- Strong software renewal strategies require preparation, usage evidence, and clear negotiation goals.
- Organizations should use data to identify underused licenses, changing demand, and renewal risks.
- Usage-based renewal planning helps teams stand stronger during vendor discussions.
5 Effective Strategies to Stand Strong in Software Renewals covers the stakes for IT, engineering, and software asset management leaders in enterprise software environments ahead of renewals and vendor negotiations, reporting that organizations should use data to identify underused licenses, changing demand, and renewal risks and that organizations should use data to identify underused licenses, changing demand, and renewal risks.
ソフトウェア・ライセンスの更新は、年に一度であろうと、それ以上の頻度であろうと、あらゆる組織が対処するものである。ルーチンワークのように扱いがちだが、費用を節約し、より賢明な決断を下す絶好のチャンスとなり得る。
ベンダはしばしば、独自の価格設定バンドル、特別な取引、および自社側の契約をサポートする使用レポートを持参します。そのため、ライセンス更新のたびに、正しいデータ、明確な目標、スマートな戦略を準備して臨むことが重要です。
この記事では、免許更新のたびに、より多くの利益を得るための 5つの重要な戦略を紹介します：
また、世界的なエネルギー企業であるAibel社が、これらのアイデアを利用してライセンス計画を改善し、Open iT使用して99％以上の使用効率を達成した方法もご覧いただけます。
会社の規模に関係なく、今日の賢明なソフトウェア 更新の決断は、明日の大きな節約につながります。
デモ 準備せよ、反応するな！
戦略その1：更新前に過去の利用傾向を確認する
ソフトウェア 更新のたびに、過去の利用傾向を調べる時間を取る。現在の人数や昨年の契約に頼るのではなく、実際のデータを調査すること。
オープンiTのレポートを使って調べることができる：
- どのアプリケーションや機能が最も使われているか（そして最も使われていないか）
- ユーザー別、部署別、場所別の利用パターン
- 日ごと、週ごと、季節ごとの使用量のピーク
- 常にアイドルまたは使用率の低いライセンス
過去を見ることは、未来に備えることだ。そして、ソフトウェア 、その未来はすぐにやってきます。より良い使用状況データがあればあるほど、より良いライセンス更新の決定ができます。
さらなる予測機能については、こちらをご覧ください：
- ライセンスプレディクター- 過去のパターンに基づいて使用傾向を予測
- ライセンスプランナー- 労働力とプロジェクトの変更に合わせたライセンス供給
利用パターンを実際にご覧になりたいですか？デモをご覧ください：Open iT レポート：ライセンス使用状況ヒートマップ- ライセンスがいつ、どのように使用されているかを可視化する方法です。
戦略その2：更新の指針として効率性と拒否レポートを活用する
ソフトウェア ライセンスの更新の時期が来たら、2つの質問から決断を下すべきである：
- ライセンスを効率的に使用しているか？
- ユーザーが必要なツールへのアクセスがブロックされていませんか？
オープンiTの LicenseAnalyzer™Level 1Level 1 は、その両方に対応します。使用量のピーク、ライセンスの飽和状態、およびユーザの拒否について明確な可視性を提供するため、よりスマートでバランスの取れた意思決定を行うことができます。
これを使うことができる：
- 需要の95％または99％を満たすために必要なライセンス数を特定する。
- ライセンス拒否がいつ、どこで、どれくらいの頻度で起きているかを追跡する。
- 使用されていないライセンスと過度に使用されているライセンスを見分ける
このデータは、ワークフローの中断を回避しながら、不要なコストを削減するのに役立ちます。また、ベンダーとソフトウェア ライセンス更新を交渉する際にも有利になります。
ガイド付きデモについては、こちらをチェック：
Open iT レポートを開く：ライセンス効率チャート-しきい値に照らして使用量を測定し、ライセンス数を適正化します。
Open iT レポートを開く：ライセンス拒否-生産性に影響を与える前に、ライセンス・アクセスの問題を検出し解決する方法を理解する。
何がうまくいっているのか、ユーザーがどこで行き詰っているのか。
