Controle o custo do software com uma estratégia de chargeback eficaz

Estratégia de Chargeback - O chargeback de TI é uma ferramenta muito poderosa que permite aos gerentes controlar os custos crescentes de TI da empresa. Ao estabelecer um sistema justo de alocação de custos, as empresas podem facilmente cobrar cada departamento ou unidade de negócios pelo uso de recursos de armazenamento e software. Assim, a responsabilidade pelo controle dos custos de TI passa para as unidades de negócios, que se tornariam responsáveis por seu próprio uso. O mecanismo de chargeback de TI deve levar em consideração as razões para sua implementação, quão fácil seria entendido por qualquer pessoa na empresa, fácil de gerenciar, controlar e verificar, e justo para a maioria dos usuários comerciais.

Os mecanismos de chargeback de TI devem ser tratados adequadamente para evitar mal-entendidos entre o departamento de TI e seus clientes internos. A transparência de custos pode provar o valor comercial dos sistemas e infra-estruturas de TI, oferecendo flexibilidade à empresa para manter-se atualizada com a tecnologia atual e ajustar os contratos com os prestadores de serviços através do uso efetivo de seus serviços de TI. Outra é que o administrador de TI pode tomar dados precisos de uso como base para o faturamento interno baseado no uso real, o que é necessário para ajudar a TI e outras unidades de negócios na comunicação e na melhoria da consciência de custos.

Por que o chargeback?

Ao considerar um programa de estratégia de chargeback, uma organização deve primeiro estabelecer as razões para implementar o chargeback de TI. Que política de chargeback pode ser posta em prática? Que métodos podem ser usados para alocar os custos de volta? Que métodos justos e práticos podem ser estabelecidos? Qual seria o impacto do estorno para o orçamento de TI? A compreensão do estorno permite que as unidades de negócios sejam responsáveis por seu próprio uso. E dependendo da forma como o sistema de chargeback é estruturado, ele também pode conduzir a um comportamento positivo do usuário.

Qual é o sistema de chargeback mais eficaz para a empresa?

Ao colocar em prática os sistemas e processos corretos, sempre deve ser feito um equilíbrio entre a precisão do sistema e a dificuldade de coletar os dados necessários. Um sistema de chargeback eficaz deve ter um relatório detalhado de utilização para cada despesa relacionada a TI, que poderia ser utilizado na divisão dos custos a fim de promover a equidade e evitar comportamentos contraproducentes entre os usuários.

Determinar o melhor modelo de alocação para uma organização é a chave para uma implementação bem sucedida de chargeback de TI. Um modelo poderia cobrar o uso por um número distinto de usuários. Outro modelo pode ser baseado no tempo decorrido de uso. Um terceiro modelo pode ser baseado no número máximo de usuários simultâneos por grupo de usuários. O sistema de chargeback também pode combinar estes diferentes modelos, e a duração pode ser mensal, diária ou até mesmo horária, dependendo da necessidade, licenças disponíveis, acordo (pagamento base apenas pelo serviço, pagamento apenas pelo uso, ou com um limite e pagamento por uso excessivo), e assim por diante. Em qualquer caso, precisará de relatórios que definam as ofertas de produtos e serviços, acompanhem os custos reais, gerenciem a demanda e forneçam um faturamento preciso e eficaz.

Por que deveríamos?

Um exemplo de implementação efetiva de um sistema de chargeback é o da Projektengagemang AB. Esta empresa é uma das empresas de engenharia que mais cresce na Europa, presente em mais de 30 localidades. Eles fornecem serviços de consultoria e soluções para uma variedade de empresas nas áreas de petróleo e gás, energia, construção, projeto e outras que dependem fortemente das aplicações PLM e G&G para apoiar suas atividades de produção. Seu departamento de TI é responsável pelo fornecimento de soluções de software, principalmente produtos da Autodesk, Solidworks e outras aplicações 3D/produção, para suas 38 subsidiárias. Mas, como muitas empresas, gerenciar os custos de software tinha sido um desafio para elas e elas viram a necessidade de um processo justo de alocação de custos que cobraria cada uma de suas empresas subsidiárias com base no uso real da aplicação. A Projektengagemang AB agora racionalizou seu processo de alocação de custos produzindo "faturas de estorno" que são detalhadas por usuário e centro de custo, entregues trimestralmente a cada empresa subsidiária.

Sistemas de relatórios que aproveitam o chargeback de TI podem ajudar os administradores a ver claramente os fatores que estão impulsionando os custos e a fazer o orçamento de acordo. Tal sistema proporciona aos usuários finais mais transparência nas quais as decisões comerciais estão criando despesas. Ele também ajuda a administração a identificar como obter maior lucratividade. Haveria uma maior consciência do valor comercial que a TI traz para a organização. Finalmente, as operações e despesas de TI estariam alinhadas com o negócio, integrando-as ao planejamento, estratégia e operações comerciais.

Com uma cuidadosa consideração sobre qual modelo de alocação seria melhor para a organização, um programa eficaz de estratégia de chargeback de TI pode ajudar os administradores de TI a articular o custo e o valor de seus serviços em toda a organização.

Saiba mais sobre a estratégia de chargeback e determine o melhor sistema de chargeback que se adaptaria às necessidades de sua organização.

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