5 Estratégias eficazes para se manter forte nas renovações de software 

A renovação de licenças de software é algo com que todas as organizações se deparam, seja uma vez por ano ou com maior frequência. É fácil encarar isto como uma tarefa rotineira, mas pode ser uma excelente oportunidade para poupar dinheiro e tomar decisões mais sensatas.

Os fornecedores apresentam frequentemente os seus próprios pacotes de preços, ofertas especiais e relatórios de utilização que sustentam a sua posição na negociação. É por isso que é importante que se prepare para cada renovação de licença com os dados certos, objetivos claros e uma estratégia inteligente.

Este artigo apresenta cinco estratégias fundamentais para o ajudar a tirar o máximo partido de cada renovação de licença:

• Reveja as tendências históricas de utilização antes de renovar
• Utilizar os relatórios de eficiência e as recusas para orientar as renovações
• Definir alertas para a expiração da licença e saídas longas
• Utilizar o chargeback para alinhar os custos com a utilização
• Corresponder o tipo de licença às necessidades reais do utilizador

Também irá ver como a Aibel, uma empresa global do setor energético, utilizou estas ideias para melhorar o seu planeamento de licenças e atingir uma eficiência de utilização superior a 99% com o Open iT.

Independentemente da dimensão da sua empresa, as decisões inteligentes que tomar hoje em matéria de renovação de software podem traduzir-se em grandes poupanças no futuro.

DEMO: Prepare-se, não reaja!

Estratégia n.º 1: Analise as tendências históricas de utilização antes de renovar

Antes de cada renovação de software, reserve algum tempo para analisar as tendências históricas de utilização. Em vez de se basear no número atual de colaboradores ou no contrato do ano passado, analise dados reais.

Pode utilizar os relatórios do Open iT para explorar:

• Que aplicações e funcionalidades são mais (e menos) utilizadas
• Padrões de utilização por utilizador, departamento e localização
• Picos de utilização diários, semanais e sazonais
• Que licenças estão constantemente inactivas ou subutilizadas

Olhar para o passado é a forma de se preparar para o futuro. E, no que diz respeito ao licenciamento de software, esse futuro chega rapidamente. Quanto melhores forem os seus dados de utilização, melhores serão as suas decisões relativas à renovação de licenças.

Para obter mais funcionalidades de previsão, pode explorar:

• LicençaPredictor – para prever tendências de utilização com base em padrões históricos
• LicençaPlaneador – para alinhar a oferta de licenças com as alterações na força de trabalho e nos projetos

Quer ver os padrões de utilização em ação? Veja a demonstração: Open iT Reports: Mapa de calor da utilização de licenças – uma forma de visualizar quando e como as suas licenças são utilizadas ao longo do tempo.

Estratégia n.º 2: Utilizar relatórios de eficiência e de recusa para orientar as renovações

Quando chegar a altura de renovar a licença de software, há duas questões que devem orientar as suas decisões:

1. Estamos a utilizar as nossas licenças de forma eficiente?

2. Os nossos utilizadores estão a ser impedidos de aceder às ferramentas de que necessitam?

Open iT’s LicenseAnalyzer™Nível 1 da iT ajuda a responder a ambas as questões. Proporciona uma visão clara dos picos de utilização, da saturação das licenças e das recusas de acesso dos utilizadores, para que possa tomar decisões mais inteligentes e equilibradas.

Podes utilizá-lo para:

• Identifique quantas licenças são necessárias para satisfazer 95% ou 99% da procura
• Acompanhar quando e onde ocorrem as recusas de licenças, e com que frequência
• Identificar licenças subutilizadas versus licenças sobreutilizadas

Estes dados ajudam-no a reduzir custos desnecessários, evitando simultaneamente perturbações no fluxo de trabalho. Além disso, reforçam a sua posição nas negociações com os fornecedores relativamente à renovação de licenças de software.

Para demonstrações guiadas, consulte:

Relatórios da Open iT: Gráfico de Eficiência de Licenças - mediro uso em relação aos limites para dimensionar corretamente as contagens de licenças

Open iT Reports: Recusas de licença— saiba como detetar e resolver problemas de acesso às licenças antes que estes afetem a produtividade

As melhores decisões em matéria de renovação de licenças resultam de uma análise de ambos os pontos de vista: o que está a funcionar e onde é que os utilizadores estão a ter dificuldades.

Licenças inactivas? São um risco de renovação. Assista ao nosso webinar "Idle No More: Reclaiming and Reallocating Underused Licenses" para saber como recuperar e reatribuir activos não utilizados antes do seu próximo ciclo de renovação. Aqui está o seu convite para ver a gravação.

