SolidWorks: Estrategias Inteligentes para Ahorros en 2025

[0:02] Alfonso: Buenos días y buenas tardes a todos gracias por acompañarnos en el seminario web de hoy titulado SolidWorks estrategias inteligentes para ahorros en el 2025 Mi nombre es be Sánchez y seré su anfitriona por hoy las principales empresas de ingeniería diseño y manufactura utilizan SolidWorks para sus proyectos sin embargo gestionar eficazmente las licencias y los costos del software puede resultar complicado en este seminario web el ingeniero en preventa de Open iT Alfonso Villanueva profundizará en cómo podemos obtener visibilidad sobre el uso de las licencias y tomar decisiones informadas y rentables con datos del mundo real antes de comenzar invito a todos a enviar sus preguntas por correo electrónico webinars@openit.com También estamos monitoreando nuestra sección de preguntas y respuestas donde más adelante nuestro orador responderá algunas preguntas y si no tenemos la oportunidad de responder algunas nos comunicaremos por correo electrónico para brindarle respuestas nuestro presentador es ingeniero de preventa con amplia experiencia en la optimización de software de ingeniería técnico e industrial concede en Querétaro es un consultor de alto nivel con una vasta experiencia en licenciamiento de software administración de tecnología y gestión de activos de TI es un líder comprobado con una combinación única de responsabilidades en pequeñas y grandes empresas con una pasión de construir negocios exitosos actualmente colabora con el equipo de ventas como experto técnico para ofrecer la mejor solución a los clientes en torno al licenciamiento de software señoras y señores le damos la bienvenida a Alfonso Villanueva.

[1:50] Muchas gracias bbl Bienvenidos a todos en este día en el que exploraremos cómo poder optimizar nuestra suite de productos de SolidWorks bien empecemos de una vez la agenda para el día de hoy es hablaremos un poco acerca de licenciamiento de SolidWorks veremos algunos ejemplos que hemos tomado de nuestros propios clientes y veremos al final cómo son las estrategias de optimización de nuestro software de ingeniería técnico o industrial.

[2:15] Y bien SolidWorks como les comentaba es una suite de productos que se utiliza alrededor del mundo en las áreas de ingeniería de diseño y otras partes de nuestros negocios y este se maneja con diferentes tipos de licencias algunos de ellos pueden ser licencias de red licencias independientes o los nuevos modelos de suscripción en la nube los términos pueden ser licencias perpetuas a 12 meses o incluso también para proyectos pequeños a tres meses el día de hoy nos estaremos enfocando en títulos que son concurrentes de red y también independientes aquellas licencias que son para un solo usuario o también para una sola máquina en los ejemplos veremos algunos precios que hemos obtenido de internet y estaremos principalmente enfocándonos a SolidWorks versiones estándar profesional y Premium y también el mantenimiento que cuesta tener año con año estas licencias.

[3:33] Pasemos ya directo a nuestro ejemplo del primer cliente esta es una empresa que tiene en diferentes países diferentes servidores donde tiene ahí las licencias de SolidWorks estamos haciendo una simulación global para responder la pregunta de por qué en algunos casos mis usuarios o los ingenieros se quejan de que no tienen acceso a las licencias y también ver oportunidades de cómo reasignar las o incluso si pudiéramos tener ahorros aquí en fin a través de los reportes de Open iT podemos hacer mapeos para hacer una simulación si tuviéramos un solo servidor global atendiendo a nuestros usuarios y es lo que estamos viendo en pantalla aquí vemos los nombres de los aplicaciones que tenemos en todos los servidores ya reunidos en sola parte y vemos que hay licencias de 29 4 11 dependiendo el tipo de aplicación si nos vamos al uso que han tenido en el último año estas licencias vemos que ha sido en realidad poco el uso aplicaciones que tienen 29 licencias disponibles nos muestra que solamente se han usado nueve para algunas que tienen 11 el máximo del uso en todo el año fue de cinco en fin entonces qué sucede con esta información nos damos cuenta de que no debería haber denegaciones mis usuarios deberían estar trabajando bien.

