A renovação de licenças de software é algo com que todas as organizações lidam, quer seja uma vez por ano ou mais frequentemente. É fácil tratá-la como uma tarefa de rotina, mas pode ser uma óptima oportunidade para poupar dinheiro e tomar decisões mais inteligentes.
Os fornecedores trazem frequentemente os seus próprios pacotes de preços, ofertas especiais e relatórios de utilização que apoiam o seu lado do negócio. É por isso que é importante ir preparado para cada renovação de licença, com os dados certos, objectivos claros e uma estratégia inteligente.
Este artigo partilha Cinco estratégias-chave para o ajudar a tirar maior partido de cada renovação de licença:
Verá também como a Aibel, uma empresa global de energia, utilizou estas ideias para melhorar o planeamento das suas licenças e alcançar uma eficiência de utilização superior a 99% utilizando a Open iT.
Independentemente da dimensão da sua empresa, decisões inteligentes de renovação de software hoje podem levar a grandes poupanças amanhã.
DEMO: Prepare-se, não reaja!
Estratégia n.º 1: Rever as tendências históricas de utilização antes de renovar
Antes de cada renovação de software, dedique algum tempo a estudar as tendências históricas de utilização. Em vez de se basear no número atual de funcionários ou no contrato do ano passado, procure dados reais.
É possível utilizar os relatórios da Open iT para explorar:
- Que aplicações e funcionalidades são mais (e menos) utilizadas
- Padrões de utilização por utilizador, departamento e localização
- Picos de utilização diários, semanais e sazonais
- Que licenças estão constantemente inactivas ou subutilizadas
Olhar para o passado é a forma de se preparar para o futuro. E no licenciamento de software, esse futuro chega rapidamente. Quanto melhores forem os seus dados de utilização, melhores serão as suas decisões de renovação de licenças.
Para mais capacidades de previsão, pode explorar:
- LicençaPreditor - para prever tendências de utilização com base em padrões históricos
- LicençaPlaneador de licenças - para alinhar o fornecimento de licenças com a força de trabalho e as alterações do projeto
Quer ver os padrões de utilização em ação? Veja a demonstração: Relatórios do Open iT: License Usage Heatmap - uma forma de visualizar quando e como as suas licenças são utilizadas ao longo do tempo.
Estratégia n.º 2: Utilizar relatórios de eficiência e de recusa para orientar as renovações
Quando chega a altura de renovar as licenças de software, há duas questões que devem orientar as suas decisões:
- Estamos a utilizar as nossas licenças de forma eficiente?
- Os nossos utilizadores estão a ser impedidos de aceder às ferramentas de que necessitam?
Open iT's LicenseAnalyzer™Nível 1 ajuda a responder a ambos. Ele fornece visibilidade clara dos picos de uso, saturação de licenças e recusas de usuários, para que você possa tomar decisões mais inteligentes e equilibradas.
Pode ser utilizado para:
- Identificar quantas licenças são necessárias para satisfazer 95% ou 99% da procura
- Acompanhar quando e onde ocorrem as recusas de licenças, e com que frequência
- Identificar licenças subutilizadas versus licenças sobreutilizadas
Estes dados ajudam-no a reduzir custos desnecessários e a evitar interrupções no fluxo de trabalho. Também reforça a sua posição quando negoceia renovações de licenças de software com os fornecedores.
Para demonstrações guiadas, consulte:
Relatórios da Open iT: Gráfico de Eficiência de Licenças - mediro uso em relação aos limites para dimensionar corretamente as contagens de licenças
Relatórios da Open iT: Recusa de licenças - compreendercomo detetar e resolver problemas de acesso a licenças antes que estes afectem a produtividade
As melhores decisões de renovação de licenças resultam da análise de ambos os lados: o que está a funcionar e onde os utilizadores estão a ficar bloqueados.
Licenças inactivas? São um risco de renovação. Assista ao nosso webinar "Idle No More: Reclaiming and Reallocating Underused Licenses" para saber como recuperar e reatribuir activos não utilizados antes do seu próximo ciclo de renovação. Aqui está o seu convite para ver a gravação.
Open iT | Webinar On-Demand
Não se pode mais ficar ocioso: Recuperar e reatribuir licenças subutilizadas
Estratégia #3: Defina alertas para a expiração da licença e check-outs longos
Falhar a data de expiração de uma licença ou permitir que os utilizadores mantenham as licenças durante demasiado tempo pode levar a recusas, desperdícios e decisões de renovação de licenças apressadas. Estes problemas são fáceis de ignorar até começarem a causar perturbações.
