L'un des moyens les plus faciles de dépasser son budget logiciel est la fameuse clause de "true-up" dans un accord de licence logicielle. Même lorsqu'une équipe ITAM solide est en place, nous constatons souvent que les entreprises sont pénalisées pour les dépassements de licence lorsque leur contrat arrive à échéance.
Le problème se pose souvent lorsque les services informatiques adoptent une approche passive de la gestion et de l'audit de leurs licences logicielles, en se fiant plutôt au point de vue du fournisseur. Cette attitude les rend entièrement dépendants de l'interprétation des accords logiciels par le fournisseur. En conséquence, ils acceptent souvent le point de vue du fournisseur sur l'utilisation annuelle de leurs licences, au lieu de présenter de manière proactive leur propre évaluation, étayée par des rapports complets.
DEMO : Éviter les pénalités de renouvellement !
Le risque de ne pas tenir compte des clauses d'ajustement (True-Up)
Un examen approfondi de nombreux modèles et accords de licence de logiciels révèle souvent une clause de rattrapage discrète. Des entreprises comme Microsoft, IBM, Oracle, Autodesk et SAP sont plus enclines à appliquer ces accords, et les sanctions en cas de non-respect peuvent être considérables.
Prenons l'exemple de l'accord Passport Advantage d'IBM. Les clients sont d'abord attirés par ce modèle de licence logicielle en raison des remises accordées. Pourtant, au moment du renouvellement, ils peuvent être choqués par une pénalité qui équivaut à deux années de coûts de maintenance rétrospectifs pour le logiciel. Pour éviter cette pénalité, il faut contrôler avec diligence l'utilisation du logiciel au cours des deux années précédentes, en s'appuyant sur des rapports concrets.
Si seulement il existait une clause de réduction de la valeur réelle dans les accords de licence de logiciel
Malheureusement, aucun éditeur de logiciels ne semble proposer d'option de réduction, mais vous pouvez gérer cette situation vous-même en adoptant une approche ciblée de la gestion des licences. Ce n'est pas toujours facile ; la vaste gamme de produits offerts par IBM et Microsoft exige généralement que les droits et l'utilisation soient évalués pour presque chaque personne dans l'entreprise pour un ensemble de produits.
Cependant, les bénéfices peuvent être considérables, avec des réductions de coûts dans des pourcentages à deux chiffres, sans compter qu'une pénalité de mise à jour pour une grande entreprise peut dépasser un million de dollars. Voici quelques mesures que vous pouvez prendre pour atténuer et réduire à la fois les risques et les coûts liés à vos accords de licence de logiciel.
Visibilité sur l'ensemble de votre portefeuille de licences: La clé de la gestion du True-Up
La gestion de l'actualisation est plus facile à dire qu'à faire. Si vous avez centralisé le contrôle de toutes vos licences, vous êtes sur la bonne voie. Toutefois, ce n'est pas le cas de nombreuses entreprises, en particulier les multinationales et les organisations orientées vers les projets, telles que les entreprises de construction.
Il peut y avoir plusieurs accords pour le même logiciel dans différentes juridictions, parfois avec la société mère ainsi qu'avec des partenaires, avec différents termes et conditions, types de licences et dates de renouvellement.
Souvent, un accord de licence de logiciel est conclu pour l'achat d'un logiciel spécifique à un grand projet, même si le logiciel est déjà largement utilisé au sein de l'organisation. Vous devez être en mesure de contrôler chaque licence au sein de votre organisation, de savoir qui l'utilise, à quelle fréquence elle est utilisée (ou non) et si elle est conforme à votre contrat de licence de logiciel.
Avant d'y parvenir, vous devez faire deux choses : concevoir une stratégie d'optimisation et de gestion des produits logiciels les plus susceptibles de vous causer des maux de tête en matière d'harmonisation et d'audit, avec des objectifs, des cibles et des indicateurs de performance clés ; et acheter un gestionnaire de licences logicielles qui vous assistera dans votre démarche.
Vous disposez peut-être déjà d'un produit, mais si vous avez un logiciel spécialisé, vous devrez peut-être le remplacer ou l'enrichir d'un produit complémentaire qui couvre les lacunes du produit actuel. Par exemple, les produits généraux de gestion des actifs logiciels (SAM) ne peuvent pas répondre aux complexités de logiciels tels que MathWorks ou de systèmes ERP tels que SAP. Vous devrez évaluer si le logiciel de gestion des actifs logiciels vous donne la bonne visibilité pour les produits qui posent le plus de problèmes.