[5:00] Entonces si nos vamos al caso de las denegaciones aquí es donde ya nos damos cuenta que para dos aplicaciones en particular SolidWorks y Office Premium tenemos un número muy alto de denegaciones 277 400 para el otro caso entonces vamos a explorar por qué sucede esto muy bien si nos vamos a un reporte del uso en tiempo real de estas licencias exploramos SolidWorks y nos damos cuenta que en este reporte vemos que hay una cantidad de licencias que han sido reservadas es decir el usuario reserva una dos o tres licencias y quedan ya fijas para él de manera que otros usuarios no pueden usarlas si vemos el tiempo de uso algunos nos dice que tiene hasta 20 horas en la que se hizo esa reservación y la licencia sigue tomada por una sola persona qué sucede que es posible que alguien que quiere entrar a utilizar este software el sistema le responda que no hay licencias disponibles entonces aquí tenemos ya uno de los puntos que hay que revisar pero quiénes son o en qué área están qué departamento podemos ver la información accesando los datos de Active Directory donde ya nos daría el nombre del usuario el departamento su correo en fin información necesaria para nosotros poder enviarle un correo y solicitar que libere esas licencias la información como les digo es de clientes reales es por eso que está en gris todos los datos personales.

[6:56] Muy bien ya tenemos aquí una lista de las personas que tienen licencias tomadas todo el tiempo entonces qué pasa con la tendencia de uso sabemos que tenemos en la línea negra 29 licencias disponibles todo el tiempo y que el uso en la línea azul siempre está por debajo tiene sus altibajos donde cuando más se han usado licencias han sido pocas comparadas con el número máximo de licencias que tenemos pero en la línea roja es donde aparecen estas denegaciones y es aquí donde recibimos la llamada el correo o el mensaje de texto diciendo no puedo entrar a SolidWorks quiero hacer algo y no me deja entonces pero por qué sucede esto vamos a seguir explorando otro de los reportes que se utilizan mucho es el de eficiencia de licencias donde nos dice la cantidad de horas que acumulan los diferentes números de licencias activas entonces vemos que cuando hay una licencia activa llega a casi 8000 horas de uso en este periodo de un año cuando tenemos cinco licencias activas baja y solo acumulan un poquito más de 2000 horas y así nos vamos una por una hasta el punto máximo que son las 16 licencias que se usaron en todo el año y este tienen muy muy poco uso en la tabla nos dice que estas 16 licencias solo ocuparon un 0.2% del tiempo total siendo activas estas licencias entonces algo más está sucediendo aquí por lo que tenemos estas denegaciones de mis usuarios.

[8:34] Seguimos explorando y vamos a ver el comportamiento de uso es decir cómo están mis ingenieros mis diseñadores utilizando el software en este reporte de mapa de calor nos da los días de la semana y las horas del día entonces podemos ver exactamente cuántas licencias están utilizando en cada uno de estos cuadros por ejemplo el comportamiento normal nos dice que los ingenieros comienzan a trabajar a las 2 de la mañana y más o menos terminan a las 34 de la tarde acuérdense que son diferentes países entonces tienen diferentes tiempos o usos horarios es por eso que se corre un poco las gráficas a veces en otras palabras nos damos cuenta de que es un uso normal no hay mucho uso fuera de las horas de trabajo pero sin embargo sí detectamos que hay usuarios que llamamos Campers es decir que toman licencias y nunca las liberan y estamos hablando de cinco licencias 6 7 ocho en algunos casos que están tomadas todo el día qué pasa que cuando el usuario quiere trabajar alguien que no tenga reservadas pues va a empezar a ver las denegaciones y nos dice bueno aquí el vamos a ver el día viernes a las 9 de la mañana hubo 18 denegaciones es decir quisieron entrar y el sistema les dijo no hay licencias no hay licencias.

[10:13] Bueno sigamos explorando por qué vamos un poquito más al detalle ya ahora vamos a ver usuario por usuario cuando entramos a este reporte nos da la lista de los usuarios nos dice los números máximos de licencias que se están usando el tiempo que lleva transcurrido en uso de la licencia y la columna de las denegaciones y aquí ya observamos algunos que tuvieron 3 16 37 12 denegaciones y vamos a ver por qué está sucediendo esto si nos vamos a ver hacemos una pregunta será que necesito comprar más licencias pero si el máximo de son 16 y tengo 29 no no hace sentido no otra cosa puede ser bueno a lo mejor hay proyectos nuevos y se está consumiendo más el software entonces podemos hacer este reporte donde vamos de acuerdo al tiempo de uso vamos haciendo el cambio mes con mes es decir de enero a febrero hubo un cambio hacia arriba de 29 en marzo bajó un poco y así nos vamos uno por uno y nos damos cuenta que esto sucedió en 2023 en el 2024 no ha habido tantos cambios radicales ha habido un incremento de 28 5 10% unas bajas de 9 4% entonces está un poco estable entonces no debería haber denegaciones aquí y tampoco debería comprar más licencias estamos incluso sobrados.

