Explication de la gestion des actifs logiciels (SAM)

Si votre entreprise cherche à réduire ses coûts et à limiter les risques, nous vous recommandons de vous intéresser à la gestion des actifs logiciels (SAM).

Dans cet article, nous expliquerons ce qu'est un actif logiciel, ce qu'est la gestion des actifs logiciels et pourquoi elle est importante. Nous partagerons également quelques bonnes pratiques que vous pouvez commencer à introduire dans votre organisation.

CONSULTER : Prêt à optimiser votre stratégie SAM ?

Qu'est-ce qu'un actif logiciel ?

Les actifs logiciels comprennent le logiciel, sa licence, les données recueillies à partir du logiciel, telles que les rapports et les journaux de débogage, ainsi que la documentation connexe, telle que le contrat de licence du logiciel et le contrat de maintenance.

Qu'est-ce que la gestion des actifs logiciels (SAM) ?

La gestion des actifs logiciels est un sous-ensemble de la gestion des actifs informatiques. Il s'agit d'une pratique commerciale qui consiste à définir des stratégies pour maximiser la valeur de vos actifs logiciels et gérer les risques liés au non-respect des accords de licence.

Capterra a identifié 5 phases dans le cycle de vie de la gestion des actifs informatiques qui couvre le matériel, les logiciels et l'équipement.

Voici, pour chaque phase, quelques questions auxquelles un programme SAM efficace peut répondre.

1. Phase d'acquisition/achat

• Quelles sont les applications et les fonctionnalités dont vous avez besoin pour ce projet spécifique ?
• De quelles données et de combien de données avez-vous besoin pour prévoir les besoins en matière d'achats ?
• Disposez-vous d'un nombre suffisant de licences ?
• Votre contrat de licence actuel est-il l'option la plus rentable ?

2. Phase de déploiement

• Vos dossiers sont-ils en ordre et utilisez-vous des étiquettes faciles à lire pour retrouver facilement les données relatives à l'utilisation des logiciels ?
• Existe-t-il des serveurs de licences défectueux pouvant entraîner des refus de licence ?
• Avez-vous mis en place des seuils et des politiques permettant d'optimiser l'utilisation des licences ?

3. Utilisation de la phase

• Êtes-vous en conformité avec l'accord de licence ?
• Êtes-vous confronté à des refus de licence qui affectent l'accès à des applications spécifiques ?
• Pouvez-vous savoir qui, quand, où et pendant combien de temps chaque licence est utilisée ?

4. Phase de suivi/maintenance

• Quels sont les accords de licence dont la date d'expiration est proche ?
• Y a-t-il des anomalies ou des lacunes dans les données collectées, telles que des licences en dehors des valeurs normales ?

5. Phase d'élimination 

• Réduisez-vous les bonnes applications et fonctionnalités en fonction de l'utilisation du logiciel ?
• Pouvez-vous recycler les licences entre deux projets ?
• Pouvez-vous recycler les licences entre deux projets ?

Quels sont les avantages de la gestion des actifs logiciels ?

Maintenant que vous avez une idée de ce qu'est la gestion des actifs logiciels (SAM), voyons comment elle peut profiter à votre organisation.

Combien de fois avons-nous dit que les données sont reines ? Eh bien, c'est le cas !

Il serait difficile d'évaluer quelles applications sont réellement utilisées par votre organisation, quels utilisateurs ont besoin d'un abonnement d'utilisateur nommé plutôt que d'une licence symbolique, ou quelle part des coûts devrait être allouée à un département ou à une branche spécifique sur la base de l'utilisation du logiciel sans visibilité sur vos actifs logiciels.

Les risques se présentent sous différentes formes. Dans le domaine du SAM, ils peuvent prendre la forme de pénalités et d'atteintes à la réputation dues à un audit surprise - et raté - des fournisseurs.

Elle peut également prendre la forme d'un accès non autorisé. Par exemple, si vous avez collecté des données d'utilisation et les avez représentées sur une carte thermique, vous verrez s'il y a des accès qui semblent sortir de l'ordinaire.

Une autre forme de risque réside dans les pertes qui peuvent être encourues en raison d'un manque d'accès continu à un programme essentiel, en particulier si vos ingénieurs travaillent dans des délais serrés.

Non seulement vous risquez d'être confronté à des employés mécontents, mais vous risquez également de nuire à l'avancement du projet.

Avez-vous déjà fait l'expérience d'inviter quelqu'un dans un restaurant buffet chic pour ne le voir manger qu'une seule assiette pendant toute la durée de votre séjour ? C'est un peu du gâchis, non ?

Dans certaines entreprises, des utilisateurs se voient attribuer des licences coûteuses qu'ils n'exploitent pas au maximum, ne les utilisant que quelques heures par semaine.

Grâce à la gestion des actifs logiciels, vous pouvez simuler différents modèles de licence afin de dimensionner les licences en fonction des besoins réels des utilisateurs.

Une politique SAM efficace aide les entreprises à poursuivre leurs initiatives de transformation numérique.

Que vous envisagiez de migrer vers le cloud ou que vous souhaitiez simplement vérifier si vos employés utilisent la dernière version de l'application, l'analyse de l'utilisation de vos logiciels peut vous mettre sur la bonne voie.

Pourquoi la gestion des actifs logiciels est-elle importante ?

Nous avons déjà évoqué certains des avantages que vous pouvez tirer de l'introduction de SAM dans votre entreprise.

Si cela n'a pas suffi à vous convaincre, nous pouvons peut-être essayer d'envisager la question sous un angle différent.