Une fois que vous avez une supervision complète du logiciel propriétaire du fournisseur qui présente le plus grand risque d'audit et d'ajustement, vous pouvez identifier où se situent les risques, en fonction de l'utilisation et de l'accès.
Vérifier les licences et fonctionnalités inutilisées, dormantes et BYOL
Vous devez définir quelques règles de gestion pour déterminer si une licence est inactive ou inutilisée, par exemple si elle n'a pas été utilisée au cours des 30 derniers jours ou si elle n'a été utilisée qu'à hauteur de 10 % en moyenne sur une période de 90 jours.
Vous devez également déterminer si le type de licence correspond aux besoins de l'employé. Par exemple, l'utilisateur peut disposer d'une licence d'utilisateur nommé mais ne l'utiliser que 20 % du temps, ce qui indiquerait qu'une licence simultanée serait une meilleure option.
De même, vous pouvez avoir un utilisateur qui possède une version premium du produit, comme Microsoft Office Professional, mais qui n'utilise que Word et Excel.
Il est également conseillé de vérifier auprès de votre responsable des ressources humaines que lorsqu'un employé quitte l'entreprise ou est muté, le processus de gestion comprend une notification à votre équipe de gestion des actifs logiciels. Ainsi, toutes les licences attribuées à cet employé seront retirées, soit pour être réaffectées à un autre employé, soit pour être retirées du prochain contrat de licence logicielle s'il n'est plus adapté à vos besoins.
Un autre point à surveiller est le risque d'être pénalisé si un employé ou un entrepreneur utilise innocemment son propre logiciel (BYOL ou "bring your own license"). Ce risque a toujours existé lorsque des projets sont menés sur différents sites, en particulier dans le secteur de la construction, mais il s'est considérablement accru depuis l'expansion rapide du travail à distance au cours des dernières années.
Vous devez formuler une politique claire en ce qui concerne l'utilisation des appareils personnels des employés (BYOD) et des logiciels sous licence sur ces appareils. Vous devez également lire les petits caractères du contrat de chaque fournisseur pour savoir si une telle utilisation entraînera des mesures punitives lors de la prochaine session de "mise à jour" ou avant.
Évaluer les achats excessifs de licences et de fonctionnalités
Une fois que vous avez identifié les licences et les fonctionnalités excédentaires, vous pouvez déterminer si elles doivent être conservées en vue d'une croissance future à court terme ou si vous pouvez retirer les licences et/ou les fonctionnalités superflues de votre portefeuille.
La possibilité de le faire immédiatement ou seulement au moment du renouvellement dépend à la fois du fournisseur et de l'accord que vous avez conclu avec lui. Vous pouvez également décider s'il peut être avantageux de modifier votre système de licence pour la gamme de produits d'un fournisseur jusqu'à la classe d'utilisateur.
Les choix sont vastes et propres à chaque fournisseur et au degré d'intégration du produit dans l'entreprise. Les superutilisateurs peuvent se voir attribuer des licences d'utilisateurs nommés, tandis que les utilisateurs sporadiques peuvent se voir accorder l'accès à un pool de licences concurrentes.
En cas d'utilisation globale importante, une licence de site ou une licence globale peut être la meilleure option.
Une combinaison de licences sur site et de licences SaaS peut également être envisagée. C'est là qu'une équipe SLM/SAM dédiée et une solution complète de gestion des licences logicielles pourraient réellement permettre à l'entreprise de réaliser d'importantes économies.
Nous avons un cas où un spécialiste SAM très motivé a atteint un taux d'efficacité de 95 % pour un logiciel d'ingénierie majeur et d'autres cas où des économies de plus d'un million de dollars ont été réalisées.
Les approches communes à toutes ces organisations étaient la centralisation de la gestion des licences, l'acquisition d'une solution de gestion des licences logicielles de qualité industrielle, la capacité d'évaluer l'utilisation des produits et des fonctionnalités jusqu'au niveau de l'employé, et des politiques claires d'utilisation des logiciels associées à une formation continue des utilisateurs.