[11:54] Si nos vamos al detalle de cuántos usuarios están usando el software aquí vemos mes con mes la cantidad de usuarios distintos que acceden vemos que no es drástico no es como para determinar si estoy quedándome sin licencias entonces podemos ir viendo toda esta información son puntos críticos que hay que analizar para determinar si realmente necesito comprar o no o qué es lo que pasa ahora lo que vimos hasta el momento fue todos los servidores agrupados como si fuera uno solo vamos al detalle servidor por servidor si yo solamente me enfoco a un servidor ya no a todos nos damos cuenta que tienen menos licencias asignadas entonces aquí si vemos que por ejemplo para SolidWorks este servidor tiene 10 licencias en este momento tiene ocho en uso una reservada y queda una licencia libre puede ser que aquí sí si lleguen dos usuarios a utilizar SolidWorks a uno de ellos le va a tocar una denegación entonces por aquí viene el problema que esta compañía tenía que un servidor tenía pocas licencias pero muchos usuarios.

[13:32] Entonces seguimos viendo el detalle y nos vamos dando cuenta el tiempo que tienen de uso de estas licencias y se ve relativamente normal 3 horas 2 horas una hora solamente hay una persona que es el que tiene la licencia reservada pero solamente la ha estado usando por dos días hasta el momento entonces esto sí es algo más o menos normal de uso de las licencias cuando usamos reservaciones pero bueno ahora vamos a comparar con la tendencia global contra la tendencia de un solo servidor aquí nos dice bueno en este servidor tienes 10 licencias y el gráfico de uso sí nos está indicando que muchas veces muchos periodos de tiempo estamos al límite de licencias entonces aquí está el problema cuando mis usuarios que son muchos quieren acceder la licencia de SolidWorks les da el error la denegación que es lo que aparece aquí en las columnas rojas entonces ya estamos viendo qué es lo que está pasando esto nos da un indicador de que quizás en vez de tener servidor por servidor para cada país pudiéramos agruparlos todos en uno solo consolidando todas las licencias de manera que estén disponibles para que mis usuarios puedan entrar.

[15:03] Y bien otra cosa que podemos explorar es el detalle de usuarios casuales o los usuarios expertos es decir quiénes son los usuarios expertos son aquellos que utilizan el software prácticamente todos los días y por mucho tiempo entonces aquí ordenamos el reporte de manera que nos ponga los que menos uso tienen son este grupo de la parte superior y vemos que ellos tienen ni una hora de uso tienen muy poco tiempo acumulado y los días la última vez que entraron a utilizar la licencia fue hace 40 días hace 38 o 31 días entonces estos usuarios los podemos clasificar como usuarios casuales sí utilizan el software pero muy muy poco y en la parte de abajo tenemos ya usuarios que tienen más horas acumuladas 170 30 50 y tienen muy pocos días de haberlo usado entonces esto nos puede servir para determinar si estos usuarios los puedo dejar con la licencia actual cambiarla a otro modelo que sea menos costosa o incluso determinar si son personas que ya no están en la organización o se cambiaron a otro departamento y podemos reasignar las licencias.

[16:34] Y bien en conclusión para este cliente el problema fue que tenía diferentes servidores con diferentes números de licencias y algunos de ellos ya estaban al 100% de utilización al final qué hicieron consolidaron los servidores que menos licencias tenían en uno solo y de esta manera ya tuvieron mucha mejor eficiencia de trabajo.

[16:56] Pasemos al caso es otra empresa otro cliente de Open iT en el cual se preguntaban cómo pudieran ellos ahorrar estamos pagando mucho por el software tengo diferentes tipos de licencias entonces quisiera reasignarlas de ser posibles entonces el primer punto es lograr la visibilidad qué tenemos en este reporte ya vemos que tenemos diferentes aplicaciones en diferentes versiones la versión profesional y Premium la cantidad de licencias que compramos y la cantidad de usuarios y vemos el primer punto interesante el máximo de uso de estas licencias también está por debajo de la cantidad que adquirimos para el primero cam standard compramos 50 licencias y en este periodo de agosto a septiembre solamente usaron 17 de ellas para otro producto cero nadie lo utilizó en este mes y así nos vamos uno por uno identificando qué es lo que está sucediendo.

