ソフトウェア 使用状況を効果的に把握し、生産性を向上させる方法

生産性の向上は、ビジネスで成功するための最も重要な方法の一つであり、特にレイオフが一般化しつつあるこの厳しい経済環境においては、その重要性はますます高まっています。

生産性の向上を実現するのは簡単なことではありません。

そのため、経営者はしばしば、従業員がより速く、より賢く、より競争力のある仕事をするための新しい手法や診断ツールを求めているのです。

企業は、従業員のアプリケーション利用パターンに関する情報を十分に活用できていない場合が多い。

一部の企業が認識していないのは、ソフトウェア の使用状況を追跡することの利点は、ライセンスの使用効率の向上にとどまらず、従業員の行動や生産性の向上にも活用できることです。

では、どうすればいいのか。

ソフトウェア の使用状況は、正確なソフトウェア モニタリングツールの支援により追跡することができます。

ソフトウェア の使用量を正確に計測する、パワフルで使いやすいツールが必要です。

アプローチと利点

ソフトウェアの使用状況を追跡することで、会社に利益をもたらす方法をいくつか紹介します。

1.各従業員が使用しているソフトウェア のライセンス数を把握する。

環境における「ライセンスホッグ」「ライセンスキャンパー」を発見する。

ライセンスホッグとは、不必要に複数のライセンスをチェックアウトしたり、同時に使用したりする人のことです。

業界によっては、一度に複数のライセンスを使用する正当な理由がある場合もあります。

しかし、このようなユーザーの行動が会社のポリシーに反するものであれば、是正した方がよいでしょう。

また、朝、ソフトウェア のライセンスをチェックアウトするユーザーもいますが、これは、その日のうちに実際に必要となるかもしれないライセンスが利用可能であることを確認するため以外の理由はありません。

このタイプのユーザーは、ライセンスキャンパーとタグ付けされています。

ソフトウェア の最大活用を妨げるもう一つの一般的なシナリオは、タスク終了後にアプリケーションを閉じることを怠り、その後、別のタスクを行うために同じアプリケーションの別のインスタンスを開いてしまうユーザーがいる場合です。

環境におけるライセンス占有やキャンピングカーは、拒否やユーザーからの苦情につながる可能性があります。正確な使用状況レポートがなければ、IT管理者は追加ライセンスの購入が必要であると誤って判断してしまうかもしれません。

しかし、ソフトウェア の利用状況を効果的に把握することで、免許の乱用やキャンピングカーを簡単に発見することができます。

さらに、正確な利用状況を把握することは、アプリケーションを効率的に利用するメリットを従業員に伝える上でも有効です。

ソフトウェア の使用履歴は、望ましくないユーザーの行動を特定するのに非常に役立ちますが、ソフトウェア ライセンスの使用情報をリアルタイムで表示する監視ツールは、その場で行動を阻害するのにさらに役立ちます。

このようなツールを使えば、管理者は、ある機能に対して現在どれだけのライセンスが使われているか、そのライセンスがチェックアウトされた時間、そのライセンスのユーザーは誰なのかを確認することができます。

2.従業員がソフトウェア を使用しているかどうかを追跡する。

管理者が完全なデータ分析のためにさまざまな指標でレポートを作成できる、強力で柔軟な計測・レポートツールは、従業員が実際にソフトウェア を使用しているかどうかを特定するのに役立ちます。

これらのレポートには経過時間の指標があり、管理者はユーザーが特定のアプリケーションをどのくらいの時間使用しているかを確認することができます。

上記のレポートでは、経過時間が非常に短いだけでなく、3週間以上ソフトウェア にアクセスしていないユーザーが何人もいます。

これは、ライセンスの使用状況を最適化する際の貴重な情報です。

また、実際には指名ユーザーである必要がないユーザーもいる可能性があり、その場合はライセンスを解放して有効活用することも可能です。

3.新規アプリケーションのユーザー導入状況の把握

同じアプリケーションの異なるバージョンの使用状況を比較するツールは、ユーザーが新しいアプリケーションを採用しているかどうかを判断するのに非常に役立ちます。

上の図は、あるアプリケーションの2つのバージョンについて、使用状況を時系列で比較したレポートの例です。

このレポートから、サポートやトレーニングのニーズを発見し、ユーザー導入と生産性を向上させる方法を見つけることができます。

ソフトウェア使用状況の監視のメリットを最大限に活用するには、正確で完全なソフトウェア使用状況情報を収集するツールを選択して、組織の実際のソフトウェア使用状況を理解し、ソフトウェアとメンテナンスへの投資を最大化し、従業員の生産性を向上させます。

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