Defina alertas automáticos para se manter à frente dos problemas e acompanhar o comportamento que afecta o planeamento da renovação.
Utilizar os alertas para:
- Acompanhar e receber alertas para as próximas datas de expiração da licença
- Detetar check-outs de licenças em execução há muito tempo ou ociosas
- Notificar os utilizadores quando a utilização excede os limites definidos
- Identificar padrões que conduzem a recusas ou à acumulação desnecessária de licenças
Estas informações apoiam um processo de renovação de licenças mais limpo e preciso, baseado na utilização e não em suposições.
Cliente em destaque: Reviravolta na renovação de licenças da Aibel
A Aibel, uma empresa global de serviços energéticos, descobriu que as suas licenças estavam a ser consumidas, mesmo durante o tempo de inatividade. Usando o LicenseAnalyzer™ Nível 3 e o Servidor de Análiseeles implementaram alertas, coleta de licenças e relatórios baseados em painéis para descobrir e corrigir o uso ocioso.
Ao criar visibilidade e responsabilizar os utilizadores, melhoraram o comportamento diário das licenças e alcançaram uma eficiência de utilização de licenças superior a 99%.
A história da Aibel é um exemplo claro de como as decisões baseadas em dados podem levar a renovações de licenças de software mais inteligentes e sustentáveis.
Quer ler a história completa da Aibel? Veja: 'Aproveite os dados de utilização para otimizar as licenças e negociar melhor com os fornecedores'
Estratégia n.º 4: Utilizar o chargeback para alinhar os custos com a utilização
Quando uma equipa utiliza o software mas outra paga por ele, é difícil tomar decisões justas e informadas sobre a renovação de licenças de software. Um modelo de chargeback ajuda, atribuindo os custos aos grupos que efetivamente utilizam as licenças.
Esta abordagem ajuda-o:
- Distribuir os custos das licenças pelas equipas certas
- Incentivar hábitos de utilização responsáveis
- Tornar os orçamentos e as necessidades de software mais transparentes
- Apoiar o planeamento da renovação com dados baseados na utilização
Ao relacionar o custo da licença com a demanda real, o chargeback auxilia conversas mais inteligentes sobre renovação de software e ajuda a reduzir o desperdício antes do próximo ciclo de renovação de licença.
Quer saber mais sobre como implementar o estorno para a utilização de software? Visite a nossa página sobre estornos de TI
Estratégia #5: Corresponder os tipos de licença às necessidades reais dos utilizadores
Nem todos os utilizadores necessitam do mesmo tipo de acesso e nem todas as licenças devem ter o mesmo custo. Fazer corresponder o tipo de licença correto ao comportamento real de cada utilizador é uma das formas mais eficazes de reduzir os custos e melhorar os resultados da renovação de licenças.
A análise dos padrões de utilização ajuda-o:
- Atribuir licenças de acesso total a utilizadores intensivos
- Transferir utilizadores ocasionais ou pouco frequentes para pools partilhados ou simultâneos
- Avaliar modelos de pagamento por utilização ou de fichas para uma procura flexível
- Ajuste a sua combinação de tipos de licenças antes das negociações de renovação de licenças
Quando alinha os tipos de licença com a forma como as pessoas realmente trabalham, evita pagar por um acesso de que ninguém precisa e garante que os utilizadores certos têm sempre o que precisam.
É também aqui que o planeamento da renovação de software se torna mais estratégico. Em vez de se limitar a renovar o que já tem, pode reestruturar o seu modelo de licenças para melhor se adaptar à sua força de trabalho e ao seu volume de trabalho.
Pensamento final: Preparar, não reagir
As renovações de licenças de software não recompensam a reatividade - recompensam a prontidão. Ao rever as tendências históricas de utilização, utilizando relatórios de eficiência e de recusa, definindo alertas para a expiração de licenças e comportamento de check-out, alinhando os custos com a utilização real e fazendo corresponder os tipos de licenças às necessidades reais dos utilizadores, está a preparar o terreno para renovações de licenças mais inteligentes.
Cada uma das cinco estratégias deste guia pode ser implementada gradualmente, mas, em conjunto, constroem um processo que não só é rentável, como também é expansível e preparado para o futuro. Quer esteja a gerir cinco ou cinquenta ferramentas, os dados corretos fazem toda a diferença.
A Open iT pode ser sua parceira na transformação de renovações de software em ganhos estratégicos. Agende uma demonstração ou peça a um representante que ligue para você para ver como.
Agende uma demonstração e crie uma estratégia de renovação de licenças pronta para o futuro.
