- O processo de saída de funcionários do setor público pode deixar licenças inativas quando os funcionários ou prestadores de serviços que se demitem não são totalmente desativados.
- As licenças inativas representam riscos em termos de custos, conformidade e segurança para as organizações do setor público.
- A gestão de licenças de software ajuda a mitigar estes riscos, através do acompanhamento da utilização, da recuperação de licenças e da melhoria da governação.
Quando um funcionário federal ou um contratante deixa o cargo, o fluxo de trabalho de saída trata da identidade e do acesso — mas as licenças de software que utilizaram muitas vezes permanecem como direitos inativos pelos quais a agência continua a pagar. As licenças inativas geram riscos de custos, conformidade e segurança que se agravam com a rotatividade de pessoal que o setor público enfrenta anualmente. A gestão de licenças de software ajuda as agências a mitigar esses riscos, acompanhando a utilização, recuperando licenças associadas a utilizadores que deixaram a organização e melhorando a governação subjacente ao processo de saída — colmatando a lacuna entre a política e a prática.
O desligamento de funcionários nas agências governamentais dos EUA tem sido prejudicado por ineficiências, protocolos fragmentados e ausência de procedimentos padronizados. Esses desafios vão além dos atrasos administrativos, muitas vezes deixando as licenças ociosas - expondo as agências a riscos de conformidade, custos operacionais inflacionados e gerenciamento ineficaz de licenças. Para a engenharia e aplicações especializadas - ferramentas críticas para as operações governamentais - tais interrupções têm consequências de longo alcance.
30% das licenças de software em todos os sectores de atividade permanecem inactivas devido a más práticas de desativação.
- Porque é que as licenças ociosas acontecem quando os engenheiros saem do serviço público? Uma vasta maioria (77% ) dos diretores de informática (CIO) das administrações estaduais e locais afirmam que os funcionários que deixam o serviço público, em particular aqueles que ocupam cargos nas áreas de TI e engenharia, representam um problema, uma vez que os seus serviços são obrigados a eliminar o seu rasto digital. Quando engenheiros federais, pessoal de TI ou contratados deixam o serviço público — seja por reforma planeada, demissão voluntária ou rescisão abrupta —, deixam frequentemente para trás uma rede desorganizada de credenciais ativas e licenças de software.
- O desligamento inadequado de funcionários deixa frequentemente as licenças de software atribuídas a antigos utilizadores, o que resulta num desperdício significativo. As agências governamentais podem perder milhões anualmente, com estudos que mostram que até 30% das licenças em todos os sectores permanecem inactivas devido a um acompanhamento e gestão inadequados.
- Estas licenças ociosas continuam a incorrer em custos sem fornecer qualquer valor à organização, enquanto o pessoal ativo não consegue aceder a ferramentas essenciais associadas a estes activos não monitorizados. As ineficiências resultantes deste problema comprometem objectivos de missão crítica, como o desenvolvimento de infra-estruturas, iniciativas de defesa nacional ou investigação científica avançada.
- Evite licenças ociosas com o Open iT: De acordo com a Gartner, em 2025 assistir-se-á a uma evolução significativa aumentos nas despesas com software, as agências federais devem dar prioridade à maximização do valor dos seus investimentos em software. Isto implica a implementação de medidas que garantam que as licenças sejam utilizadas de forma otimizada e permaneçam acessíveis, especialmente quando os utilizadores anteriores já não fazem parte da organização.
- A Open iT fornece às agências governamentais fortemente dependentes de aplicações de engenharia e especializadas soluções comprovadas para rastrear e monitorizar a utilização de licenças e garantir que estão a obter o máximo valor destes activos. Além disso, as soluções da Open iT também podem ajudar as organizações a mitigar os riscos de licenças ociosas devido a práticas inadequadas de desligamento de funcionários.
- Acompanhamento ao nível do utilizador: Melhorar a acessibilidade das licenças: O Open iT permite que as agências monitorizar a utilização das licenças de software ao nível de cada utilizador, fornecendo informações detalhadas sobre quem está a utilizar aplicações específicas, com que frequência estas são acedidas e se a utilização está em consonância com os objetivos da organização.
- O acompanhamento ao nível do utilizador torna-se crítico durante a saída dos funcionários. Ao identificar as licenças atribuídas aos funcionários que saem, as agências podem recuperar imediatamente esses recursos. Este processo evita que as licenças fiquem ociosas e assegura a sua reatribuição eficiente a utilizadores activos, reduzindo assim o desperdício e aumentando a produtividade.
- Recolha de licenças: Automatização da recuperação: Recolha de licenças utiliza ferramentas de software avançadas para detetar e recuperar automaticamente licenças inativas. Quando uma licença permanece sem utilização durante um período definido, o sistema assinala-a como inativa e recupera-a, tornando-a disponível para reatribuição. Esta abordagem proativa garante a utilização ótima de recursos de licença limitados, minimizando simultaneamente o risco de provisão excessiva ou de despesas desnecessárias.
- Quando um funcionário deixa o serviço público sem passar por um processo adequado de desligamento, a Open iT aborda proativamente o risco de licenças inativas. O sistema monitoriza continuamente a atividade das licenças e assinala automaticamente as licenças que estiveram inactivas durante um período predefinido. Ao detetar a inatividade, o Open iT envia uma notificação para o posto de trabalho do utilizador, solicitando-lhe que confirme a necessidade da licença. Se nenhuma resposta for recebida dentro do prazo estipulado, o sistema suspende o aplicativo e recupera a licença para reatribuição.
- Experiência e especialização no setor: Na qualidade de fornecedor de software certificado pela GSA para soluções de gestão de licenças, a Open iT conta com décadas de experiência a trabalhar com organizações governamentais na gestão de vastos portfólios de licenças de engenharia, incluindo a NASA e o Laboratório de Propulsão a Jato. Ao dar resposta a desafios complexos em matéria de licenciamento, a Open iT tem ajudado estas organizações a otimizar os seus ativos de software e a contribuir para os seus objetivos de missão críticos.
As licenças ociosas causadas por um offboarding inadequado não apenas sobrecarregam os orçamentos, mas também interrompem a produtividade, atrasando projetos e iniciativas governamentais importantes. As funcionalidades robustas da Open iT, tais como o acompanhamento ao nível do utilizador e a recolha automática de licenças, asseguram que cada ativo de software é totalmente utilizado, contribuindo diretamente para o sucesso das operações governamentais.
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