Estratégia n.º 3: Definir alertas para o fim da validade das licenças e para empréstimos de longa duração

Ignorar a data de validade de uma licença ou permitir que os utilizadores a mantenham por demasiado tempo pode levar a recusas, desperdício e decisões precipitadas sobre a renovação das licenças. Estas questões são fáceis de ignorar até começarem a causar perturbações.

Defina alertas automáticos para antecipar problemas e acompanhar comportamentos que afetem o planeamento das renovações.

Utilizar os alertas para:

• Acompanhar e receber alertas sobre as próximas datas de caducidade das licenças
• Detetar verificações de licenças que demoram muito tempo ou que estão inativas
• Notificar os utilizadores quando a utilização excede os limites definidos
• Identificar padrões que conduzem a recusas ou à acumulação desnecessária de licenças

Estas informações contribuem para um processo de renovação de licenças mais simples e preciso — um processo baseado na utilização, e não em suposições.

Cliente em destaque: O prazo de renovação da licença da Aibel

A Aibel, uma empresa global de serviços energéticos, descobriu que as suas licenças estavam a ser consumidas, mesmo durante os períodos de inatividade. Utilizando o LicenseAnalyzer™ Nível 3 e Analysis Server, implementaram alertas, recolha de licenças e relatórios baseados em painéis de controlo para identificar e corrigir a utilização ociosa.

Ao aumentar a visibilidade e promover a responsabilização dos utilizadores, melhoraram o comportamento diário em matéria de licenças e alcançaram uma eficiência de utilização das licenças superior a 99%.

A história da Aibel é um exemplo claro de como as decisões baseadas em dados podem conduzir a renovações de licenças de software mais inteligentes e sustentáveis.

Quer ler a história completa da Aibel? Consulte: ««Aproveitar os dados de utilização para otimizar as licenças e melhorar as negociações com os fornecedores»

Estratégia n.º 4: Utilizar o chargeback para alinhar os custos com a utilização

Quando uma equipa utiliza um software, mas é outra que paga por ele, é difícil tomar decisões justas ou fundamentadas sobre a renovação das licenças de software. Um modelo de refacturação ajuda a atribuir os custos aos grupos que realmente utilizam as licenças.

Esta abordagem ajuda-o:

• Distribuir os custos das licenças pelas equipas certas
• Incentivar hábitos de utilização responsáveis
• Tornar os orçamentos e as necessidades de software mais transparentes
• Apoiar o planeamento da renovação com dados baseados na utilização

Ao associar o custo das licenças à procura real, o chargeback promove conversas mais informadas sobre a renovação de software — e ajuda a reduzir o desperdício antes do próximo ciclo de renovação de licenças.

Quer saber mais sobre como implementar o chargeback pela utilização de software? Visite a nossa página sobre cobranças de custos de TI

Estratégia n.º 5: Adequar os tipos de licença às necessidades reais dos utilizadores

Nem todos os utilizadores necessitam do mesmo tipo de acesso, e nem todas as licenças devem ter o mesmo custo. Atribuir o tipo de licença adequado ao comportamento real de cada utilizador é uma das formas mais eficazes de reduzir custos e melhorar os resultados da renovação das licenças.

A análise dos padrões de utilização ajuda-o:

• Atribuir licenças de acesso total a utilizadores intensivos
• Transferir utilizadores ocasionais ou pouco frequentes para pools partilhados ou simultâneos
• Avaliar modelos de pagamento por utilização ou de fichas para uma procura flexível
• Ajuste a sua combinação de tipos de licença antes das negociações de renovação das licenças

Ao adaptar os tipos de licença à forma como as pessoas realmente trabalham, evita-se pagar por acesso de que ninguém precisa — e garante-se que os utilizadores certos tenham sempre o que precisam.

É também aqui que o planeamento da renovação de software se torna mais estratégico. Em vez de se limitar a renovar o que já possui, pode reestruturar o seu modelo de licenças para se adequar melhor à sua força de trabalho e à sua carga de trabalho.

Reflexão final: Prepara-te, não reajas

As renovações de licenças de software não recompensam a reatividade — recompensam a preparação. Ao analisar as tendências históricas de utilização, recorrer a relatórios de eficiência e de recusa, definir alertas para o vencimento das licenças e para o comportamento de utilização, alinhar os custos com a utilização real e adequar os tipos de licença às necessidades reais dos utilizadores, cria-se as condições para renovações de licenças mais inteligentes.

Cada uma das cinco estratégias apresentadas neste guia pode ser implementada gradualmente, mas, em conjunto, constituem um processo que não só é económico como também escalável e preparado para o futuro. Quer esteja a gerir cinco ferramentas ou cinquenta, os dados certos fazem toda a diferença.

A Open iT pode ser o seu parceiro para transformar as renovações de software em vitórias estratégicas. Marque uma demonstração ou peça para um representante o contactar para saber como.

Agende uma demonstração e crie uma estratégia de renovação de licenças pronta para o futuro.