遊休ライセンス？それは更新リスクです。当社のウェビナー「Idle No More：次回の更新サイクルの前に、未使用の資産を取り戻し、再割り当てする方法を学ぶことができます。こちらをクリックしてください。
Open iT ｜ウェビナー・オンデマンド
アイドル・ノー・モア未使用ライセンスの回収と再割り当て
戦略その3：ライセンスの有効期限切れと長時間のチェックアウトのアラートを設定する
ライセンスの有効期限を見落としたり、ユーザが長期間ライセンスを保持し続けたりすると、ライセンス更新が拒否されたり、無駄が生じたり、ライセンス更新の決定が急がれたりする可能性があります。これらの問題は、混乱を引き起こし始めるまで見過ごされがちです。
自動アラートを設定して問題を未然に防ぎ、更新計画に影響を与える行動を追跡します。
アラートを利用する
- ライセンス有効期限の追跡とアラートの受信
- 長時間のライセンスチェックアウトやアイドル状態のライセンスチェックアウトの検出
- 使用量が定義されたしきい値を超えた場合、ユーザーに通知
- 拒否や不必要な免許のため込みにつながるパターンを特定する
これらの洞察は、当て推量ではなく、使用量に基づいた、よりクリーンで正確なライセンス更新プロセスをサポートします。
カスタマー・スポットライトアイベルの免許更新ターンアラウンド
世界的なエネルギーサービス企業であるAibel 社は、ダウンタイム中にもライセンスが消費されていることを発見しました。ライセンスAnalyzerLevel 3と Analysis ServerLicense Analyzer™ Level 3 と Analysis Server を使用して、アラート、ライセンスハーベスティング、ダッシュボードベースのレポーティングを実装し、アイドル状態の使用状況を明らかにして修正しました。
可視性を構築し、ユーザーのアカウンタビリティを促進することで、日々のライセンス行動を改善し、99%以上のライセンス使用効率を達成しました。
アイベルの話は、データ主導の意思決定がいかにスマートで持続可能なソフトウェア 免許更新につながるかを示す明確な例である。
アイベルの全ストーリーを読みたい？チェックしてみてください：'ライセンス最適化とベンダー交渉のために利用データを活用する
戦略その4：チャージバックを利用してコストと利用を一致させる
あるチームがソフトウェア 使用しているにもかかわらず、別のチームがその費用を負担している場合、ソフトウェア ライセンスの更新を公平に決定したり、十分な情報を得た上で決定したりすることは困難です。チャージバックモデルは、ライセンスを実際に使用しているグループにコストを割り当てることで役立ちます。
このアプローチはあなたを助ける：
- ライセンス費用を適切なチームに分配する
- 責任ある使用習慣の奨励
- 予算とソフトウェア 必要性をより透明化する
- 使用量ベースのデータで更新計画をバックアップ
チャージバックは、ライセンスコストと実際の需要を結びつけることで、よりスマートなソフトウェア 更新の会話をサポートし、次のライセンス更新サイクルの前に無駄を省くのに役立ちます。
ソフトウェア 利用のチャージバック導入についてもっと知りたいですか？ ITチャージバックのページをご覧ください
戦略その5：ライセンスタイプを実際のユーザーニーズに合わせる
すべてのユーザが同じ種類のアクセスを必要とするわけではありませんし、すべてのライセンスが同じコストであるべきでもありません。各ユーザの実際の行動に適切なライセンスタイプを適合させることは、コストを削減し、ライセンス更新の成果を向上させる最も効果的な方法の1つです。
利用パターンを見直すことは、あなたの助けになる：
- ヘビーユーザーにフルアクセスライセンスを割り当てる
- カジュアルユーザーや使用頻度の低いユーザーを共有プールやコンカレントプールに移動させる。
- 柔軟な需要に対応するため、ペイ・パー・ユースまたはトークン・モデルを評価する。
- ライセンス更新交渉に先立ち、ライセンスタイプの組み合わせを調整する
ライセンス・タイプをユーザーの実際の作業方法に合わせることで、誰も必要としないアクセスにお金を払うことを避け、適切なユーザーが常に必要なものを利用できるようにすることができます。
これは、ソフトウェア 更新計画がより戦略的になるところでもある。すでに持っているものをただ更新するのではなく、従業員や作業量により適したライセンスモデルを再構築することができます。
最後に思うこと備えよ、反応するな
ソフトウェアライセンスの更新は、反応性に報いるものではなく、準備に報いるものです。過去の使用傾向を確認し、効率と拒否のレポートを使用し、ライセンスの期限切れとチェックアウトの動作にアラートを設定し、コストを実際の使用量と一致させ、ライセンスタイプを実際のユーザニーズに一致させることで、よりスマートなライセンス更新の段階が整います。
このガイドにある5つの戦略は、それぞれ少しずつ実施することができるが、これらを組み合わせることで、費用対効果だけでなく、拡張性と将来性を備えたプロセスを構築することができる。5つのツールを管理するにしても、50のツールを管理するにしても、正しいデータがすべての違いを生む。
オープン iT は、ソフトウェア 更新を戦略的勝利に変えるパートナーです。デモをご予約いただくか、担当者からお電話させていただきます。
デモを予約し、将来に備えたライセンス更新戦略を構築する。
