeiro lugar, temos o tempo de execução, ou seja, quando alguém obtém uma licença e se pretende saber o tempo decorrido da sua sessão. Bem, essa informação podemos obtê-la através do gestor de licenças, porque o Open iT lê os registos, o ficheiro de licenças, o lmstat e toda a saída relacionada com licenças, a fim de identificar quem obteve uma licença, de onde, quando e assim por diante. Agora, nas próprias estações de trabalho, teremos um componente, o cliente Open iT, que monitoriza a utilização da CPU, a utilização da memória, os cliques do teclado e do rato, e consegue determinar se esse utilizador está atualmente inativo com essa aplicação ou não. Portanto, não é necessariamente o utilizador; também pode ser a própria aplicação a executar alguma simulação, a ocupar CPU, a consumir recursos, e, assim, o sistema Open iT sabe se está a ser utilizada ou se está inativa. Toda esta informação é enviada de volta para o componente central. Assim, o componente central obtém dados dos servidores de licenças, obtém dados da estação de trabalho, obtém dados de todo o lado e junta-os para os apresentar de forma coesa. Assim, será possível distinguir o tempo de inatividade do tempo de atividade e do tempo total da sessão.

[23:06] Mae: Obrigada, Sagi. E temos mais uma pergunta: o que torna o Open iT único neste domínio?

[23:13] Sagi: Ah, então, algumas coisas. Em primeiro lugar, o Open iT pode ajudá-lo a perceber qual o modelo de licença de que necessita. Será que é melhor ter uma licença local? Talvez seja melhor ter uma licença global? Ou talvez seja simplesmente melhor ter licenças baseadas no número de utilizadores? Talvez uma combinação das três seja a melhor opção. Qual é a mais adequada para a sua organização? Ora, isto é algo que o Open iT lhe pode indicar; permite-lhe realizar diferentes simulações e perceber, por exemplo, que seria melhor ter 50 utilizadores nomeados, duas licenças locais e uma licença global. Como cada organização tem um padrão de utilização diferente — algumas têm sessões curtas, outras têm sessões longas e outras ainda têm uma combinação das duas —, com base nisso, o Open iT pode indicar-lhe qual o modelo mais adequado. Não só isso: além de indicar qual é, de facto, a melhor opção para si ou a configuração ideal, o Open iT também pode ajudá-lo a quantificar o custo em dólares, como já viu. É isto que distingue o Open iT dos seus concorrentes, porque pode introduzir os seus direitos de utilização, os seus contratos e tudo o resto no sistema, e ter os dados consolidados e apresentados em relatórios e em tudo o que precisar, o que faz com que o Open iT se destaque realmente nesse aspeto. Por isso, diria que há muitas coisas, mas destacaria duas. Em primeiro lugar, podemos ajudá-lo a perceber qual o modelo de licença mais adequado para si e como calculá-lo. E também podemos ajudá-lo a compreender o valor de custo das licenças. Por exemplo, se pretender fazer um chargeback, poderá saber exatamente quanto faturar a cada departamento.

[25:23] Mae: Obrigada, creio que estas foram todas as perguntas. Muito obrigada por todas as perguntas que enviaram. E com isto termina o nosso webinar. Obrigada, Sagi, e a todos os participantes; se tiverem alguma pergunta para o nosso orador, não hesitem em enviar um e-mail ao Sagi para s.reuven@openit.com. Visitem também o nosso site em openit.com para agendar uma demonstração e saber mais sobre as nossas soluções. Aproveito ainda esta oportunidade para vos convidar a ouvir o nosso podcast, «Talk IT at SAM», dedicado à engenharia, no Spotify, Amazon Music, Apple Podcasts e Google Podcasts. E se tiverem quaisquer pedidos, sugestões ou comentários, escrevam-nos para podcast@openit.com. Teremos todo o prazer em ajudá-los na vossa jornada de otimização de software. Mantenha-se sempre atualizado, siga-nos nas redes sociais. Mais uma vez, sou a Mae, a sua apresentadora de hoje. Obrigada e fiquem bem.

[26:27] Sagi: Muito bem, muito obrigado a todos, tenham um dia maravilhoso. Obrigado.