[18:09] Si vemos la tendencia de uso aquí tenemos en rojo la cantidad de licencias disponibles para la versión Premium y la tendencia de uso entonces si vemos el gráfico lo más que han usado han sido seis licencias como veíamos siempre está muy por debajo de la cantidad de licencias que los usuarios están consumiendo en la versión Premium que de hecho ya vimos al inicio que es de las más caras si nos vamos a ver la cantidad de horas que están utilizando este software nos damos cuenta que cuando hay una licencia se acumularon 24 del tiempo aquí pero cuando usaron seis se usó mucho menos fue 1.8 horas nada más en este mes entonces esto nos dice que hay suficientes licencias disponibles incluso el reporte nos da una idea de que podemos reducir de 17 licencias disponibles a seis para cubrir el 100% de la demanda o podemos ir más allá y reducir a cuatro licencias con un 99% de la demanda es decir estaríamos cubriendo toda esta parte del gráfico todas estas horas y no habría problema con los usuarios.

[19:36] Pero bien vamos a continuar con el análisis vamos a ver ahora qué es lo que pasa mes con mes hay un reporte en el que nos dice día a día la cantidad de licencias que utilizan a cada hora del día entonces durante agosto del 2024 sí hubo usuarios que usaron todo el tiempo algunas licencias pueden ser que sean Campers que son los usuarios que la reservaron o que la abrieron su computadora el lunes y hasta 15 días después apagaron la máquina y liberaron la licencia aquí también nos puede indicar que hubo un proyecto en el que tuvieron que trabajar todos estos días por qué porque al final llega un momento en que ya baja a ceros ya se ve más normal el uso de estas licencias pero esto fue agosto para septiembre también podemos ver que ya el uso ya es un poco más regular se centra a las horas de las 7 de la mañana a las 7 de la tarde más o menos es el uso de este producto muy bien si lo vemos semana a semana también nos damos cuenta de que sí su uso normal es de las 8 de la mañana a las 7 de la tarde aproximadamente y vemos que usan muchas de las licencias que tenemos disponibles y esta es para la versión estándar en la estándar nos dice tenemos 50 disponibles y el máximo ha sido 26 entonces también tenemos una oportunidad de reducir esta cantidad de licencias.

[21:24] Y bien ahora vamos a traducir todo esto en números porque acuérdense el objetivo de negocio de esta compañía fue ahorrar entonces si vamos poniendo los costos de cada uno de los productos de SolidWorks nos damos cuenta que algunos ya están incluidos en las versiones estándar o en las versiones Premium o profesional entonces realmente los que nos cuestan son estos tres en medio la versión estándar profesional y Premium ponemos aquí los datos de disponibilidad del máximo en uso y podemos ahora calcular los ahorros si usamos el 100% de la disponibilidad es decir en la versión Premium tengo 17 disponibles pero si yo reduzco a seis simplemente con este cambio ahorraríamos aproximadamente 92,000 en la versión profesional 57,000 y en la versión estándar 100,000 entonces con este simple cambio ya tenemos un ahorro de un cuarto de millón si lo hacemos aún más agresivo el ahorro podemos irnos al 99% de la demanda reducimos más nuestras licencias y ahora podemos llegar hasta un ahorro potencial de casi 300,000 entonces esto fue lo que más le gustó a esta empresa el costo de haber adquirido Open iT se triplicó su retorno a la inversión entonces fue algo muy interesante con ellos.

[23:05] Si seguimos viendo ahora solamente para el mantenimiento de las licencias hacemos el mismo ejercicio en vez de poner los costos de adquirir las nuevas ponemos los costos del mantenimiento año con año el primer año al reducir las licencias pueden ahorrar 50,000 al segundo año 100,000 y así nos vamos año con año no este sería el ahorro simplemente de renovar las licencias que realmente requieren ellos este sería el ahorro potencial para la licencia anual si es que la compran a 12 meses hacemos lo mismo vamos viendo el uso cuántas tenemos cuántas podemos reducir y para este caso serían 166,000 lo que pudiera ahorrar esta compañía.

