Les audits de logiciels ont coûté des millions de dollars à plus de la moitié des entreprises de divers secteurs d'activité en raison de leur non-conformité. Ce constat alarmant souligne la nécessité pour les entreprises d'approfondir et de réévaluer leurs pratiques de gestion des licences logicielles (SLM) et de renforcer leur conformité.
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Amendes par millions pour les audits de logiciels
Les fournisseurs de logiciels procèdent régulièrement à des audits auprès de leurs clients afin de vérifier le respect des accords de licence. Ces audits ont pour but de confirmer que l'utilisation du logiciel correspond au nombre d'utilisateurs et d'appareils sous licence, ainsi qu'aux conditions convenues. Toutefois, ces audits révèlent souvent des violations de la conformité, ce qui entraîne des amendes substantielles pour les utilisateurs.
Selon une récente étude ITAM, 55% des entreprises ont déclaré avoir payé à leurs fournisseurs un demi-million de dollars ou plus au cours des trois dernières années pour cause de non-conformité. Près de 24 % ont déboursé 10 millions de dollars ou plus pour des audits de logiciels au cours de la même période.
Outre les pertes financières significatives liées aux amendes pour non-conformité, les entreprises peuvent encourir des coûts indirects tels que des frais juridiques et des perturbations opérationnelles. Les frais juridiques peuvent rapidement grimper au fur et à mesure que les entreprises s'attaquent à des questions de conformité complexes. Les perturbations opérationnelles dues à la suspension de l'accès aux logiciels peuvent créer des goulets d'étranglement, bloquer des projets et réduire la productivité, ce qui peut entraîner des retards importants dans les délais des projets.
Les éditeurs de logiciels fournissent des données sur l'utilisation des licences. Mais ces données sont souvent loin de refléter l'utilisation réelle, ce qui compromet les efforts de préparation à l'audit.
Logiciels d'ingénierie et de spécialité : Les logiciels d'ingénierie et les logiciels spécialisés : pas vraiment adaptés à l'audit
Dans les secteurs à forte intensité d'ingénierie et de conception tels que la construction, la fabrication, l'automobile, l'aérospatiale, le pétrole et le gaz, l'énergie et l'armée, les principaux fournisseurs de solutions tels qu'Autodesk, Siemens NX, Dassault Systèmes, Bluebeam et Hexagon imposent une adhésion stricte aux accords de licence. Pour les organisations qui utilisent ces outils, il est impératif de maintenir la conformité et la préparation à l'audit.
Toutefois, les solutions d'ingénierie et de spécialité présentent souvent des risques plus élevés en matière d'audit logiciel en raison des facteurs suivants :
Accords de licence complexes: Les contrats avec les fournisseurs peuvent être complexes, avec des termes et conditions variés pour différents types d'utilisation. Pour s'y retrouver dans ces accords, il faut des compétences et des outils spécialisés dont beaucoup d'organisations ne disposent pas.
Des changements technologiques rapides: Les avancées technologiques remodèlent continuellement les modèles de licences logicielles. Les organisations ont souvent du mal à mettre à jour les piles technologiques en raison des coûts élevés, des contraintes de temps et de la réticence des dirigeants à adopter de nouvelles technologies, ce qui complique les efforts de mise en conformité.
Environnements logiciels décentralisés: Dans les grandes entreprises, la gestion des logiciels est souvent fragmentée entre les départements ou les unités opérationnelles, ce qui entraîne des incohérences et des lacunes en matière de conformité.
Mauvaises pratiques des utilisateurs. Les mauvaises habitudes des utilisateurs, telles que l'accaparement de licences, le camping de licences et le fait de ne pas réintégrer les licences dans le pool, peuvent entraîner des divergences entre l'utilisation déclarée et l'utilisation réelle lors d'un audit. Les organisations peuvent avoir du mal à justifier les chiffres d'utilisation rapportés aux auditeurs, ce qui entraîne des amendes et des pénalités potentielles.
Utilisation réelle de la licence : La clé de l'audit des logiciels
Les données relatives à l'utilisation des licences jouent un rôle crucial dans ce processus, en aidant les entreprises à comprendre comment leurs licences logicielles sont utilisées, à identifier les problèmes de conformité potentiels et à optimiser l'attribution des licences pour éviter à la fois la sur-utilisation et la sous-utilisation.
Les fournisseurs fournissent généralement des indicateurs de base, tels que le nombre de licences émises et la durée d'utilisation. Toutefois, ces informations ne donnent souvent pas une vision complète et précise de l'utilisation réelle des logiciels. Elles ne comprennent généralement que des informations de surface, sans détailler le comportement des utilisateurs, les heures de pointe ou les interactions spécifiques avec les applications. Par conséquent, les organisations peuvent avoir du mal à comprendre pleinement leurs actifs logiciels, ce qui entraîne des inefficacités, des allocations de licences non optimisées et des risques accrus de non-conformité.
Atténuer les risques liés à l'audit des logiciels grâce à l'Open iT
Open iT, l'un des principaux fournisseurs de solutions de gestion des licences logicielles pour l'ingénierie et les applications spécialisées, s'attaque aux risques d'audit en offrant une visibilité granulaire sur l'utilisation des actifs logiciels. Cette visibilité permet d'obtenir des mesures détaillées, des rapports robustes sur les licences et des informations exploitables, ce qui contribue de manière significative à améliorer la préparation à l'audit.
Open iT atténue la complexité des audits de logiciels et garantit la conformité grâce à plusieurs stratégies clés et bonnes pratiques :
- Suivi complet des licences: Suivi détaillé de tous les appareils et utilisateurs, y compris les licences simultanées, les licences d'utilisateurs nommés et les licences verrouillées par nœud.
- Contrôle de l'utilisation en temps réel: Surveillance continue pour détecter les anomalies et les problèmes de conformité potentiels dès qu'ils surviennent.
- Rapports et analyses automatisés: Des outils robustes génèrent des rapports détaillés et personnalisables sur l'utilisation des licences, le statut de conformité et les risques potentiels.
- Rapprochement des licences: Comparaison minutieuse de l'utilisation réelle des logiciels avec les licences achetées afin d'identifier et de traiter rapidement les divergences.
- Alertes de conformité: Alertes configurables en cas de non-conformité potentielle, permettant une action corrective proactive.
- Analyse des données historiques: Conserve l'historique de l'utilisation des logiciels à des fins de conformité à long terme et de documentation d'audit.
- Simulation de scénarios de licence: Permet de simuler différents scénarios de licence afin d'optimiser l'utilisation des licences et de garantir la conformité.
- Amélioration des négociations avec les fournisseurs: Des informations détaillées sur l'utilisation améliorent les positions de négociation avec les fournisseurs.
- Capacités de rétrofacturation et de rétrocession: Favorise la responsabilisation en attribuant les coûts des logiciels à des départements ou des projets spécifiques. Cette transparence garantit que toutes les parties de l'organisation sont conscientes de leur utilisation des logiciels et des coûts associés, ce qui favorise la conformité.
- Intégration aux systèmes existants: Intégration transparente avec les systèmes informatiques et de gestion des logiciels existants pour une approche unifiée de la gestion des actifs logiciels.
Être prêt pour l'audit grâce à l'informatique ouverte
Avec 25 ans d'expérience dans le soutien aux industries disposant de vastes portefeuilles de licences d'ingénierie - y compris la construction, l'énergie, la fabrication, l'aérospatiale, la défense et les agences gouvernementales - Open iT excelle à aider les entreprises à naviguer dans les méandres des licences de logiciels et à éviter les pièges de la non-conformité et des audits de logiciels.
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