- 政府機関における離職手続きにおいて、退職する職員や契約社員のアクセス権限が完全に解除されない場合、未使用のライセンスが残ってしまうことがあります。
- 未使用のライセンスは、公共部門の組織にとって、コスト、コンプライアンス、およびセキュリティ上のリスクをもたらします。
- ソフトウェア ライセンス管理は、使用状況の追跡、ライセンスの回収、ガバナンスの強化を通じて、こうしたリスクの軽減に役立ちます。
連邦政府の職員や契約業者が退職する際、離職手続きのワークフローではIDとアクセス権限の処理が行われますが、彼らが利用していたソフトウェア のライセンスは、多くの場合、機関が引き続き料金を支払っている「未使用のライセンス」として残ってしまいます。こうした未使用のライセンスは、コスト、コンプライアンス、セキュリティ上のリスクを生み出し、公共部門で毎年繰り返される人材の入れ替わりを経て、そのリスクはさらに増大していきます。ソフトウェア のライセンス管理機能は、利用状況の追跡、退職したユーザーに紐付いたライセンスの回収、および離職手続きの基盤となるガバナンスの改善を通じて、機関がこうしたリスクを軽減できるよう支援し、ポリシーと実務の間のギャップを埋めます。
米国の政府機関では、非効率、断片化されたプロトコル、標準化された手順の不在によって、従業員のオフボーディングが長い間妨げられてきました。このような課題は、管理上の遅れにとどまらず、多くの場合、ライセンスが使用されないまま放置され、政府機関にコンプライアンス リスク、運用コストの増大、非効率なライセンス管理などの問題を引き起こしています。エンジニアリングや特殊なアプリケーションは、政府の業務に不可欠なツールであるため、このような混乱は広範囲に影響を及ぼします。
30%ソフトウェア 、各業界のライセンスのうち30%は、オフボーディングが不十分なために遊休状態となっている。
- エンジニアが公務員を辞めると、なぜアイドルライセンスが生まれるのか？ 圧倒的多数（77% )州および地方自治体のCIOの多くは、公務員を離職する職員、特にITやエンジニアリング職の職員については、所属部署が彼らのデジタル痕跡を消去しなければならないため、問題となっていると指摘している。連邦政府のエンジニア、IT担当者、あるいは契約業者が、計画的な定年退職、自主的な辞職、あるいは突然の解雇などを通じて公務員を離職する際、多くの場合、有効な認証情報やソフトウェア ライセンスが管理されていない状態で残されてしまう。
- 不適切な従業員の離職により、元ユーザーにソフトウェア ライセンスが割り当てられたままになっていることが多く、大きな無駄が発生しています。政府機関では年間数百万ドルの損失が発生する可能性があり、不適切な追跡と管理のために、業界全体で最大30%のライセンスが使用されないままになっているという調査結果もあります。
- これらの遊休ライセンスは、組織に価値をもたらすことなくコストを発生させ続け、一方、現役の職員は、これらの監視されていない資産に結びついた重要なツールにアクセスすることができません。この問題に起因する非効率性は、インフラ開発、国防イニシアティブ、または高度な科学研究などのミッションクリティカルな目標を危険にさらす。
- Open iT によるライセンスの遊休化を防ぐ： ガートナーの報告によると、2025年には大幅な ソフトウェア への支出の増加、連邦政府機関は、ソフトウェア への投資から得られる価値を最大化することを最優先としなければなりません。これには、特に以前のユーザーが組織を離れた場合でも、ライセンスが最適に活用され、引き続き利用可能となるよう、必要な措置を講じることが含まれます。
- Open iT は、エンジニアリングや特殊アプリケーションに大きく依存している政府機関に対し、ライセンス使用状況を追跡・監視し、これらの資産から最大限の価値を引き出していることを確認するための実証済みのソリューションを提供しています。それだけでなく、Open iTのソリューションは、従業員の不適切な離職慣行による遊休ライセンスのリスクを軽減するのにも役立ちます。
- ユーザーレベルの追跡：ライセンスの利用しやすさの向上： Open iT 各機関が以下を行うことを可能にする ソフトウェア のライセンス使用状況を監視する 個々のユーザーレベルで、特定のアプリケーションを誰が利用しているか、どのくらいの頻度でアクセスされているか、そしてその利用状況が組織の目標に沿っているかどうかについて、詳細な洞察を提供します。
- ユーザレベルのトラッキングは、従業員の離職時に重要になります。離職者に割り当てられたライセンスを特定することで、エージェンシーはこれらのリソースを迅速に取り戻すことができます。このプロセスは、ライセンスがアイドルになるのを防ぎ、アクティブなユーザへの効率的な再割り当てを保証することで、無駄を削減し、生産性を向上させます。
- ライセンスの回収：回収プロセスの自動化： ライセンスの収集 高度なソフトウェア ツールを活用し、非アクティブなライセンスを自動的に検出して回収します。ライセンスが所定の期間使用されないままの場合、システムはそのライセンスを非アクティブとしてフラグを立て、回収することで、再割り当てが可能になります。この予防的なアプローチにより、限られたライセンスリソースを最適に活用しつつ、過剰な割り当てや不要な支出のリスクを最小限に抑えることができます。
- 従業員が適切なオフボーディングを受けずに退職した場合、Open iT は、アイドル ライセンスのリスクにプロアクティブに対処します。このシステムは、ライセンスのアクティビティを継続的に監視し、あらかじめ定義された期間にわたってアクティブでないライセンスに自動的にフラグを付けます。非アクティブを検出すると、Open iT 、ユーザのワークステーションに通知を送信し、ライセンスの必要性を確認するよう促します。割り当てられた期間内に応答がない場合、システムはアプリケーションを一時停止し、再割り当てのためにライセンスを取り戻します。
- 業界での実績と専門知識： GSA認定のソフトウェア ライセンス管理ソリューションベンダーであるOpen iT は、NASAや ジェット推進研究所（JPL）をはじめとする政府機関と協力し、大規模なエンジニアリングライセンスポートフォリオの管理において数十年にわたる実績を有しています。Open iT は、複雑なライセンス管理上の課題に対処することで、これらの組織がソフトウェア の資産を最適化し、重要なミッション目標の達成に貢献できるよう支援してきました。
不適切なオフボーディングによって引き起こされるアイドルライセンスは、予算を圧迫するだけでなく、生産性を阻害し、重要な政府プロジェクトやイニシアチブを遅延させます。Open iTユーザーレベルの追跡や自動ライセンスハーベスティングなどの堅牢な機能により、すべてのソフトウェア 資産が完全に活用され、政府業務の成功に直接貢献します。
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