Définir des politiques qui garantissent une utilisation optimale
En général, les employés n'abusent pas de l'utilisation des licences de logiciels ; ils peuvent ne pas être conscients du coût d'une connexion à un logiciel qu'ils n'utilisent pas parce qu'ils sont partis à une réunion ou qu'ils prévoient de l'utiliser le lendemain, de sorte qu'ils se connectent pendant la nuit pour que le produit soit disponible le lendemain matin.
La meilleure façon d'y remédier est de combiner des politiques logicielles clairement définies avec l'éducation et la formation. Si vous disposez de pools de licences pour les utilisateurs simultanés et que vous n'avez pas encore mis en œuvre cette pratique, vous devriez envisager la récolte de licences.
Examinez votre politique d'utilisation des logiciels pour vous assurer qu'elle stipule la durée pendant laquelle une licence logicielle peut rester inactive avant d'être récupérée et remise dans le pool, par exemple 15 minutes.
Pour les multinationales dont les employés travaillent 24 heures sur 24 dans des fuseaux horaires différents, il peut être souhaitable de limiter l'accessibilité par région géographique afin d'éviter les encombrements lorsque les heures de travail se chevauchent. Vous pouvez y parvenir en définissant les paramètres de temps d'utilisation pour chaque région.
Ces plages horaires doivent être clairement stipulées dans le(s) document(s) de votre police d'assurance.
Informer et éduquer tous les utilisateurs
Des sessions de formation périodiques doivent être organisées pour familiariser les nouveaux employés avec vos politiques en matière de logiciels, ainsi que des sessions de remise à niveau, notamment en cas de modification d'une politique, d'introduction d'un nouveau logiciel ou d'un nouveau type de licence pour un logiciel existant.
Les utilisateurs d'Autodesk Token Flex et de logiciels similaires basés sur des jetons doivent savoir que le temps réel de connexion et de déconnexion peut se traduire par un coût radicalement différent parce qu'ils ont travaillé sur deux plages horaires au lieu d'une, alors qu'ils n'ont été connectés que pendant quelques minutes.
Les modalités d'application de la récolte des licences doivent être clairement expliquées, de même que les règles, par exemple si le travail est sauvegardé avant la récolte.
La théorie, c'est très bien, mais rien ne vaut la pratique. Les rétrocessions départementales montrent au responsable du département concerné comment les équipes conservent les licences parce que le coût de ces licences est désormais imputé au budget du département, et il ou elle veillera à ce qu'il y ait le moins de gaspillage possible.
Cette solution est également plus équitable car, en l'absence de rétrocessions, les coûts de licence sont entièrement supportés par les TIC, même si elles n'utilisent pas les applications.
Naturellement, il ne s'agit pas d'une approche brutale et une gestion appropriée du changement doit être appliquée tout au long de la transition vers la récolte et/ou la rétribution. Il serait également possible d'introduire une ludification du passage à l'efficacité des permis, avec des incitations pour les utilisateurs les plus efficaces.
Parvenir à un état d'harmonie avec vos fournisseurs
Il est évident que cela ne se fait pas du jour au lendemain, mais lorsque vous serez en mesure de surveiller et de contrôler la manière dont les licences sont utilisées au sein de votre entreprise, vous serez en mesure de prendre les devants avec vos fournisseurs plutôt que d'être incapable d'argumenter leur évaluation de l'utilisation des logiciels au cours de la période écoulée.
La facture "d'ajustement" devient un héritage du passé et non un choc désagréable qui affecte le budget de votre logiciel pour l'année fiscale suivante. Si vous constatez que vos coûts vont dépasser l'estimation que vous avez faite il y a un an, vous êtes au moins préparé à tout paiement supplémentaire et vous pouvez le provisionner rapidement.
Notre expérience dans les secteurs de l'ingénierie et des sciences, allant de l'énergie et de l'automobile à l'optique et aux produits pharmaceutiques, nous a donné un aperçu unique des nombreux produits logiciels spécialisés utilisés dans ces secteurs, ainsi que des problèmes et des obstacles potentiels en matière de licences.
Nous ne nous contentons pas de fournir des solutions logicielles robustes ; nous apportons plus de 20 ans d'expertise dans le secteur et une équipe dévouée de consultants et de conseillers pour vous aider dans votre parcours de gestion des licences logicielles.
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