Medição de software como alavanca para melhores decisões comerciais

Medição de software como alavanca para melhores decisões comerciais

À medida que a empresa cresceu em tamanho e cobertura global, Burns & McDonnell se viu gastando cada vez mais em licenças de software de engenharia. Eles perceberam que precisavam ser capazes de administrar efetivamente mais de 30 milhões de dólares de investimentos em várias tecnologias de engenharia em todo o mundo. Eles precisavam de uma solução que pudesse medir e analisar o uso de seu software.

"Tínhamos esta idéia de que seria importante administrar estas licenças. Como temos crescido nos últimos 24 anos, vimos dígitos sendo adicionados às nossas renovações de contratos. Como funcionários-proprietários, preferimos fazer bons investimentos e ver como estamos alavancando nosso dinheiro". Temos que saber para onde está indo e como estamos utilizando-o", diz Michael Allen, Diretor de Tecnologia de Engenharia da Burns & McDonnell.

Desafios 

Um dos principais desafios que eles tiveram que enfrentar foi que várias renovações de licença estavam atingindo-os no mesmo ano. Além disso, alguns fornecedores também estavam introduzindo mudanças em seus modelos de licenciamento e/ou gerentes de licença. Eles sabiam que estas renovações seriam um gasto significativo e queriam explorar formas de assumir o controle de suas despesas gerais. Eles precisavam analisar os dados de uso de seu software.

Eles já tinham a capacidade de coletar dados de uso através de arquivos de log. Entretanto, considerando o número e a variedade de licenças que possuem, teria sido um empreendimento gigantesco para a empresa. Eles já tinham a capacidade de coletar dados de uso através de arquivos de registro. Entretanto, considerando o número e a variedade de licenças que possuem, teria sido um empreendimento gigantesco para a empresa.

"Não era escalável para Burns & McDonnell". Não vamos ao nível de pessoal que precisamos para poder interpretar uma quantidade tão grande de dados", acrescentou Michael.

Procurando por uma solução de medição de software

Eles então começaram a procurar por soluções de medição e relatórios de uso de software que não só lhes permitiriam olhar para seus dados de uso de software, mas também criar vários relatórios que os ajudariam a maximizar suas licenças e a tomar melhores decisões.

"Nós dissemos: 'Mostre-nos o que você pode fazer. Qual é a sua extensão? Quantas aplicações você pode rastrear? Quão fundo você pode cavar? Até que ponto você pode interpretar bem os dados que estão saindo destas aplicações? Quão ágil você é? Temos que configurar servidores? Temos que gerenciar e corrigir o software constantemente? Esse é o tipo de critério que estabelecemos para pontuar as soluções que estávamos considerando", afirmou Michael.

Após uma extensa busca por soluções de medição de uso de software que atendessem a todos os seus requisitos, eles decidiram implantar o Open iT por sua capacidade de medir uma ampla gama de aplicações, sejam elas autônomas, de usuário nomeado ou simultâneas; perpétuas, de assinatura ou pay-per-use; na premissa ou na nuvem; etc.

"Não queríamos criar uma infra-estrutura. Não queríamos aumentar o custo administrativo para gerenciar as licenças. Portanto, tinha que ser um serviço que íamos subscrever", revelou Michael. "Tinha que vir com conhecimento intelectual". Estas pessoas sabiam? Elas podem agregar valor ao processo? Será que eles entendem os dados que estão surgindo? Eles podem nos ajudar recomendando coisas que talvez não vejamos à primeira vista?"

Os benefícios do uso de software de medição

Após uma instalação bem sucedida e uma coleta inicial de dados, eles começaram a colher os benefícios da solução Open iT. Uma das vantagens imediatamente aparentes é a transparência no uso do software. O portal web Open iT permitiu que os usuários acessassem e vissem a lista de produtos e recursos, quem tem a licença e sua utilização.

Durante os bloqueios pandêmicos, houve mudanças nos horários dos usuários porque eles tiveram que trabalhar a partir de casa e os mapas de calor desempenharam um papel fundamental para mostrar-lhes os prazos quando as licenças estavam disponíveis, evitando assim as negações.

"Também vimos a oportunidade de tomar melhores decisões comerciais", disse Michael.

Eles tinham um software que gastava 85.000 dólares por ano por dois assentos. Eles perguntaram aos dois usuários se o software era necessário, e a resposta inicial foi que ele era crítico para os negócios. Entretanto, olhando para os dados, ficou claro que ambas as licenças mal foram utilizadas durante o ano inteiro. Assim, eles perguntaram se era possível que os usuários compartilhassem apenas uma licença. Quando os líderes empresariais viram os dados, decidiram que se não conseguissem vender projetos suficientes para justificar o pagamento das licenças, simplesmente não iriam mais concorrer a esse tipo de projetos e simplesmente deixariam as licenças de lado.

Conclusão

Os dados de uso do software também permitiram que eles fossem ágeis em uma indústria em rápida mudança. "Vimos alguns pacotes de infraestrutura. Vimos o aumento do número de projetos de transporte que estavam sendo adjudicados. Vimos as pessoas colocarem as refinarias em espera por um pouco. Vimos os centros de fabricação serem colocados em espera. Vimos um enorme aumento nos centros de dados. Assim, ao vermos os mercados mudarem devido às circunstâncias mundiais, pudemos ver como isso afetou nosso licenciamento e encontramos uma posição de licença efetiva para nós", expressou Michael.

Quanto ao que ele diria às empresas que querem otimizar suas licenças de engenharia, Michael aconselhou: "Comece cedo". Quanto mais rápido você se dedica à otimização. Quanto mais oportunidades você tiver para economizar. Estávamos provavelmente mais perto de 10% de economia em nosso licenciamento [desde a implantação da solução Open iT], e isso com um crescimento de 6% ano a ano".

Saiba mais sobre a jornada de medição e otimização do uso de software de Burns & McDonnell a partir deste webinar.

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