Voici quelques situations indésirables qui peuvent se produire en l'absence d'un programme optimisé de gestion des actifs logiciels :

1. Perte de contrôle des coûts en raison de la sous-utilisation des licences et de l'augmentation constante des frais de maintenance.
   
2. Plaintes émanant de différents services en raison d'un modèle de facturation fondé sur des données inexactes concernant l'utilisation des logiciels
   
3. Occasion perdue de renégocier les accords avec les fournisseurs en raison d'une visibilité limitée sur l'utilisation réelle
   
4. Risques de sécurité dus à une mauvaise gestion des versions de correctifs
   
5. La montée de l'informatique parallèle face à la mise en place du travail à distance et du travail hybride
   
6. Coûts d'opportunité - il peut s'agir de l'argent dépensé pour des licences sous-utilisées, qui aurait pu être alloué à une initiative différente, ou du temps passé par des employés qui auraient pu utiliser leurs heures supplémentaires pour un autre projet.
   
7. L'absence d'un portail centralisé peut entraîner des lacunes dans l'information qui peuvent avoir une incidence sur la prise de décision.
   
8. Les bureaux internationaux se disputent les licences en raison d'une utilisation non optimisée et de l'absence de rapports détaillés.
   
9. Retard dans la transformation numérique en raison du manque de visibilité sur les utilisateurs qui peuvent avoir besoin d'une formation supplémentaire sur des applications spécifiques.
   
10. Mauvaise utilisation des ressources par les chasseurs et les campeurs licenciés

Meilleures pratiques en matière de gestion des actifs logiciels

Voici quelques bonnes pratiques à adopter pour commencer à optimiser votre programme SAM actuel.

1. Établir une politique de gestion des actifs logiciels

Connaissez vos 5W1H - quoi, quand, où, pourquoi, qui et comment. Sans définir ce qu'est la gestion des actifs logiciels pour votre organisation, pourquoi il est important de l'inclure dans votre stratégie, et quels sont le champ d'application et les détails du processus, il serait difficile de définir les attentes et les critères à utiliser pour évaluer les avantages de cette initiative.

2. Sensibiliser tous les acteurs concernés à l'importance de la SAM

Une fois la politique bien définie, l'étape suivante consiste à en présenter les détails aux parties prenantes.

Pour la direction, cela peut se faire par une présentation des coûts et du retour sur investissement attendus, ainsi que de l'impact sur la feuille de route de l'organisation.

Pour les utilisateurs finaux, cela peut se faire en leur montrant un tableau de bord de leur utilisation individuelle et départementale afin d'identifier les comportements d'utilisation des logiciels qui doivent être traités et de leur faire connaître l'impact de ces comportements sur l'ensemble de l'organisation.

3. Utiliser la bonne solution SAM

Nous avons mentionné l'importance de la collecte, de l'analyse et de la gestion de l'utilisation des logiciels.

S'il est effectué manuellement, ce processus peut prendre beaucoup de temps et peut même donner lieu à des données inexactes. La bonne solution doit permettre de collecter des données à partir de différentes sources, quelle que soit la plateforme.

Il doit être capable de passer en revue les différents niveaux d'utilisation et de générer des rapports flexibles pouvant répondre à différents besoins.

Elle doit être en mesure de mettre en correspondance l'utilisation des fonctionnalités avec le catalogue de prix de votre fournisseur et de simuler des accords quels que soient les modèles de licence. Fondamentalement, la bonne solution SAM doit être en mesure de vous fournir les quatre avantages mentionnés dans la section précédente.

4. En cas de doute, n'hésitez pas à faire appel à un fournisseur de services gérés SAM (MSP).

Certaines organisations ont déjà mis en place une politique SAM. Elles disposent d'une base solide pour gérer un programme SAM efficace, d'une équipe dédiée pour gérer l'ensemble du processus et d'outils pour les aider à suivre leurs progrès.

Cependant, certaines organisations ne disposent pas de ces éléments et pourraient bénéficier d'un fournisseur de services gérés SAM.

5. Soyez toujours au courant des dernières nouvelles relatives à SAM et des changements dans les modes de licence de vos fournisseurs.

Tenez-vous au courant des dernières nouvelles relatives à SAM ou ITAM.

En prenant connaissance des dernières fonctionnalités des solutions de gestion des actifs logiciels et des pratiques les plus récentes dans ce domaine, vous pouvez continuer à optimiser votre propre processus.

Vous apprendrez également comment SAM reste pertinent face aux différentes innovations technologiques.

Votre équipe SAM ou SAM MSP doit également être informée des changements récents dans les modèles de licence de votre fournisseur. Par exemple, Autodesk a introduit des changements dans ses nouveaux types de licences. 

Connaître ces informations avant le renouvellement de votre licence vous aidera à optimiser votre portefeuille actuel.

Conclusion

La gestion des actifs logiciels ne résoudra pas tous vos problèmes informatiques. Néanmoins, il s'agit d'un processus essentiel pour toute organisation qui souhaite optimiser ses ressources.

Si vous ne savez pas où et comment commencer votre parcours de gestion des actifs logiciels, prenez rendez-vous pour une réunion de 30 minutes avec l'un de nos consultants en solutions d'affaires.

Que vous soyez à la recherche d'une solution pour obtenir des données sur l'utilisation des logiciels ou d'un fournisseur de services gérés par SAM pour vous guider dans le processus d'optimisation, Open iT vous aidera à démarrer dès aujourd'hui.

Prêt à optimiser votre stratégie SAM ?