[23:56] Y bien para concluir vamos a ver las estrategias de optimización entonces qué hicimos en los dos casos los dos ejemplos que vimos del día de hoy para las licencias de red identificamos aquellas que no se usan lo que llamamos el uso cero también vimos aquellas personas que tienen licencias por mucho tiempo en uso los Campers tenemos también los que tienen más de una licencia tomada vemos qué pasa con las denegaciones ya descubrimos que la mayoría de los servers estaban bien solo había uno o dos que presentaban estas denegaciones vimos también las tendencias de uso medimos cómo estaba todo el software y podemos ahí reasignar estos servidores de manera que el cliente no tuvo que comprar más licencias como originalmente lo tenía pensado algunas otras cosas que se pudieron haber hecho con ellos es medir el tiempo activo e inactivo del software es decir la interacción que tiene el usuario directamente con la máquina para saber si esa licencia que abrió a las 9 de la mañana la utilizó todo el día o simplemente la usó una hora y después la dejó abierta ahí sin actividad y de ser ese caso el siguiente nivel la siguiente optimización que se pudo haber hecho es recolectar automáticamente esta licencia que estaba inactiva son los tres niveles de Open iT de los cuales ya hemos platicado en diferentes webinars ahora para las licencias individuales aquellos usuarios que están ya sea por suscripción en la nube o por licencia individual en su máquina es lo mismo identificamos los días que las usan detectamos usuarios casuales usuarios expertos vemos sus horarios de uso es decir si nos damos cuenta que la utilizan a medianoche y pues realmente el usuario no está ahí pues están siendo ineficientes en el uso de esta licencia y así podemos hacer diferentes otras métricas para llegar a conclusiones que nos permiten definir qué tengo que hacer comprar más reducir mis licencias consolidar mis servidores incluso podemos saber si cambio el contrato a global o a local o para los usuarios que utilizan diferentes de estas aplicaciones ver uno por uno qué licencia realmente ocupan es posible que tenga 20 licencias Premium para 20 usuarios que solo usan la parte estándar entonces ahí hacemos el cambio de licencia para ellos cambiamos el contrato y logramos reasignar las licencias Premium para los usuarios expertos que realmente las necesitan.

[26:58] Muy bien llegamos a la sección de preguntas gracias por tu presentación Alfonso la verdad es que sí tengo algunas preguntas de nuestros asistentes y mira la primera sería aunque cualquier empresa le apetecen ahorros en el presupuesto será posible que con Open iT pueda tener evidencias del uso cantidad de usuarios y tipos de licencia en el caso de tener una auditoría de SolidWorks muy buena pregunta sí todo lo que vimos nos estuvo mostrando reportes de quiénes la usan la licencia cuántos usuarios tenemos qué tipos son los que están usando entonces todo esto nos da las bases para presentar un buen reporte en el dado caso de que tengamos alguna auditoría ya no estamos a oscuras ya tenemos visibilidad de lo que está pasando con nuestro software y nos sirve bastante todos estos reportes y aquí es donde la asesoría de Open iT ayuda a las empresas también en estos casos.

[28:04] La segunda dice nos podrías hablar un poco más acerca de cómo se logran estos ahorros con las licencias y de cualquier forma tenemos que adquirir su solución es decir no sería lo mismo ahorrar en SolidWorks pero pagar por Open iT ah bien sí aquí estamos hablando acerca del retorno inversión sí hay un costo por licencias de Open iT pero al ver los ahorros para cada tipo de software que podemos lograr son mucho mayores en algunos casos hasta 400% comparado con el costo de Open iT ya para esto tendríamos que consultar a un experto en ventas pero sí todos nuestros clientes no nos dicen que lograron tener ahorros en sus presupuestos mayores a lo que costó Open iT.

[29:06] Okay perfecto gracias una vez más Alfonso por compartir tus ideas y responder estas preguntas tienes alguna palabra algunas palabras de despedida para nuestros asistentes pues sí gracias por favor contáctenos estamos en la oficina de Open iT de Querétaro puede ser también nuestra oficina principal en Houston simplemente envíenos un correo puede ser para el día de hoy webinars@openit con gusto estamos a sus órdenes para cualquier duda e incluso pueden escanear este código QR para tener una consulta gratis de 30 minutos con nuestros expertos para cualquier duda que tenga de su licenciamiento de ingeniería técnico o industrial okay pues un recordatorio rápido de que este seminario web está grabado y la grabación se enviará su dirección de correo electrónico corporativa registrada una vez más soy be su anfitriona muchas gracias y nos vemos en el siguiente gracias Alfonso gracias a todos buen día buen día.