Vous pouvez réaliser des économies substantielles sur les licences en analysant les données de suivi obtenues grâce à l'outil de gestion des licences logicielles et en agissant en conséquence sur la voie de l'optimisation des licences au sein de votre organisation. Il existe de nombreuses possibilités de réduction des coûts que l'administrateur de licences diligent peut explorer parmi tous les produits des différents fournisseurs du portefeuille de l'entreprise. Toutefois, il est également important d'établir un ordre de priorité entre les produits, les défis et les coûts à traiter en premier et de mettre en place un projet pour gérer le travail. L'approche sera propre à votre organisation, à votre environnement et aux logiciels que vous utilisez. Elle dépendra également de votre parcours de maturité SAM et de votre situation actuelle.
Nous aimerions penser que vous avez déjà choisi notre logiciel LicenseAnalyzer®, en particulier si vous utilisez des logiciels d'ingénierie et des logiciels spécialisés, ou que vous envisagez au moins de le faire. LicenseAnalyzer®vous permet d'avoir un aperçu et une visibilité sur des milliers de logiciels spécialisés, d'Ansys à Zuken.
Cependant, même si le suivi et les rapports sur l'utilisation des licences devraient couvrir toutes les bases, n'oubliez pas qu'il ne s'agit encore que d'un outil logiciel et qu'il peut y avoir des travaux préliminaires à effectuer pour maximiser les avantages que vous en tirerez. Nous supposons que vous avez un ou plusieurs administrateurs de licences. Il doit s'agir d'un rôle dédié et prioritaire, et non d'une tâche effectuée lorsque vous avez du temps libre par une personne travaillant à temps plein dans un autre domaine, par exemple la cybersécurité.
DEMO : Vous voulez un vrai contrôle sur vos dépenses de licences ?
Vérifiez que vous avez la visibilité de toutes vos licences
Même si vous avez un droit de regard sur la plupart des licences utilisées dans l'entreprise, nous vous recommandons de procéder à un rapide audit interne pour vous en assurer :
- qu'il n'y a pas de contrats et de logiciels cachés dans l'une ou l'autre des unités opérationnelles. Avec l'essor du SaaS, il est possible que les contrats aient été négociés directement par le responsable de l'unité opérationnelle et qu'ils ne figurent pas dans le registre des actifs. Vous devrez vous procurer les contrats et les détails des licences, et voir comment ils s'alignent sur les autres contrats que vous avez avec cet éditeur de logiciels. Par exemple, les licences AutoCAD supplémentaires et le contrat qui les couvre.
- Qu'il n'y ait pas de "shelfware", c'est-à-dire des licences qui ont été obtenues mais qui ne sont pas utilisées. Cela se produit souvent dans les entreprises qui exécutent des projets hors site, comme le génie civil ou la construction. Lors de l'élaboration du projet, les licences nécessaires ont été incluses dans le prix du contrat et, maintenant que le projet est terminé, les licences restent inutilisées. Vous pouvez également aller plus loin s'il s'agit d'une priorité, lorsque des projets en cours utilisent des licences qui ont été acquises pour la durée du projet. Ces licences peuvent être supprimées et les ressources du projet peuvent utiliser le pool général de logiciels. Dans tous les cas, le logiciel doit être ajouté au registre des actifs, avec les termes du contrat et la date de renouvellement.
Si vous ne disposez pas de tous vos actifs d'ingénierie et de spécialité, vous ne pouvez pas vous attendre à ce que votre outil de gestion des licences fournisse des résultats corrects. Une fois que vous aurez pris connaissance de tous les actifs, vous pourrez vous lancer dans une démarche de réduction des coûts.
Réduction des coûts - Plus de risques de non-conformité
Il s'agit d'un grand changement dans la gestion de vos fournisseurs. Auparavant, vous dépendiez peut-être du logiciel de gestion des licences du fournisseur pour savoir combien vous deviez débourser à la date de renouvellement ou lors de l'audit logiciel inattendu et désagréable. Désormais, vous avez le contrôle ; l'outil de gestion des licences logicielles fournit des rapports complets sur l'utilisation réelle dans l'ensemble de l'organisation. Vous êtes probablement encore dans une situation où vous avez des licences excédentaires et une sous-utilisation, mais vous savez exactement combien vous devez et où il y a de la place pour l'optimisation.
En outre, l'audit ne devrait pas révéler de problèmes, surtout si les employés ne sont pas autorisés à apporter et à utiliser leurs propres licences. Cela doit être précisé dans votre politique d'utilisation des licences. Vous ne devriez pas avoir à vous préoccuper des pénalités et des régularisations, mais votre administrateur de licences doit être constamment à l'affût d'éventuelles infractions. Même de grandes organisations ont fait l'objet de sanctions, mais l'enquête a révélé que cela était dû à des lacunes dans la gestion active, même lorsqu'elles disposaient d'outils de gestion des droits d'auteur.
Réduction des licences excédentaires
Vous pouvez vous débarrasser de toutes ces licences inutilisées, à moins que votre planification pour les prochaines années n'indique que vous en avez besoin. Vous pourriez probablement aussi réduire le nombre d'utilisateurs simultanés existants, mais nous vous conseillons de marcher avant de courir. Notre outil de gestion des licences logicielles vous aide à équilibrer les licences nécessaires par rapport au nombre d'utilisateurs. Si vous êtes prêt à maximiser l'efficacité des licences, nous expliquons la récolte de licences et l'optimisation du pool d'utilisateurs simultanés dans d'autres blogs.
Lorsque vous avez identifié les licences excédentaires, vous pouvez préparer une liste pour négocier le prochain renouvellement de votre fournisseur, en indiquant que ces licences et/ou contrats peuvent être supprimés.
Rendre les utilisateurs heureux
Il existe un coût qu'il est très difficile d'identifier sans un outil de GDT : les refus et la qualité de service (QoS). Nous pouvons rendre compte de la fréquence des refus et des pics de demande. Il existe des coûts cachés et des utilisateurs insatisfaits qui, outre le fait qu'ils ne sont pas productifs parce qu'ils ne peuvent pas accéder à une licence, peuvent se sentir suffisamment irrités pour chercher du travail ailleurs.
Le remède pour optimiser la qualité de service est un sujet à part entière, et nous avons des blogs et des webinaires qui expliquent comment gérer les refus, que vous pouvez explorer. Nous avons récemment écrit sur la récolte de licences, mais vous devrez revoir vos processus et vos politiques et mettre en place une gestion du changement et une formation avant de vous attaquer à cette méthode très efficace de gestion des licences.
Pourquoi ne pas commencer dès aujourd'hui ?
Nous avons à peine effleuré la question des économies de coûts, mais nous sommes partis du principe que si vous lisez ce blog, c'est que vous êtes encore en train de vous familiariser avec la maîtrise de SAM. N'hésitez pas à nous appeler, à contacter votre représentant Open iT ou à envoyer un courriel à sales@openit.com si vous avez besoin de conseils dans n'importe quel domaine de l'optimisation des licences.
Vous voulez un vrai contrôle sur vos dépenses de licences ? Voyez le suivi des logiciels en action !
