O que é a expansão do SaaS: Seu impacto e como superá-lo

As empresas em todo o mundo rapidamente se esforçaram para adotar soluções de trabalho remoto devido às muitas restrições fornecidas pela pandemia global. A mudança repentina não só mudou a forma como as empresas administram suas operações regulares, mas também a forma como suas ferramentas são utilizadas.

Parte desta solução inclui a volta ao Software as a Service (SaaS) para obter opções mais flexíveis para diferentes necessidades comerciais.

O SaaS tornou-se um padrão em termos de entrega de pedidos devido aos múltiplos benefícios que ele pode conceder. Os exemplos incluem a redução do bloqueio do fornecedor, tempo mais rápido de valorização e maior acessibilidade, produtividade e escalabilidade.

Mas à medida que mais empresas crescem rapidamente interessadas em adotar esta solução, os desafios de gerenciá-la também aumentam. Isto é conhecido como a expansão do SaaS.

 

O que é SaaS Sprawl?

Uma expansão SaaS ocorre quando uma série de aplicações de nuvens de terceiros utilizadas em uma rede não pode mais ser gerenciada eficientemente por seus gerentes. Este fenômeno freqüentemente ocorre quando várias equipes e usuários individuais fazem download de aplicativos para atender a demandas imediatas. Isto é feito sem aprovação prévia pelo departamento de TI de uma empresa e pode levar a riscos de segurança.

O uso não monitorado de aplicativos em nuvem tem o potencial de perturbar a eficiência do fluxo de trabalho de sua empresa. Por isso, é importante monitorar estas atividades através do uso de medidores de uso de software ou outras ferramentas relacionadas. Isto pode ajudar a melhorar a segurança geral de suas redes e diminuir os riscos de ataques ao sistema.

 

9 Maneiras de superar e evitar a dispersão de SaaS

À medida que as soluções SaaS se tornam mais comuns entre muitas indústrias diferentes, é importante saber como manter sua gestão. Aqui estão algumas maneiras de superar e evitar uma expansão de SaaS.

  1. Descubra todos os aplicativos SaaS em uso

    Criar um inventário de todos os aplicativos atuais que diferentes equipes de projeto e usuários individuais de diferentes departamentos estão utilizando. Isso pode fornecer uma idéia clara do tamanho de seu catálogo e quais aplicativos são aprovados por seu departamento de TI. O uso de ferramentas de gerenciamento de ativos de software também pode ser usado para ajudá-lo a criar uma auditoria abrangente.

  2. Rastrear e avaliar os custos e o uso do aplicativo

    Determine os custos que cada aplicativo está usando em toda a sua rede. Através disto, você pode identificar quais aplicativos utilizam bem seu orçamento e quais não o fazem. Algumas empresas podem descobrir que estão pagando por licenças adicionais onde um aplicativo raramente está em uso. O oposto também pode ser o caso.

  3. Utilizar o Gerenciamento de Licenças de Software (SLM)

    Quando múltiplas aplicações de nuvem de terceiros são usadas simultaneamente, o gerenciamento manual de todos os dados relacionados e verificações de segurança pode ser tedioso e avassalador.

    Entretanto, usando ferramentas de gerenciamento de licenças de software, você pode efetivamente obter um melhor controle sobre sua rede.

  4. Torne sua equipe de TI acessível e colaborativa

    Diferentes departamentos de sua organização terão sua própria maneira de administrar o fluxo de trabalho da empresa.

    Para gerenciar todas as aplicações SaaS de forma eficaz, todas as equipes devem ser mais colaborativas e fazer um esforço para compreender as necessidades umas das outras. Isto inclui a criação de um ambiente mais acolhedor que encoraje os trabalhadores a alcançar sua divisão de TI quando necessário.

  5. Atualize seus programas de embarque de seus funcionários

    Os novos funcionários que entram em sua organização requerem programas de bordo adequados que os ajudarão a se familiarizar com seu fluxo de trabalho. Você precisa ajudá-los a compreender melhor como você utiliza suas ferramentas para evitar riscos desnecessários.

  6. Automatizar todas as renovações e fluxos de trabalho

    O acompanhamento de cada período de renovação de várias licenças pode ser uma tarefa assustadora quando múltiplas aplicações SaaS estão em uso. Entretanto, o uso de uma ferramenta de gerenciamento de software pode facilitar esta tarefa, automatizando o processo quando necessário.

  7. Padronizar todas as aplicações em uso

    Determinar as diferentes necessidades de cada departamento e criar uma lista de aplicações SaaS que funcionem melhor para atender a esses requisitos. Uma vez estabelecido, estabelecer uma regra obrigatória de que essas aplicações devem ser utilizadas para tarefas específicas e nada mais. Isto ajudará a evitar a questão da duplicação de aplicações que podem causar riscos de segurança.

  8. Planeje o processo de aquisição de SaaS

    Planeje um processo de aquisição SaaS onde somente departamentos ou pessoal autorizado possa conceder acesso para usar a aplicação. Isto lhe dará uma melhor idéia de como sua pegada SaaS se move, facilitando o rastreamento e o gerenciamento.

  9. Utilizar o treinamento dos funcionários

    Treine seus funcionários sobre como utilizar adequadamente cada aplicação SaaS e quais são suas limitações. Isto lhes dará uma melhor compreensão de cada ferramenta e dos riscos de utilizar aplicações não autorizadas.

Segurança com soluções inteligentes de gerenciamento

Mudar suas operações comerciais para enfrentar os novos desafios da pandemia não é uma tarefa simples. Por causa disso, sua empresa pode ter recorrido a soluções SaaS para obter formas mais flexíveis de atender às suas necessidades comerciais, mesmo em locais remotos.

Mas antes de introduzir isto em seu fluxo de trabalho, é importante usar métodos, como o gerenciamento de ativos de TI, para melhor enfrentar os desafios que vêm com ele.

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