En plus de superviser les opérations financières de l'entreprise, les directeurs financiers ont la tâche peu enviable de s'assurer que chaque achat provenant du budget de l'entreprise offre un rendement approprié. Les applications logicielles d'ingénierie absorbant une part de plus en plus importante du budget de l'entreprise, les directeurs financiers sont confrontés au défi de comprendre la valeur de la technologie et la manière dont elle soutient les initiatives de l'entreprise.
Malheureusement, en l'absence d'outils adéquats capables de fournir les mesures nécessaires, les retours sur les investissements en logiciels sont souvent considérés comme intangibles. La valeur commerciale des actifs logiciels est également souvent difficile à prouver. Sans ces indicateurs, les directeurs financiers sont souvent mal équipés pour juger du succès de ces investissements logiciels. En outre, l'entreprise risque de dépenser trop d'argent pour l'achat de nouveaux logiciels et les mises à jour si la décision d'achat est basée sur une simple estimation sans l'appui de données d'utilisation réelles.
Voici quelques avantages que les directeurs financiers peuvent tirer d'un outil efficace de gestion des logiciels d'ingénierie.
Mesurer et démontrer le retour sur investissement des logiciels d'ingénierie
Les outils de gestion des logiciels d'ingénierie dotés de solides capacités de reporting permettent non seulement de mesurer l'utilisation active réelle des applications logicielles, mais aussi de savoir qui utilise quelles applications, à partir de quel groupe de travail ou de quelle unité, et pendant combien de temps. Sans ces informations, les organisations courent le risque d'avoir des licences de logiciels d'ingénierie coûteuses qui sont vérifiées mais qui restent inactives sur les postes de travail des utilisateurs la plupart du temps, ou pire, qui ne sont pas du tout utilisées par les utilisateurs prévus. Dans ce cas, il s'agirait d'un énorme gaspillage de ressources coûteuses. Grâce à ces informations, les directeurs financiers et les directeurs informatiques peuvent déterminer si les investissements en logiciels sont utilisés efficacement et comme prévu, et s'ils donnent les résultats escomptés.
Prévoir le besoin de licences supplémentaires
Grâce à l'analyse prédictive, les outils de gestion des logiciels d'ingénierie peuvent prévoir les besoins futurs en licences supplémentaires en fonction de la croissance ou de l'expansion prévue et sur la base des tendances d'utilisation historiques. Cette fonctionnalité peut également contribuer à la détection rapide d'éventuelles anomalies dans les données d'utilisation, ce qui atténuerait les risques de défaillances potentielles du système ou de menaces pour la sécurité.
Assurer une planification budgétaire et une allocation des ressources plus proactives
Des données réelles sur l'utilisation active et des prévisions précises permettent de mieux planifier le budget et d'allouer les ressources de manière plus efficace. Avec le bon outil de gestion des logiciels d'ingénierie, il y aura moins d'incertitudes sur l'allocation du budget logiciel et encore moins de surprises dues à des coûts logiciels non planifiés ou inattendus.
Garantir la conformité et éviter les pénalités coûteuses liées aux audits des fournisseurs
Un contrôle centralisé de l'utilisation des logiciels d'ingénierie sur tous les sites de l'organisation permet d'obtenir des statistiques d'utilisation détaillées et plus précises à partir de n'importe quelle combinaison de serveurs de licences locaux ou globaux. Cette vue centralisée permet de comparer facilement les licences achetées par l'organisation et les licences réellement utilisées, tant en temps réel que pour les données d'utilisation historiques. Cette fonctionnalité permettra à l'entreprise de rester en conformité avec tous les accords conclus avec les fournisseurs, évitant ainsi des pénalités coûteuses en cas d'audit des fournisseurs.
Déterminer le meilleur type d'accord en fonction des besoins
La simulation de différents types d'accords de licence logicielle - qu'il s'agisse d'un réseau local, d'un réseau étendu ou d'un utilisateur nommé, d'un contrat perpétuel ou d'un abonnement - à l'aide d'un outil avancé de gestion des logiciels d'ingénierie permettrait aux directeurs financiers de collaborer avec les directeurs informatiques pour déterminer la combinaison d'accords de licence qui répondrait le mieux aux besoins de l'entreprise.
Obtenir une meilleure position de négociation
Des relevés précis et des rapports sur l'utilisation active réelle permettent de mieux négocier avec les fournisseurs de logiciels, de sorte que les contrats peuvent être ajustés pour correspondre à l'utilisation documentée des licences logicielles. Obtenir des remises et maîtriser les coûts de maintenance en réexaminant les anciens contrats de logiciels. Les outils de gestion des logiciels d'ingénierie aident les entreprises à réaliser davantage d'économies lors de la négociation d'accords de licence d'entreprise en mesurant et en calculant la véritable simultanéité globale de l'utilisation des licences et en produisant des rapports précis sur les logiciels dans l'ensemble de l'organisation.
Activer la comptabilisation de la rétrofacturation
Un processus de refacturation efficace commence par un comptage précis de l'utilisation des logiciels afin d'obtenir une vue d'ensemble de la manière dont les actifs logiciels d'ingénierie sont déployés au sein de l'organisation. Grâce aux données d'utilisation réelles, le directeur financier et le directeur informatique peuvent planifier les achats futurs et les coûts de maintenance, et justifier l'affectation appropriée des coûts aux différents services. Un outil puissant de gestion des logiciels d'ingénierie peut les aider à mieux comprendre l'activité, à mettre en œuvre les stratégies technologiques et les meilleures pratiques de l'entreprise, et à atteindre la rentabilité.
Avec un outil de gestion des logiciels d'ingénierie efficace, capable de fournir des rapports d'utilisation précis, les directeurs financiers peuvent facilement collaborer avec les directeurs informatiques pour réaliser des économies et maximiser le retour sur investissement de leurs investissements en logiciels d'ingénierie.
