O desligamento de funcionários nas agências governamentais dos EUA tem sido prejudicado por ineficiências, protocolos fragmentados e ausência de procedimentos padronizados. Esses desafios vão além dos atrasos administrativos, muitas vezes deixando as licenças ociosas - expondo as agências a riscos de conformidade, custos operacionais inflacionados e gerenciamento ineficaz de licenças. Para a engenharia e aplicações especializadas - ferramentas críticas para as operações governamentais - tais interrupções têm consequências de longo alcance.
30% das licenças de software em todos os sectores de atividade permanecem inactivas devido a más práticas de desativação.
Porque é que as licenças ociosas acontecem quando os engenheiros saem do serviço público?
A grande maioria(77% ) dos CIO das administrações estatais e locais afirma que os trabalhadores que saem do serviço público, em especial os que desempenham funções de TI e engenharia, são problemáticos, uma vez que os seus serviços têm de limpar o seu rasto digital. Quando os engenheiros federais, o pessoal de TI ou os contratantes deixam o serviço público - seja através de reformas planeadas, demissões voluntárias ou rescisões abruptas - deixam frequentemente para trás uma rede não gerida de credenciais activas e licenças de software.
O desligamento inadequado de funcionários deixa frequentemente as licenças de software atribuídas a antigos utilizadores, o que resulta num desperdício significativo. As agências governamentais podem perder milhões anualmente, com estudos que mostram que até 30% das licenças em todos os sectores permanecem inactivas devido a um acompanhamento e gestão inadequados.
Estas licenças ociosas continuam a incorrer em custos sem fornecer qualquer valor à organização, enquanto o pessoal ativo não consegue aceder a ferramentas essenciais associadas a estes activos não monitorizados. As ineficiências resultantes deste problema comprometem objectivos de missão crítica, como o desenvolvimento de infra-estruturas, iniciativas de defesa nacional ou investigação científica avançada.
Evitar licenças ociosas com o Open iT
Com o relatório da Gartner a indicar que em 2025 se registarão aumentos significativos nas despesas com software, as agências federais devem dar prioridade à maximização do valor dos seus investimentos em software. Isto implica a implementação de medidas para garantir que as licenças são utilizadas da melhor forma e permanecem acessíveis, especialmente quando os utilizadores anteriores já não fazem parte da organização.
A Open iT fornece às agências governamentais fortemente dependentes de aplicações de engenharia e especializadas soluções comprovadas para rastrear e monitorizar a utilização de licenças e garantir que estão a obter o máximo valor destes activos. Além disso, as soluções da Open iT também podem ajudar as organizações a mitigar os riscos de licenças ociosas devido a práticas inadequadas de desligamento de funcionários.
Rastreio ao nível do utilizador: Melhorar a acessibilidade da licença
A Open iT permite que as agências monitorizem a utilização de licenças de software a nível de utilizador individual, fornecendo informações detalhadas sobre quem está a utilizar aplicações específicas, com que frequência estão a ser acedidas e se a utilização está em conformidade com os objectivos organizacionais.
O acompanhamento ao nível do utilizador torna-se crítico durante a saída dos funcionários. Ao identificar as licenças atribuídas aos funcionários que saem, as agências podem recuperar imediatamente esses recursos. Este processo evita que as licenças fiquem ociosas e assegura a sua reatribuição eficiente a utilizadores activos, reduzindo assim o desperdício e aumentando a produtividade.
Recolha de licenças: Automatizando a recuperação
A recolha de licenças utiliza ferramentas de software avançadas para detetar e recuperar automaticamente as licenças inactivas. Quando uma licença permanece inutilizada durante um período definido, o sistema assinala-a como inativa e reclama-a, tornando-a disponível para reatribuição. Esta abordagem proactiva assegura uma utilização óptima dos recursos limitados de licenças, minimizando o risco de excesso de aprovisionamento ou de despesas desnecessárias.
Quando um funcionário deixa o serviço público sem passar por um processo adequado de desligamento, a Open iT aborda proativamente o risco de licenças inativas. O sistema monitoriza continuamente a atividade das licenças e assinala automaticamente as licenças que estiveram inactivas durante um período predefinido. Ao detetar a inatividade, o Open iT envia uma notificação para o posto de trabalho do utilizador, solicitando-lhe que confirme a necessidade da licença. Se nenhuma resposta for recebida dentro do prazo estipulado, o sistema suspende o aplicativo e recupera a licença para reatribuição.
Experiência e especialização no sector
Como um fornecedor de software certificado pela GSA de soluções de gerenciamento de licenças, a Open iT traz décadas de experiência trabalhando com organizações governamentais que gerenciam grandes portfólios de licenças de engenharia, incluindo a NASA e o Jet Propulsion Laboratory. Ao abordar desafios complexos de licenciamento, a Open iT ajudou essas organizações a otimizar seus ativos de software e contribuir para seus objetivos de missão crítica.
As licenças ociosas causadas por um offboarding inadequado não apenas sobrecarregam os orçamentos, mas também interrompem a produtividade, atrasando projetos e iniciativas governamentais importantes. As funcionalidades robustas da Open iT, tais como o acompanhamento ao nível do utilizador e a recolha automática de licenças, asseguram que cada ativo de software é totalmente utilizado, contribuindo diretamente para o sucesso das operações governamentais.
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