A medida que la pandemia del COVID-19 sigue afectando a la economía mundial y altera la forma de trabajar de la mayoría de las personas, se han introducido una serie de nuevos retos empresariales con las nuevas estrategias de trabajo desde casa (WFH) para la concesión de licencias de software a distancia.
Aunque trabajar a distancia no es una práctica nueva para algunos, plantea bastantes retos, como la limitación de recursos, la privación de mano de obra y la inestabilidad financiera, cuando se hace a mucha mayor escala.
Esto es especialmente cierto para las empresas que utilizan costosas aplicaciones de software de ingeniería que requieren muchos recursos para funcionar sin problemas.
A continuación se exponen algunos retos de la WFH y formas de abordarlos para garantizar la gestión eficaz de las licencias de aplicaciones de software.
- Problemas de conectividad
Tradicionalmente, los usuarios tienen acceso ilimitado a las licencias para garantizar la productividad. Sin embargo, trabajar desde casa requiere una conexión a Internet estable y siempre existe la posibilidad de desconectarse de la red privada virtual (VPN). Los problemas de conectividad pueden obligar a algunos usuarios a tomar prestadas las licencias, lo que significaría que la proporción de licencias concurrentes de 1:muchos puede pasar a ser de 1:1. Esto puede, a su vez, dar lugar a la escasez de licencias disponibles para el resto de los ingenieros. Por lo tanto, la gestión adecuada de este aspecto es crucial, así como la visibilidad sobre quién está utilizando qué licencias.
Para utilizar las licencias de software de forma eficiente, lo primero que hay que tener en cuenta es la accesibilidad de las licencias vinculadas al host donde se pueden compartir las licencias concurrentes. La supervisión del uso de las licencias adquiridas permite una visión y gestión adecuadas. Las licencias prestadas o reservadas pueden agravar el problema, por lo que la medición también proporciona información al respecto. Si la empresa tiene acuerdos de licencias de pago por uso, los responsables de TI pueden determinar si existe la posibilidad de reorganizar a los usuarios durante la implantación del trabajo desde casa, según sea necesario, para minimizar el uso de las licencias prestadas o para limitar el uso de tokens.
- Cuestiones de cumplimiento
Dado que muchos proveedores especifican restricciones de uso con respecto a la ubicación, comprender el uso de la licencia es fundamental para mantener el cumplimiento de los derechos de uso del software existente. Las licencias para usuarios específicos pueden tener limitaciones en cuanto al número de máquinas en las que se puede instalar. Dependiendo del acuerdo de licencia de los clientes, también podría producirse una falta de licencias disponibles, lo que podría dar lugar a un desbordamiento. Por ejemplo, si hay una mezcla de licencias concurrentes (base) + de pago por uso, una vez que un usuario empiece a tomar prestadas las licencias, se producirá un aumento de los cargos por sobregiro o de pago por uso.
<Therefore, the ability to report application usage by location will be an important tool to use in vendor negotiations to determine actual needs by usage as well as location. Some vendors may express relaxation of policies during this pandemic, but it would be best to confirm it with the vendor and to get it in writing.
- Cuestiones de seguimiento de los recursos
Los acaparadores de licencias son usuarios que sacan varias licencias del servidor de licencias y los resultados pueden dificultar que otros usuarios saquen una licencia debido a las denegaciones. Algunos otros usuarios pueden sacar una licencia durante un largo periodo de tiempo para "reservar" una licencia cuando finalmente la necesiten. También puede haber usuarios que saquen licencias para trabajar en tareas externas, usuarios no autorizados y usuarios que saquen varias licencias en varios dispositivos. La supervisión adecuada de los usuarios es un gran reto, especialmente durante la configuración del trabajo desde casa a largo plazo. Se ha informado de que los usuarios que trabajan desde casa no suelen estar tan atentos a la hora de volver a registrar las licencias cuando no están en uso o a prestar atención al número de licencias que se sacan simultáneamente.
Un motor de notificaciones en tiempo real podría resolver este reto e impulsar un buen comportamiento. Supervisar el uso de recursos en un contexto de trabajo desde casa puede requerir procesos diferentes y un mayor apoyo. Si los usuarios han retirado licencias durante un largo periodo de tiempo, las notificaciones pueden ser muy útiles para liberar licencias y evitar denegaciones. Otras métricas, como las alertas de servidor caído, de aplicación que se acerca al máximo disponible y de caducidad de licencias, pueden ayudar a los administradores y gestores al poner estos problemas en primer plano. Estas métricas les permiten concentrarse en las excepciones y no tener que entrar repetidamente en cada servidor individual para encontrar parte de la información que proporciona una solución completa.
Con la solución de tres niveles de Open iT LicenseAnalyzer2020™, la gestión de las licencias de software puede supervisarse a distancia sin problemas.
Los datos de uso se recogen, se miden y se analizan para proporcionar informes detallados que permitan tomar decisiones más informadas.
También incluye supervisión en tiempo real e informes históricos sobre una amplia gama de aplicaciones locales y en la nube, alertas proactivas y paneles personalizables para optimizar los recursos de licencias.
Level 3 puede descubrir y terminar o suspender aplicaciones que no estén en uso activo para que las licencias puedan volver al pool para otros usuarios.
Con más de dos décadas de experiencia en la innovación de soluciones para la medición, el análisis y la optimización de la ingeniería y otras aplicaciones de software técnico, Open iT comprende la dificultad de hacer frente a los retos a los que se enfrentan las organizaciones en relación con la crisis actual.
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